Zgodnie z pkt 8 podrozdziału 8.3 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Europejskiego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Instytucja Zarządzająca PO WER zapewnia, że beneficjent wykazuje we wniosku o dofinasowanie swój potencjał kadrowy, o ile go posiada, przy czym jako potencjał kadrowy rozumie się powiązane z beneficjentem osoby, które zostaną zaangażowane w realizację projektu, w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, które beneficjent oddeleguje do realizacji projektu. Zachowując ww. warunek kwalifikowalności, Instytucja Zarządzająca PO WER w instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO WER zawarła zapis, że potencjał kadrowy beneficjenta należy rozumieć w szczególności jako osoby na stałe współpracujące z beneficjentem i planowane do oddelegowania do projektu.
W dalszej części instrukcji doprecyzowano, iż potencjał kadrowy dotyczy w szczególności osób zatrudnionych na umowę o pracę oraz osób trwale współpracujących z wnioskodawcą, np. w przypadku wolontariusza - na podstawie umowy o współpracy, a nie osób, które wnioskodawca dopiero chciałby zaangażować (np. na umowę zlecenie), ponieważ w takich przypadkach może obowiązywać konkurencyjna procedura wyboru (zasada konkurencyjności lub prawo zamówień publicznych). Instrukcja ta zaś wynika z przypisu nr 86 Wytycznych, zgodnie z którym: „Jako potencjaI kadrowy nie są wykazane osoby planowane do zaangażowania w okresie realizacji projektu w oparciu o procedury, o których mowa w podrozdziale 6.5".
Zarówno Wytyczne, ani instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu nie uwzględniają warunku kwalifikowalności poprzedniej perspektywy finansowej na lata 2007-2013 wskazanego w pkt 2 podsekcji 3.1.3.1 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, tj. wyłączeń ze stosowania zasady konkurencyjności w odniesieniu do zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel zarządzający projektu lub personel, z którym beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny. A zatem, w związku z faktem, że jako potencjał kadrowy beneficjenta PO WER rozumie się powiązane z beneficjentem osoby, które zostaną zaangażowane w realizację projektu, w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, które beneficjent oddeleguje do realizacji projektu i jednocześnie w potencjale tym nie można wykazać osób planowanych do zaangażowania w okresie realizacji projektu w oparciu o procedury, o których mowa w podrozdziale 6.5, osoby związane z beneficjentem stosunkiem cywilnoprawnym co do zasady nie będą stanowiły jego potencjału kadrowego.
Należy bowiem zauważyć, iż zaangażowanie osób do projektu, z którymi wnioskodawca zawarł umowy cywilnoprawne przed złożeniem wniosku o dofinansowanie może prowadzić do naruszenia procedur konkurencyjnych przy angażowaniu personelu. A zatem, Instytucja Zarządzająca PO WER stoi na stanowisku, iż beneficjent może wykazać we wniosku o dofinansowanie jako swój potencjał kadrowy osoby z nim powiązane jedynie na podstawie tych form zaangażowania, które nie powodują naruszenia procedur konkurencyjnych (np. stosunek pracy, samozatrudnienie, wolontariat).
