Nieprawidłowości, uchybienia i najczęściej popełniane błędy - stan na 30 września 2020 r. - Regionalny Program Operacyjny WUP Łódź

Nieprawidłowości, uchybienia i najczęściej popełniane błędy stwierdzone
w wyniku kontroli projektów realizowanych w ramach RPO WŁ
w roku obrachunkowym 01.07.2015r. – 30.06.2016r. i kolejnych okresach sprawozdawczych
(aktualizacja wg stanu na 30.09.2020r.)

Kontrolowane obszary realizacji projektu:

Rzeczowa realizacja projektu, w tym m.in.:

- prawidłowość realizacji działań informacyjno-promocyjnych,
- archiwizacja dokumentacji i zapewnienie ścieżki audytu.

Udzielenie osobom odbywającym staż w ramach projektu dni wolnych w liczbie przekraczającej ilość dni im przysługujących, udzielenie stażyście przez organizatora dni wolnych przed upływem 30 dni kalendarzowych odbywania stażu;
Brak zastosowania wymaganych logotypów na dokumentach związanych z realizacją projektu lub stosowania ich niewłaściwej wersji kolorystycznej;
Nieosiągnięcie założonych w projekcie wskaźników, nieosiągnięcie wskaźników produktu na poziomie założonym we WND, zagrożenie nieosiągnięcia wskaźników rezultatu, brak spełnienia deklarowanego we WND kryterium premiującego;
Niedostateczny nadzór nad poprawnością prowadzenia przekazywanych przez organizatorów staży list obecności;
Niejasna i niezgodna z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi procedura naboru wniosków o zorganizowanie stażu zawodowego dla bezrobotnych;
Niepełne monitorowanie przez Beneficjenta sytuacji uczestników po zakończeniu udziału w projekcie, brak w umowach uczestnictwa w projekcie zobowiązania uczestników do składania informacji niezbędnych do monitorowania założonych w projekcie wskaźników, zastrzeżenia co do poprawności przyjętego sposobu obliczania wskaźników;
Błędy w danych wykazywanych w punkcie „Postęp rzeczowy realizacji projektu" we WNP (np. błędne terminy szkoleń, błędne dane w zakresie liczby uczestników);
Błędy, braki i nieścisłości w dokumentacji merytorycznej z realizacji poszczególnych zadań
w projekcie (np. w listach obecności na szkoleniach, w potwierdzeniach odbioru cateringu, materiałów dydaktycznych, nieścisłości w harmonogramach realizacji form wsparcia)
Brak należytej staranności Beneficjenta w zakresie zapewnienia nadzoru nad prowadzeniem dokumentacji merytorycznej projektu: uchybienia w dokumentacji merytorycznej związanej
z realizacją poszczególnych form wsparcia w ramach projektu oraz udzielanie w projekcie wsparcia osobom o nieodpowiednim profilu, tj. niezgodnie ze Standardami udzielania wsparcia, nieprecyzyjne i niedokładne wypełnianie dzienników zajęć przez osoby prowadzące poszczególne zajęcia, rozbieżności pomiędzy dokumentami merytorycznymi oraz finansowymi dotyczącymi liczby zrealizowanych przez trenerów godzin zajęć, brak udokumentowania przez Beneficjenta, iż w trakcie zorganizowanego wsparcia uczestnicy skorzystali z poczęstunku, brak przedstawienia protokołu odbioru przedmiotu usługi, zastosowanie jednego podpisu praktykanta i opiekuna na liście obecności z praktyk w miejsce codziennie uzupełnianych podpisów w każdym dniu realizacji wsparcia, nieprzedłożenie zespołowi kontrolującemu: karty przeszkolenia w zakresie przepisów BHP, orzeczenia lekarskiego oraz dziennika praktyk dotyczących realizacji wsparcia;
Błędne wskazanie na Liście uczestników projektu sporządzonej przez Beneficjenta i przekazanej kontrolującym daty rozpoczęcia udziału w projekcie, przeprowadzenia pośrednictwa pracy i/lub poradnictwa zawodowego w odniesieniu do części uczestników;
Umieszczenie na stronie internetowej Beneficjenta niepełnej lub błędnej informacji o realizowanym projekcie, niepoprawna realizacja działań informacyjno–promocyjnych
w zakresie treści krótkiego opisu projektu znajdującego się na zakładkach dotyczących projekt oraz w zakresie oznakowanie ankiet zgłoszeniowych i kart doradczych;
Niewykazanie w SL2014 informacji o kontrakcie wynikającym z przeprowadzonego zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego;
Wskazanie we WND oraz w opisie rekrutacji na stronie internetowej Beneficjenta, iż nie będą rekrutowane do projektu osoby z dysfunkcją ruchu;
Brak formalnego dokumentu (np. umowy) regulującego współpracę Beneficjenta z instytucjami pomocy społecznej;
Stosowanie w przypadku spotkań indywidualnych (na etapie rekrutacji) wspólnych list obecności, na których uczestnicy potwierdzali swoją obecność jednym podpisem łącznie dla spotkań w różnych terminach i miejscach organizacji spotkań;
Zawarcie w regulaminie uczestnictwa oraz w umowach na odbywanie i organizację staży zawodowych zbyt rygorystycznych zapisów zobowiązującego uczestników do zwrotu kosztów udziału w projekcie w przypadku przerwania udziału w stażach lub nieukończeniu minimum 80% innych zajęć;
Stosowanie w programach staży zapisów nieodpowiadających w pełnym zakresie wymaganiom wynikającym z Polskich Ram Jakości Praktyk i Staży – brak jednoznacznego podziału na cel edukacyjny, treści edukacyjne, zakres obowiązków i efekty uczenia;
Niezgodny z WND zapis w procedurze realizacji rekrutacji do projektu gdzie wskazano, iż Indywidualne Plany Działania opracowane zostaną nie tylko dla uczestników projektu ale również dla osób z listy rezerwowej;
Brak (zarówno w Regulaminie uczestnictwa w projekcie, jak i w Umowie uczestnictwa w projekcie) zapisów informujących uczestników projektu o wysokości należnego im stypendium z tytułu uczestnictwa w szkoleniu zawodowym, niewypłacenie uczestnikowi projektu stypendium szkoleniowego;
Opóźnienia w objęciu ubezpieczeniem NNW uczestników staży po faktycznym rozpoczęciu ich realizacji;
Nieprawidłowe zapisy w umowach na organizację i odbycie stażu warunkujące wypłatę przysługującemu stażyście stypendium w zależności od posiadanych środków na rachunku wyodrębnionym na potrzeby projektu;
Przesunięcie terminu realizacji formy wsparcia względem harmonogramu realizacji projektu;
Zmniejszenie liczby uczestników formy wsparcia w stosunku do założeń we WND;
Nierówne traktowanie uczestników projektu, przy dokonywaniu refundacji poniesionych przez nich kosztów w związku z uczestnictwem w projekcie;
Zawarcie w regulaminie zwrotu kosztów opieki nad dzieckiem zapisu mówiącego o tym, że zwrot kosztów opieki nastąpi pod warunkiem dostępności środków na rachunku bankowym projektu oraz zastrzeżenie w ww. Regulaminie możliwości wstrzymania ww. wypłat z powodu nieprzekazania przez IP środków na wydzielone konto do obsługi projektu;
Powoływanie się we wniosku o zwrot kosztów opieki nad dzieckiem oraz w oświadczeniu osoby pobierającej stypendium i w formularzach rekrutacyjnych, na niewłaściwy zapis mówiący o odpowiedzialności karnej za składanie informacji niezgodnych z prawdą;
Zawarcie polisy ubezpieczeniowej dotyczącej uczestników wyjazdowych warsztatów weekendowych na niewłaściwy okres ubezpieczenia lub rozbieżności pomiędzy przedstawioną listą osób objętych ubezpieczeniem NNW a faktyczną liczbą osób w dokumentacji merytorycznej;
Brak dostosowania biura projektu do potrzeb osób z niepełnosprawnością;
Nierozpoczęcie realizacji projektu w ciągu 3 miesięcy od ustalonej we wniosku
o dofinansowanie początkowej daty okresu realizacji projektu – przesłanka do rozwiązania umowy o dofinasowanie;
Niepoddanie się czynnościom kontrolnym i nieprzedstawienie dokumentacji związanej z realizacją projektu – przesłanka do rozwiązania umowy o dofinasowanie,
Zakupienie biletów miesięcznych dla uczestników projektu, którzy w okresie ważności biletu uczestniczyli w szkoleniu tylko przez 7 dni;
Brak dokumentów potwierdzających przekazanie uczestnikom projektu zaświadczeń
o ukończeniu szkoleń;
Prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych w projekcie w zakresie informacji (na plakacie oraz stronie internetowej) w sposób nie odpowiadający wymaganiom wynikającym
z „Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji" i „Księdze identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie oraz znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020" oraz umowy
o dofinansowanie projektu;
Brak spełnienia kryteriów dostępu w zakresie prowadzenia biura projektu na terenie województwa łódzkiego, brak bieżącego kontaktu kadry projektu z uczestnikami;
Realizacja szkolenia wspólnie dla uczestników dwóch różnych projektów, nieprawidłowo prowadzona dokumentacja monitoringowa ze szkolenia, niezapewnienie dostępności sali szkoleniowej dla osób z niepełnosprawnościami;
Zgłaszane przez uczestników istotne zastrzeżenia odnośnie prawidłowości realizacji projektu, w tym informacje, iż uczestniczyli w różnych formach wsparcia realizowanych naprzemiennie w ramach dwóch projektów;
Zgromadzenie przez Beneficjenta dokumentacji monitorującej przebieg staży, która nie jest w pełni zgodna ze stanem faktycznym (równoległym udziałem tych osób w kursie zawodowym;
Nieprawidłowy zapis w Regulaminie zwrotu kosztów dojazdu mówiący o tym, że „podstawą do wypłaty zwrotu kosztów dojazdu będzie złożenie oświadczenia o miesięcznych dochodach na jednego członka rodziny";
Przeprowadzenie badań lekarskich dla uczestniczek projektu po dniu rozpoczęcia przez nich stażu i wykonywania czynności na zajmowanym stanowisku.
Istotne naruszenia postanowień umowy o dofinansowanie w zakresie zarządzania projektem;
Niekompletność i niespójność dokumentacji merytorycznej oraz/lub dokumentacji personalnej:
Zawarcie w umowach o organizację staży nieuprawnionych zapisów dotyczących wypłat świadczeń dla uczestników projektu i opiekunów staży;
Niedopełnienie obowiązku wypłaty przewidzianego we WND należnego wsparcia (zwrot kosztów opieki nad dzieckiem ) w określonym terminie wynikającym z Regulaminu uczestnictwa w projekcie;
Brak dostatecznego zindywidualizowania tematyki szkoleń zawodowych dla uczestników projektu;
Przekazanie we WNP nieprawdziwych informacji na temat lokalizacji Biura projektu, miejsca realizacji wszystkich form wsparcia dla uczestników projektu;
Przedstawianie do rozliczenia faktur za wynajem sal, wystawionych przez podmiot, który nie posiadał tytułu prawnego do ich wynajmu;
Tożsamy termin realizacji stażu i szkolenia zawodowego dla uczestnika projektu;
Brak przystosowania świetlicy dla dzieci i młodzieży pod kątem usprawnień dla potencjalnych uczestników z niepełnosprawnością ruchową;
Brak dokumentacji zdjęciowej z realizacji zadań oraz protokołu odbioru usługi w przypadku projektu rozliczanego metodą uproszczoną;
Dopuszczenie przez Beneficjenta do sytuacji odpłatnego korzystania przez uczestników projektu przy sporządzaniu biznesplanów z pomocy osób trzecich niezaangażowanych do projektu wskazanych przez osobę prowadzącą zajęcia;
Zagubienie dokumentów monitorujących przebieg warsztatów;
Brak wskazania wartości usług świadczonych w formie nieodpłatnych zajęć w zawartych umowach o udzielenie wsparcia pomostowego niefinansowego;
Niespełnienie kryterium premiującego w zakresie zakwalifikowania do projektu grupy docelowej osób z niepełnosprawnościami;
Istotne rozbieżności dotyczące rzeczywistego czasu wykonywanych zadań przez pielęgniarki zaangażowane w projekcie oraz zapisów w kartach wizyt pielęgniarki;
Brak precyzyjnej informacji w treści ulotek i plakatów o możliwości kandydowania do projektu osób z niepełnosprawnościami;
Opóźnienia w realizacji poszczególnych zadań względem harmonogramu realizacji wskazanego we WND mające negatywny wpływ na całościową realizację projektu;
Niezakwalifikowanie do udziału w projekcie żadnego uczestnika i nie rozpoczęcie realizacji form wsparcia w projekcie w okresie 5 miesięcy od początkowej daty wskazanej we WND jako data rozpoczęcia realizacji projektu.

Finansowa realizacja projektu:

Błędy w danych wykazywanych Zestawieniu dokumentów we WNP (np. złe i niekompletne daty oraz numery dokumentów);
Przedstawienie do rozliczenia w niezatwierdzonym WNP wynagrodzenia personelu merytorycznego w wysokości ustalonej niezgodnie z Wytycznymi;
Przedstawienie do rozliczenia w niezatwierdzonym WNP kosztu ubezpieczenia NNW
w zawyżonej wysokości, rozliczenie wydatku w okresie rozliczeniowym, w którym nie został
w pełni poniesiony;
Przedstawienie do rozliczenia w WNP odpisów amortyzacyjnych związanych z zakupem laptopów dla personelu z istotnym wyprzedzeniem do faktycznego terminu zaangażowaniem osób w realizację projektu;
Brak wykazania we WNP korekty finansowej z tytułu zwrotu podatku VAT od jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej;
Nieterminowe dokonywanie wypłaty świadczeń dla uczestników projektu;
Nieterminowe opłacanie zobowiązań przez Beneficjenta;
Braki w dokumentacji stanowiącej podstawę do dokonywania wydatków w ramach projektu odnoszące się do braku podpisów stron umowy oraz braku daty sporządzenia dokumentu;
Błędy bądź braki w opisach dowodów księgowych, dokonanie wydatków przed sprawdzeniem dokumentów pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzeniem ich do zapłaty, brak naniesienia pełnych lub skróconych opisów na oryginałach dowodów księgowych potwierdzających związek danego dowodu księgowego z kontrolowanym projektem;
Wydatki niekwalifikowalne związane z kosztami poniesionymi na usługę cateringową oraz zakupem materiałów szkoleniowych dla osób fizycznych niewykazywanych w systemie SL2014 oraz niebędących uczestnikami projektu;
Rozliczenie wydatków związanych z przeprowadzeniem egzaminów na szkoleniach
w wysokościach niezgodnych z zawartą w tym zakresie umową;
Niekompletność części dokumentów finansowych powodująca problemy w potwierdzeniu prawidłowości zbiorczych kwot dokonanych refundacji oraz prawidłowości wskazanych dat zrealizowanych refundacji wydatków;
Dokonanie zapłaty za wykonanie usługi przed wystawieniem przez Wykonawcę rachunku, wypłata wynagrodzenia dla Wykonawcy przez dniem sporządzenia protokołu i odbioru usługi;
Niekwalifikowalność wydatków związanych z wypłaceniem uczestnikowi projektu stypendium szkoleniowego w kwocie wyższej, niż należna oraz wydatków wynikających z odprowadzonych z powyższego tytułu zawyżonych składek do ZUS;
Niewłaściwy sposób realizacji rozliczeń finansowych pomiędzy Liderem a Partnerem;
Istotne rozbieżności pomiędzy kwotą wydatków rozliczonych we WNP a kwotą wydatków ujętych w wyodrębnionej dla projektu ewidencji księgowej;
Nieprawidłowości w zakresie realizacji bonów na usługi dla uczestników projektu, w tym rozliczenie całości wydatków w tym zakresie przed faktyczną realizacją usługi;
Rozliczenie we WNP składek ZUS od stypendiów stażowych i szkoleniowych dla uczestników projektu w sytuacji opłacenia części składek ZUS po okresie rozliczeniowym;
Nienaliczenie i nieodprowadzenie do ZUS składek na ubezpieczenie wypadkowe za stypendium wypłacane uczestnikom projektu za uczestnictwo w praktykach zawodowych;
Błędy wynikające z zastosowania niewłaściwej metodologii w naliczaniu stypendiów przedstawionych do rozliczenia w niezatwierdzonych WNP.
Naliczenie i odprowadzenie do Urzędu Skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w przypadku wypłaty uczestnikom projektu stypendium za uczestnictwo w praktykach zawodowych;
Opłacenie z wyodrębnionego rachunku projektu faktury w kwocie wyższej niż kwalifikowana;
Podwójne finansowanie wydatków ponoszonych w ramach zwrotu kosztów dojazdu dla uczestników projektu;
Pobranie kwoty tytułem zaliczki na koszty pośrednie bez podstawy prawnej i z naruszeniem procedur wynikających z umowy o dofinansowanie, pobranie z wyodrębnionego rachunku projektu środków tytułem kosztów pośrednich w nadmiernej wysokości;
Niekwalifikowalność wydatków związanych z zakupem cateringu dla uczestników projektu w zawyżonej cenie w stosunku do złożonej przez Wykonawcę oferty.
Opóźnienia w wypłacie transz finansowego wsparcia pomostowego;
Opóźnienia w przekazywaniu przez Lidera środków (w formie zaliczki) na potrzeby realizacji działań Partnera określonych w umowie partnerskiej, nie przestrzeganie zapisów umowy partnerskiej;
Brak przedstawienia kontrolującym umowy z bankiem na prowadzenie przez Partnera wyodrębnionego dla projektu rachunku bankowego;
Błędne rozliczenie dokumentu w ramach zadania „Staże zawodowe" zamiast w ramach Zadania „Szkolenia zawodowe";
Rozliczenie jako wkład własny wydatku, który zapłacony został z wyodrębnionego rachunku

projektu, a nie z konta podstawowego Beneficjenta;

Niekwalifikowalność wydatków związanych z zapłatą wynagrodzenia dla doradcy ds. biznesplanów za przeprowadzenie doradztwa dla uczestników w sytuacji gdy zleceniobiorca
w chwili podpisania umowy zlecenia nie prowadził działalności gospodarczej a umowa została zawarta pod firmą zleceniobiorcy;
Prawdopodobieństwo podwójnego finansowanie podatku VAT w ramach projektu (tj. przy jednoczesnej możliwości jego odzyskania na gruncie przepisów prawnych);
Brak przejrzystości sposobu rozliczania kosztów zakupionych w ramach projektu środków trwałych;
Przekroczenie założonego w budżecie projektu poziomu wymaganego wkładu własnego.

Wybór wykonawców, w tym m.in.:

- stosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych,
- stosowanie zasady konkurencyjności,
- stosowanie rozeznań rynku,

Naruszenie przez Beneficjenta zapisów ustawy Pzp (art. 7 ust. 1) w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego skutkujące zastosowaniem korekty finansowej (Działanie 8.1);
Błędy formalne w zakresie przeprowadzonego postępowania w oparciu o przepisy ustawy Pzp (np. brak oznaczenia daty wpływu oferty bezpośrednio na złożonej ofercie);
Niepełne przestrzeganie przez Beneficjenta na etapie rozeznania rynku obowiązków wynikających z zapisów umowy o dofinansowanie projektu (w ramach badanych zamówień nie uzyskano minimalnej liczby ofert cenowych na etapie rozeznania rynku a w dalszym trybie postępowania kompletność zgromadzonej dokumentacji nie odpowiada w pełni wymaganiom przewidzianym dla zasady konkurencyjności);
Brak określenia wymiaru godzinowego szkolenia w zapytaniach ofertowych na etapie szacowania wartości zamówienia;
Wydatek niekwalifikowalny w ramach kosztów bezpośrednich dotyczący wynajmu busa na potrzeby dowozu osób niepełnosprawnych do miejsca odbywania szkoleń i z powrotem. Wydatek został poniesiony nieracjonalnie z uwagi na nie przeprowadzenie we właściwy sposób procedury wyboru Wykonawcy i tym samym jest niezgodny z przepisami Wytycznych kwalifikowalności określonymi w Rozdziale 6.2, pkt 3, lit. e i g oraz z Umową o dofinansowanie projektu;
Określenie dyskryminujących warunków udziału w postępowaniu, w ramach postępowania prowadzonego w trybie zasady konkurencyjności, określenie kryteriów oceny ofert
w sposób nieprawidłowy i naruszający zasadę równego traktowania wykonawców, nieprecyzyjne ustalenie warunku udziału w postepowaniu odnoszącego się do wymaganego wykształcenia Wykonawcy usługi, ustalenie zawężających konkurencję warunków udziału w postępowaniu prowadzonym w ramach zasady konkurencyjności w związku z wyborem wykonawcy szkoleń zawodowych wraz z egzaminem certyfikującym;
Dokonanie wyboru oferty Wykonawcy, który nie wykazał spełnienia warunków udziału w postępowaniu, w ramach postepowania prowadzonego w trybie zasady konkurencyjności, wybór wykonawcy, który nie wykazał spełnienia jednego z warunków udziału w postępowaniu, co skutkowało zawarciem umowy z wykonawcą, którego oferta winna zostać odrzucona, wybór oferty, złożonej przez wykonawcę, który nie wykazał spełnienia warunków udziału w postępowaniu w zakresie dysponowania kadrą zdolną do realizacji przedmiotu zamówienia;
Niezłożenie oświadczeń, o braku powiązań kapitałowych i osobowych z wykonawcami biorącymi udział w badanych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w ramach zasady konkurencyjności, przez Beneficjenta lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta i osoby wykonujące w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy;
Brak dokumentacji potwierdzającej prawidłowe wskazanie reprezentacji Beneficjenta
w przypadku zawarcia umowy z wykonawcą wyłonionym w trybie zasady konkurencyjności;
Rozbieżność pomiędzy ogłoszeniem zamieszczonym w bazie konkurencyjności, a zapytaniem ofertowym będącym załącznikiem do ww. ogłoszenia w zakresie terminu na składanie ofert;
Brak w zapytaniu ofertowym informacji na temat zakresu wykluczenia Wykonawcy w przypadku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym;
Brak wskazania w zapytaniu ofertowym wagi punktowej oraz sposobu przyznawania punktów w kryterium oceny ofert w zakresie kwalifikacji i doświadczenia, nieprecyzyjne określenie przedmiotu zamówienia (m.in. brak określenia konkretnego zakresu tematycznego szkoleń jakie miałby przeprowadzić potencjalny Wykonawca);
Niedochowanie minimalnego terminu na składanie ofert;
Braki lub błędy w protokole z postępowania o udzielenie zamówienia;
Brak weryfikacji przez Zamawiającego posiadania przez oferenta warunków lokalowych zapewniających bezpieczną opiekę nad dziećmi w Warunkach udziału w postępowaniu;
Nieuprawniony podział zamówienia oraz inne naruszenia Zasady konkurencyjności dotyczące przeprowadzonych postępowań (w tym w nieuprawnione zastosowanie rozeznania rynku)
w odniesieniu do zlecania w projekcie usług;
Niezamieszczenie na stronie internetowej www.bazakonkurencyjnosci.gov.pl informacji
o wyniku postępowania przeprowadzonego w trybie zasady konkurencyjności;
Prowadzenie procedur wyboru wykonawców usług w trybach niezgodnych z ich wartością szacunkową, zastosowanie nieuprawnionego trybu wyboru wykonawcy oraz inne naruszenia Zasady konkurencyjności skutkujące nałożeniem korekt finansowych;
Nie uwzględnienie kryterium cenowego wśród kryteriów oceny ofert w ramach prowadzonej procedury rozeznania rynku;
Brak szacowania wartości zamówień w oparciu o rozpoznania cenowe oraz, co z tym związane, odpowiedniego usystematyzowania prowadzenia postępowań w zakresie udzielania zamówień w projekcie, brak przejrzystości oraz dochowania należytej staranności w zakresie szacowania wartości zamówienia;
Przeprowadzenie postępowania na realizację szkoleń zawodowych w projekcie z naruszeniem procedury zasady konkurencyjności w zakresie prawidłowego sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia i warunków udziału w postępowaniu;
Brak przeprowadzenia rozeznania rynku zgodnie z wymogami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu dla wydatków powyżej 20 000,00 zł netto;
Niezgodność zawartej umowy z wykonawcą szkolenia z opisem przedmiotu zamówienia oraz dokumentacją z postępowania w wyniku którego został on wyłoniony, prowadzenie do zawartej umowy na świadczenie usług szkoleniowych dodatkowego warunku, który nie został określony w zapytaniu ofertowym;
Udzielenie odpowiedzi (na zapytanie potencjalnego oferenta), która dotyczyła istotnych elementów cenotwórczych, co powinno skutkować doprecyzowaniem i zmianą treści zapytania ofertowego i przesunięciem terminu składania ofert.
Naruszenie procedury przy udzielaniu zamówienia w projekcie w odniesieniu do przeprowadzonego postępowania na zlecenie usługi szkolenia m.in.: nie zawarcie pisemnej umowy z wykonawcą usługi;
Nieprawidłowe stosowanie poza cenowego kryterium oceny ofert w ramach postepowań na wybór wykonawcy usługi cateringowej oraz brak wskazania w umowie zawartej z wykonawcą wartości (wielkości przedmiotu) zleconej usługi;
Naruszenie zasady konkurencyjności w ramach przeprowadzonego postępowania na wybór wykonawcy usług szkoleniowych dla uczestników projektu. Warunki udziału w postępowaniu naruszyły zasadę uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców w następującym zakresie: brak dopuszczenia składania ofert częściowych; wprowadzenie restrykcyjnych zapisów odnośnie kar umownych; możliwość zażądania wystawienia weksla in blanco przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego, który to weksel Zamawiający będzie miał prawo uzupełnić wedle swojego uznania, posiadania na rachunku wykonawcy zablokowanej w całym okresie realizacji usługi kwoty przewyższającej wartość zamówienia, ograniczenia w sposobie wniesienia wadium;
Naruszenie Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków polegających na nie przeprowadzeniu procedury zasady konkurencyjności przy wyborze wykonawcy szkoleń zawodowych dla uczestników projektu oraz nieuprawnione zastosowanie rozeznań rynku w tym zakresie;
Brak dokumentacji potwierdzającej doświadczenie zawodowe trenerów, którzy faktycznie prowadzili szkolenia;
Odmowa przekazania umów podwykonawstwa zawartych w związku z umową na realizację szkoleń zawodowych pomimo zawarcia w tej umowie zapisu o obowiązku udostępnienia uprawnionym organom kontrolnym wszelkich dokumentów niezbędnych do oceny kwalifikowalności wydatków;
Realizacja procedury udzielenia zamówienia na realizację szkoleń zawodowych w momencie gdy nie były znane zakresy tematyczne szkoleń i w związku z tym nieprawidłowa analiza przesłanek tożsamości przedmiotowej i podmiotowej zamówienia;
Faktyczna realizacja szkolenia przez podmiot inny niż ten, któremu udzielono zamówienia.
Błędny opis przedmiotu zamówienia (zastosowanie błędnego kodu CPV) oraz rozbieżności pomiędzy oznaczeniem przedmiotu zamówienia kodem CPV ogłoszeń zamieszczanych w Bazie konkurencyjności, a kodem wskazanym w treści zapytania ofertowego będącego załącznikiem do ogłoszenia;
Przyjęcie niemiarodajnego, poza cenowego kryterium oceny ofert w zapytaniu ofertowym dotyczącym wyboru firmy szkoleniowej, zastosowanie nieczytelnych, mogących budzić wątpliwości interpretacyjne kryteriów oceny ofert w ramach badanego postępowania przeprowadzonego w trybie Zasady konkurencyjności;
Brak pozyskania minimum dwóch ofert w ramach prowadzonych procedur rozeznania rynku
w zakresie wyboru wykonawców usług w projekcie oraz stosowanie zasady konkurencyjności zamiast wymaganej procedury rozeznań rynku;
Zawarcie umowy z podmiotem powiązanym osobowo z Zamawiającym, przed uzyskaniem zgody Instytucji Pośredniczącej;
Dokonanie wyboru wykonawcy szkoleń zawodowych, który zaproponował cenę istotnie przewyższającą uśrednione kwoty ustalone w dokumentacji konkursowej;
Brak przedstawienia dokumentacji z rozeznania rynku;
Brak uwzględnienia aspektów społecznych w ramach przeprowadzonej procedury w trybie zasady konkurencyjności, do czego Beneficjent był zobowiązany zgodnie z warunkami umowy o dofinansowanie projektu;
Brak uwzględnienia w prowadzonym w ramach projektu zamówieniu publicznym, zgodnie z ustawą Pzp, klauzul społecznych i kryteriów dotyczących zatrudniania osób z niepełnosprawnościami, bezrobotnych lub osób, o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, co było wymagane zapisami umowy o dofinansowanie projektu;
Niedostosowanie zapisów Regulaminu oraz ramowych procedur udzielania zamówień publicznych w projekcie o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 30 tys. euro do zapisów Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków;
Niedotrzymanie terminu na zamieszczenie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych w ramach prowadzonego zamówienia publicznego.

Kwalifikowalność uczestników projektu i przetwarzanie danych osobowych:

Błędy w zakresie danych uczestników wykazywanych w SL2014;
Pozyskiwanie od uczestników projektu oświadczeń potwierdzających ich kwalifikowalność dopiero po uczestnictwie przez nich w realizacji bezkosztowej formy wsparcia;
Powoływanie się w oświadczeniach uczestników projektu potwierdzających ich status na niewłaściwy zapis dotyczący odpowiedzialności karnej za składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą;
Niestosowanie obowiązującego oświadczenia o celu i sposobie przetwarzania danych osobowych sporządzonego wg wzoru będącego załącznikiem do umowy o dofinansowanie;
Nieuwzględnienie w uregulowaniach wewnętrznych aplikacji SL2014 jako systemu teleinformatycznego służącego przetwarzaniu danych osobowych;
Niepoinformowanie IP o zamiarze powierzenia przetwarzania danych osobowych części uczestników projektu i jednocześnie nieprzekazanie do IP informacji o podmiocie, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych;
Zakwalifikowanie na listę rezerwową oraz listę uczestników projektu osób, które nie przedstawiły kompletnej wymaganej dokumentacji rekrutacyjnej;
Opracowanie IPD dla osób z listy rezerwowej co jest sprzeczne z zapisami WND i umową
na wykonanie usługi;
Zbieranie od uczestników projektu i przechowywanie w ich aktach kserokopii dowodów osobistych;
Brak przekazania informacji o miejscu archiwizacji dokumentacji projektowej oraz poinformowanie IP o miejscu przechowywania dokumentacji finansowej z opóźnieniem;
Niezgodność ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
z wymaganiami określonymi w tym zakresie w ustawie o ochronie danych osobowych, brak wskazania identyfikatorów w ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w ramach projektu;
Brak należytego nadzoru nad poprawnością sporządzania oświadczeń o celu i sposobie przetwarzania danych osobowych;
Brak zgodności danych w dokumentacji zgłoszeniowej z przedłożonymi zaświadczeniami uczestnika projektu;
Niekompletne wypełnianie dokumentacji zgłoszeniowej uczestników do projektu;
Ujęcie w ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych uczestnika projektu oraz inne błędy formalne w upoważnieniach osób uprawnionych do przetwarzania danych osobowych;
Niekwalifikowalność wydatków (koszty wynagrodzenia wykonawcy oraz wynajmu sali) związanych z udzieleniem uczestnikowi projektu wsparcia w postaci pośrednictwa pracy po podjęciu przez niego zatrudnienia;
Skierowanie do dalszego (po rozmowie z doradcą zawodowym) etapu rekrutacji osoby niespełniającej kryterium wieku;
Brak ujęcia osób wskazanych na listach obecności ze szkolenia w formularzu monitorowania uczestników, który Beneficjent ma obowiązek przekazywać za pomocą SL2014.
Poinformowanie IP o powierzeniu przetwarzania danych osobowych uczestników projektu na podstawie odrębnych umów po ich zawarciu bez uzyskania zgody w tym zakresie;
Brak przedstawienia przez Partnera uregulowań dotyczących ochrony oraz przetwarzania danych osobowych dostosowanych do zmian związanych z wejściem w życie w dniu 25.05.2018 r. nowych uregulowań związanych z RODO;
Podpisanie umowy uczestnictwa w projekcie przez uczestników z datą wcześniejszą niż nastąpiło wypełnienie formularza rekrutacyjnego i opracowanie IŚR przed datą wypełnienia formularza rekrutacyjnego;
Brak zapewnienia w treści formularzy rekrutacyjnych miejsca na wskazanie dodatkowych potrzeb przez osoby z niepełnosprawnościami kandydujące do udziału w projekcie.

Kwalifikowalność personelu projektu:

Przyjęcie innej formy zaangażowania do projektu (umowa o pracę w miejsce umowy zlecenia) bez poinformowania WUP w Łodzi o powyższej zmianie;
Brak protokołu potwierdzającego prawidłowe wykonanie zadań wraz z ewidencją godzin potwierdzającego faktyczne zaangażowanie pracownika w kontrolowanym projekcie;
Niespójność danych wykazanych w SL2014 z prowadzoną w dokumentacji projektu ewidencją godzin pracy personelu;
Brak oświadczenia, osoby upoważnionej do dysponowania środkami dofinansowania projektu oraz podejmowania wiążących decyzji finansowych w imieniu beneficjenta, o niekaralności za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwa skarbowe;
Przyznanie dwóch odrębnych dodatków do wynagrodzenia na podstawie dwóch porozumień dla tej samej osoby w ramach projektu;
Wydatek niekwalifikowalny w ramach kosztów bezpośrednich dotyczący nieprawidłowego zaangażowania do projektu na podstawie umowy zlecenia osoby, będącej jednocześnie etatowym pracownikiem Beneficjenta;
Brak zamieszczenia w SL2014 protokołu odbioru prac wykonanych przez wolontariusza prowadzącego szkolenie;
Niezarejestrowanie w SL2014 danych dotyczących formy zaangażowania oraz godzin pracy pracownika;
Brak wykazania w zestawieniu personelu projektu przygotowanym przez Lidera zaangażowania osoby prowadzącej zajęcia oraz nie przedstawienie dokumentacji dotyczącej jej zaangażowania do projektu;
Brak gromadzenia przez Beneficjenta (w cyklach miesięcznych) oświadczeń pracownika, iż jego łączne zaangażowanie zawodowe nie przekracza 276 godzin w miesiącu;
Błędne (niejasne) określenie formy zaangażowania pracownika i sposobu ustalenia jego wynagrodzenia w projekcie;
Niekwalifikowalność wydatku dotyczącego zaangażowania do projektu na podstawie porozumienia w sprawie korzystania ze świadczeń wolontariusza będącego jednocześnie etatowym pracownikiem Beneficjenta;
Zawieranie nieprecyzyjnych oraz/lub sprzecznych z innymi dokumentami umów zleceń
z personelem projektu;
Zawarcie w projekcie z osobą stanowiącą personel projektu umowy o dzieło przy jednoczesnym braku wskazania we WND informacji w tym zakresie;
Nieprecyzyjne określenie szczegółowych zakresów obowiązków etatowych pracowników Beneficjenta w zakresie powierzonych im do wykonania zadań w projekcie oraz analogiczne uchybienia w tym samym zakresie w przypadku umów cywilnoprawnych z wykonawcami usług;
Zaangażowanie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy w ramach projektu etatowego pracownika Beneficjenta (zatrudnionego w wymiarze 2/3 etatu, na podstawie umowy o pracę), co skutkuje uznaniem za niekwalifikowalne wynagrodzenia przyznanego na podstawie umowy o pracę w ramach projektu.
Nieprawidłowości przy angażowaniu w ramach projektu animatora/opiekuna grupy – zaangażowanie na podstawie dwóch odrębnych umów o pracę w ramach dwóch projektów realizowanych przez Partnera w projekcie, skutkujące uznaniem za niekwalifikowalne wynagrodzenia przyznanego na mocy drugiej zawartej umowy;
Przyznanie w ramach projektu dodatków specjalnych pracownikom socjalnym w wysokości przekraczającej 40% ich miesięcznego wynagrodzenia;
Niewykazanie osoby w ramach personelu projektu;
Brak przejrzystości w przyjętym systemie rozliczania (dokonywania płatności) wynagrodzeń w projekcie;
Brak precyzyjnego zapisu w treści umowy zlecenia w zakresie łącznego (godzinowego) wymiaru zaangażowania w realizację zlecenia;
Zaangażowanie na podstawie samozatrudnienia mentora stażystów bez wskazania tej formy zaangażowania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu oraz określenia zakresu obowiązków tej osoby.

Poprawność udzielania pomocy publicznej/pomocy de minimis:

Niedostateczny nadzór ze strony Beneficjenta nad poprawnością wypełniania formularzy informacyjnych przedstawianych przez wnioskodawców przy ubieganiu się o udzielenie pomocy de minimis;
Stosowanie przy obliczaniu wartości udzielonej pomocy de minimis błędnego kursu euro w stosunku do złotego oraz błędnego sposobu dyskontowania pomocy de minimis;
Niewłaściwa realizacja działań w zakresie udzielania w ramach projektu pomocy de minimis: niedochowanie obowiązku dyskontowania udzielonej pomocy de minimis, udzielenie pomocy de minimis w ramach zadania, w którym nie założono we WND tego rodzaju wsparcia, niespójne wykazywanie kwoty udzielonej pomocy de minimis w związku z przyznaniem pomostowego wsparcia finansowego oraz pomostowego wsparcia szkoleniowo-doradczego, nieprawidłowe wydane zaświadczeń oraz niekompletna dokumentacja związana z udzielaniem pomocy de minimis: niedochowanie obowiązku wydania zaświadczeń o udzielonej pomocy, niekompletna dokumentacja związana z przyznaniem pomocy oraz nieterminowe przekazanie sprawozdania do UOKIK.
Brak dokonania zwrotu uczestnikom projektu weksli in blanco (stanowiących zabezpieczenie prawidłowego wykonania umowy o udzielenie wsparcia) pomimo rozliczenia udzielonej pomocy de minimis.

Kontrola w miejscu realizacji projektu (wizyta monitoringowa):

Brak oznaczenia miejsc realizacji wsparcia dla uczestników projektu plakatem formatu A3;
Brak należytego wykonania warunków umowy o wykonanie usługi szkoleniowej przez Wykonawcę;
Brak należytej staranności w stosowaniu zapisów Umowy o dofinansowanie projektu, dotyczącego zamieszczenia na stronie internetowej projektu aktualnego, szczegółowego harmonogramu udzielania wsparcia w projekcie;
Brak dostatecznej wiedzy uczestników projektu w zakresie źródeł finansowania ich udziału
w projekcie;
Nieprecyzyjny harmonogram wsparcia, z którego nie wynika w sposób jednoznaczny jaki rodzaj wsparcia realizowany jest konkretnego dnia;
Brak oznakowania odpowiednimi logotypami materiałów szkoleniowych;
Szkolenie realizowane w innym miejscu, niż wskazano w ofercie złożonej przez Wykonawcę szkolenia;
Prowadzenie zajęć w dniu wizyty przez osobę niewskazaną w ofercie jako trener szkolenia;
Podpisanie dziennika zajęć ze szkolenia przez osobę, która w rzeczywistości nie prowadziła w dniu wizyty zajęć dydaktycznych;
Brak zgodności programu zajęć w zakresie przedmiotu realizowanego w dniu wizyty monitoringowej z tematem wskazanym przez uczestników kontrolowanego szkolenia
w anonimowych ankietach;
Brak zgodności programu zajęć w zakresie godzinowym z harmonogramem zamieszczonym na stronie Lidera projektu;
Brak zgodności listy uczestników szkolenia zawartej w dzienniku zajęć z prowadzoną odrębnie listą obecności;
Brak faktycznej realizacji warsztatów w terminie i miejscu wskazanym w harmonogramie realizacji wsparcia;
Nieprawidłowe dokumentowanie formy wsparcia w sposób uniemożliwiający potwierdzenie
w jakim wymiarze i w jakich godzinach jest ona prowadzona; brak prowadzenia list obecności z formy wsparcia;
Niedostateczne rozpoznanie wśród uczestników projektu w zakresie ich potrzeb dotyczących dostosowania pomieszczeń, w stwierdzonym przypadku racjonalnych usprawnień odnośnie wspomagania osób z wadami słuchu;
Rozpoczęcie realizacji staży niezgodnie z harmonogramem i założeniami WND odnośnie kolejności realizacji form wsparcia;
Niesystematyczne prowadzenie dziennika stażu;
Realizacja szkolenia z uwzględnieniem 2 miesięcznej przerwy wakacyjnej, co może mieć negatywny wpływ na osiągnięcie wskaźników rezultatu założonych we WND;
Brak spójności pomiędzy prowadzonymi dziennikami stażu, a zapisami w listach obecności,
Przekroczenie dobowego czasu realizacji stażu (pracy) w wymiarze 8 godzin;
Nieprzedstawienie dokumentacji potwierdzającej fakt przeszkolenia stażystki przez pracodawcę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych
i zapoznanie z regulaminem pracy;
Niezgodność w zakresie wykonywanych obowiązków zawodowych określonych w dzienniku stażu z zadaniami zawartymi w programie stażu i wskazanymi w przeprowadzonej ankiecie;
Nieterminowe rozliczenie udzielonego wsparcia na uruchomienie działalności gospodarczej, brak utworzenia strony internetowej mimo zapisów biznesplanu w tym zakresie;
Podpisana przed zakończeniem szkolenia lista potwierdzająca odbiór zaświadczeń o ukończeniu szkolenia bez wskazanej daty odbioru;
Stwierdzone przez kontrolujących nieprawidłowości i niezgodności wpływające na negatywną ocenę poprawności realizacji kontrolowanej formy wsparcia. W szczególności kontrola wykazała, iż przebieg szkolenia nie jest prawidłowo i należycie dokumentowany, zakres tematyczny szkolenia jest niezgodny z jego programem, co świadczy o braku poprawności prowadzenia szkolenia przez trenera. Beneficjent nie sprawował właściwego nadzoru nad przebiegiem szkolenia, w tym nie wywiązał się z obowiązków wynikający z umowy
o dofinansowanie projektu w zakresie prawidłowego oznaczania miejsca realizacji szkolenia;
Złożenie przez uczestniczkę podpisów na liście obecności wyprzedzająco za dni, kiedy szkolenie jeszcze się nie odbyło;
Naruszenie umowy trójstronnej o organizację stażu przez Beneficjenta (Organizatora stażu) w zakresie należytego nadzoru nad realizacją stażu, Pracodawcę w zakresie przedkładania do Organizatora stażu list obecności;
Niezgodność miejsca realizacji stażu zawodowego dla uczestniczki projektu z miejscem wskazanym w harmonogramie zamieszczonym na stronie internetowej Beneficjenta oraz w umowie i programie stażu;
Nieobecność uczestniczki na stażu w dniu kontroli, brak przedstawienia przez Pracodawcę wyjaśnień w zakresie przyczyn tej nieobecności oraz nieposiadanie przez Pracodawcę podstawowych dokumentów związanych z kontrolowanym stażem (m.in. listy obecności);
Realizacja szkolenia w terminie wykraczającym poza okres wskazany w umowie zawartej z wykonawcą usługi;
Realizacja stażu w wymiarze znacznie mniejszym niż założono, niezgodnie z postanowieniami trójstronnej umowy stażowej i Programu stażu;
Realizacja stażu w miejscu niedostosowanym do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.
Brak określenia dokładnych godzin odbywania stażu w poszczególnych dniach
w dokumentacji merytorycznej zrealizowanych staży zawodowych;
Niezgodność pomiędzy przedstawionymi przez Beneficjenta dokumentami, a ustaleniami kontrolujących w zakresie daty przerwania stażu;
Realizacja staży bez zawarcia pisemnej, trójstronnej umowy oraz brak dokumentowania obecności uczestniczek na stażu poprzez prowadzenie listy obecności;
Brak wskazania w umowach najmu lokalizacji wynajmowanych sal na potrzeby realizacji wsparcia dla uczestników projektu;
Składanie przez uczestników projektu wniosków o zwrot kosztów dojazdu przed zakończeniem formy wsparcia, za którą przysługuje dany zwrot;
Brak realizacji założonej formy wsparcia dla uczestników projektu a także przedłużenie umowy na realizację formy wsparcia bez zachowania formy pisemnej;
Brak podpisów stażystek w kartach przeszkolenia w zakresie bhp i p.poż. oraz brak dokumentów potwierdzających uprawnienia pracodawcy do przeprowadzenia ww. przeszkolenia.