Wnioskodawca może założyć w projekcie wniesienie wkładu własnego w ramach wynagrodzeń/dodatków dla opiekunów stażu i może on być wnoszony przez podmioty przyjmujące na staż. Koszty wynagrodzeń opiekunów stażystów są wówczas najczęściej kosztem przedsiębiorców i stanowią wkład własny prywatny (w przypadku staży organizowanych u podmiotów prywatnych a nie JST).
Wnioskodawca powinien w treści wniosku (w uzasadnieniu budżetu) wskazać, iż wkład własny finansowany będzie ze środków prywatnych pracodawców przyjmujących uczestników projektu na staż i pracodawcy sfinansują koszt wynagrodzeń/dodatków do wynagrodzeń opiekunów stażystów. Wnioskodawca powinien również przedstawić szczegółową metodologię wyliczenia niniejszego wydatku w uzasadnieniu budżetu projektu w części przeznaczonej na wkład własny. 

W przypadku realizacji staży przez pracodawcę, w celu potwierdzenia prawidłowej kwoty refundacji wynagrodzenia opiekuna stażysty / praktykanta u pracodawców beneficjent jest zobowiązany do posiadania noty obciążeniowej i załączonego do niej zaświadczenia:

• potwierdzającego, że opiekun jest pracownikiem podmiotu przyjmującego na praktykę/staż,
• potwierdzającego, że pracownik został wyznaczony przez podmiot przyjmujący na praktykę/staż jako opiekun praktykanta/stażysty na potrzeby projektu realizowanego przez beneficjenta, ze wskazaniem formy, wymiaru zatrudnienia/ wykonywania obowiązków i wysokości wynagrodzenia zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków EFS w obszarze edukacji (np. aneks do umowy, oddelegowanie, przyznanie dodatku do wynagrodzenia itp.),
• potwierdzającego, że wysokość wynagrodzenia opiekuna stażysty została prawidłowo wyliczona (z uwzględnieniem wyliczania wynagrodzenia w wysokości jak za urlop wypoczynkowy) w zależności od przyjętej formy (całość wynagrodzenia pracownika, proporcjonalna część wynagrodzenia, wysokość dodatku),
• potwierdzającego, że dokonano zapłaty wszystkich składników wynagrodzenia pracownika wyznaczonego na opiekuna,
• potwierdzającego, że wypełnione zostały wszystkie obowiązki opiekuna stażysty wskazane w ww. Wytycznych,

oraz dziennika praktyki / stażu (lub inny dowód), w którym wskazano daną osobę jako opiekuna. Dziennik po zakończeniu praktyki / stażu powinien znaleźć się u beneficjenta, a jeśli nie jest to możliwe, to jego kopia poświadczona za zgodność z oryginałem.

Przedłożenie ww. dowodów przez pracodawcę powinno wynikać z zapisów zawartej umowy. Zaświadczenie takie powinno zostać podpisane przez właściciela przedsiębiorstwa lub osoby upoważnione oraz osobę odpowiedzialną za sprawy kadrowo-płacowe w jednostce przyjmującej na staż. Zaświadczenie powinno stanowić załącznik do umowy oraz zostać przedłożone wraz z notą. Posiadanie tych dokumentów przez beneficjenta jest niezbędne dla celów kontrolnych.