Zgodnie z załącznikiem 6 do Dokumentacji konkursowej (Wymagania dotyczące standardu oraz cen rynkowych w ramach konkursu nr RPLD.09.01.01-IP.01-10-002/18) w przypadku realizacji staży przez pracodawcę w celu potwierdzenia prawidłowej kwoty refundacji wynagrodzenia opiekuna stażysty/ praktykanta u pracodawców Beneficjent jest zobowiązany do posiadania noty obciążeniowej oraz załączonego do niej zaświadczenia:
- •potwierdzającego, że opiekun jest pracownikiem podmiotu przyjmującego na praktykę/staż,
- •potwierdzającego, że pracownik został wyznaczony przez podmiot przyjmujący na praktykę/staż jako opiekun praktykanta/stażysty na potrzeby projektu realizowanego przez Beneficjenta, ze wskazaniem formy, wymiaru zatrudnienia/ wykonywania obowiązków i wysokości wynagrodzenia zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków EFS w obszarze edukacji (np. aneks do umowy, oddelegowanie, przyznanie dodatku do wynagrodzenia itp.),
- •potwierdzającego, że wysokość wynagrodzenia opiekuna stażysty została prawidłowo wyliczona (z uwzględnieniem wyliczania wynagrodzenia w wysokości jak za urlop wypoczynkowy) w zależności od przyjętej formy (całość wynagrodzenia pracownika, proporcjonalna część wynagrodzenia, wysokość dodatku),
- •potwierdzającego, że dokonano zapłaty wszystkich składników wynagrodzenia pracownika wyznaczonego na opiekuna,
- • potwierdzającego, że wypełnione zostały wszystkie obowiązki opiekuna stażysty wskazane w ww. Wytycznych.
Oraz dziennik praktyki/stażu (lub inny dowód), w którym wskazano daną osobę jako opiekuna (dziennik po zakończeniu praktyki/stażu powinien znaleźć się u Beneficjenta, a jeśli nie jest to możliwe, to jego kopia poświadczona za zgodność z oryginałem).
Przedłożenie powyżej wymienionych dowodów przez pracodawcę powinno wynikać z zapisów zawartej umowy. Zaświadczenie takie powinno zostać podpisane przez właściciela przedsiębiorstwa/lub osoby upoważnione oraz osobę odpowiedzialną za sprawy kadrowo- płacowe w jednostce przyjmującej na staż. Zaświadczenie powinno stanowić załącznik do umowy oraz zostać przedłożone wraz z notą. Posiadanie tych dokumentów przez Beneficjenta jest niezbędne dla celów kontrolnych.