W perspektywie finansowej 2014-2020 nie będzie obowiązku zbierania deklaracji uczestnictwa w projekcie. Niemniej jednak, należy pamiętać, iż w celu rozpoczęcia udziału danej osoby w projekcie konieczne jest spełnienie przez nią kryteriów kwalifikowalności uprawniających do udziału w projekcie. W związku z tym niezbędne jest podanie przez osobę chcącą wziąć udział w projekcie lub jej opiekuna prawnego danych potrzebnych do określenia wspólnych wskaźników produktu (tj. płci, statusu na rynku pracy, wieku, wykształcenia, sytuacji gospodarstwa domowego) i przeprowadzenia badań ewaluacyjnych (dane teleadresowe). Dane te potwierdzane są właściwym dokumentem tj. zaświadczeniem urzędowym lub w przypadku jego braku – oświadczeniem uczestnika projektu.
W przypadku projektów powiatowych urzędów pracy, większość niezbędnych danych powinna być weryfikowana w momencie rejestracji danej osoby bezrobotnej w urzędzie. Natomiast dodatkowe dane, które są wymagane do projektów, a nie widnieją w rejestrze urzędu pracy, powinny być zebrane dodatkowo w formie zaświadczenia/oświadczenia składanego przez uczestnika projektu, tak aby możliwe było monitorowanie wskaźników i ewentualnie weryfikacja spełnienia kryteriów wyboru projektów. Zatem, w przypadku weryfikacji statusu na rynku pracy, uczestnik w momencie rozpoczęcia udziału we wsparciu określa jak długo pozostaje bez zatrudnienia (do tego okresu należy zaliczyć faktyczny czas pozostawania bez zatrudnienia, w tym również okres przed rejestracją w urzędzie pracy).
W opinii IZ PO WER, jako datę rozpoczęcia udziału w projekcie PUP można przyjąć np. datę skierowania na pierwszą formę wsparcia (np. na staż, szkolenie) wydaną przez urząd pracy lub datę skierowania na badania lekarskie, niezbędne do odbycia stażu czy niekiedy również szkolenia. Niemniej, należy pamiętać, iż w momencie wprowadzania do systemu informatycznego danych dot. uczestników projektów, beneficjent jest zobowiązany do wprowadzania daty rozpoczęcia udziału w poszczególnych formach wsparcia. W związku z powyższym, jeżeli w ramach projektu uczestnik zostanie objęty np. szkoleniem, wówczas jako datę rozpoczęcia udziału w projekcie beneficjent podaje datę skierowania na szkolenie, następnie wprowadzając dane dot. udzielonej formy wsparcia (szkolenia) jako datę rozpoczęcia udziału we wsparciu (tj. w danej formie aktywizacji) należy podać datę rozpoczęcia udziału w szkoleniu realizowanym w ramach projektu. W przypadku, gdy osoba zostanie skierowana do udziału w danej formie wsparcia, ale z niej nie skorzysta, nie jest traktowana jako uczestnik projektu, a jej dane osobowe zebrane na etapie rekrutacji (skierowania) do projektu należy usunąć.