Rozliczenia odbywają się na podstawie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki sporządzane przez poszczególnych partnerów. Rozliczenia partnerów nie polegają na przedstawieniu faktury VAT, ponieważ partnerzy nie realizują usług zleconych przez beneficjenta tylko współuczestniczą w realizacji projektu. Rozliczenie całkowitych kosztów szkolenia nie może odbywać się także na podstawie noty obciążeniowej, ponieważ nie ukazuje ona faktycznie poniesionych kosztów.
Przykładowo jeśli szkolenie realizowane jest przez partnera, powinien on przedstawić dokumenty potwierdzające każdy rodzaj wydatku np.:
- w przypadku trenera - umowa cywilno-prawna i rachunek,
- przy zakupie artykułów piśmienniczych - faktura,
- w przypadku sali – udokumentowane koszty eksploatacji, faktura za wynajem.
