Przedstawiamy stanowisko Ministerstwa Rozwoju - Instytucji Zarządzającej PO WER dotyczące szacowania wartości zamówień przez beneficjentów.

Zgodnie z podrozdziałem 6.5.1 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020: „szacowanie wartości zamówienia publicznego jest dokonywane z należytą starannością, z uwzględnieniem ewentualnych zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 oraz art. 134 ust. 6 pkt 3 i 4 ustawy Pzp lub zamówień publicznych, o których mowa w sekcji 6.5.3 pkt 15 Wytycznych i jest dokumentowane, (...ustalając wartość zamówienia publicznego, należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek:

• usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie (tożsamość przedmiotowa)
• możliwe jest udzielenie zamówienia publicznego w tym samym czasie (tożsamość czasowa)
• możliwe jest wykonanie zamówienia publicznego przez jednego wykonawcę (tożsamość podmiotowa).

W przypadku udzielania zamówienia publicznego w częściach (z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych), wartość zamówienia publicznego ustala się jako łączną wartość poszczególnych jego części.

Powyższe uregulowania z Wytycznych mają zastosowanie zarówno do beneficjentów zobligowanych, przy udzielaniu zamówień publicznych, do stosowania przepisów wynikających z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.), zwanej dalej „pzp", jak również do beneficjentów zobligowanych przy udzielaniu zamówień publicznych, na podstawie umowy o dofinansowanie, do stosowania zasady konkurencyjności.

Niemniej jednak, zgodnie z pkt 3 podrozdziału 6.5.3 Wytycznych, tylko w przypadku beneficjentów podmiotowo zobowiązanych do pzp: „zasadę konkurencyjności uznaje się za spełnioną, jeżeli postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzone jest na zasadach i w trybach określonych w ustawie pzp", zaś na podstawie pkt 4 podrozdziału 6.5.3 Wytycznych tylko w przypadku podmiotów nie zobligowanych do stosowania pzp wartość ustala się w odniesieniu do danego projektu.

Powyższe wynika z faktu, że podmioty zobowiązane do stosowania przepisów pzp, nawet przy udzielaniu zamówień poniżej progów wynikających z ww. ustawy, tj. przy udzielaniu zamówień, zgodnie z zasadą konkurencyjności, powinni stosować to samo podejście do sumowania zamówień, co w pzp. Oznacza to, że przy sumowaniu należy uwzględnić zamówienia w ramach wszystkich realizowanych projektów współfinansowanych ze środków unijnych oraz zamówień dotyczących działalności pozaprojektowej Zamawiającego. Beneficjenci ci powinni mieć na względzie nie tylko zapisy ustawy pzp oraz Wytycznych, w tym zalecenia i rekomendacje wskazane w Załączniku 1 do Wytycznych, ale także cały dorobek orzecznictwa w zakresie pzp.

Zgodnie z pkt 4 podrozdziału 6.2 Wytycznych: „w przypadku wydatków o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), oraz w przypadku zamówień publicznych, dla których nie stosuje się procedur wyboru wykonawcy, o których mowa w podrozdziale 6.5 Wytycznych, istnieje obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej beneficjenta lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych w celu wybrania najkorzystniejszej oferty".
Powyższy zapis dotyczy dwóch przypadków:

• wydatków od 20 do 50 tys. PLN netto (tj. pojedynczych wydatków, co do których nie mają zastosowania zapisy odnoszące się do sumowania zamówień w ramach trybów konkurencyjnych);
• zamówień powyżej 50 tys. PLN netto, dla których nie stosuje się zasady konkurencyjności i pzp (nie dotyczy zamówień dodatkowych i uzupełniających).

W praktyce oznacza to, że beneficjent zobligowany jest do przeanalizowania, czy w ramach realizowanego projektu współfinansowanego ze środków UE występują zamówienia, co do których zastosowanie ma pzp bądź zasada konkurencyjności. Jeśli nie, to następnie należy przeanalizować, czy w ramach projektu występują wydatki o wartości od 20 do 50 tys, PLN netto, co do których ma zastosowanie tzw. tryb uproszczony. W takim przypadku (tj. wydatki o ww. wartości oraz zamówienia, dla których nie stosuje się zasady konkurencyjności i pzp) beneficjent sam decyduje o sposobie prowadzenia procedury; nie ma odgórnie określonych szczegółowych procedur, do których beneficjent byłby zobowiązany. Obligatoryjność zapisu pkt 4 podrozdziału 6.2 Wytycznych odnosi się do dokonania i udokumentowania rozeznania rynku co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej beneficjenta lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych w celu wybrania najkorzystniejszej oferty.

Obowiązek wybrania najkorzystniejszej oferty nie musi odnosić się do ceny, mogą być brane pod uwagę inne wymagania. Natomiast rozeznanie rynku beneficjent może dokonać samodzielnie, np. poprzez wyszukanie ofert na stronach internetowych i wysyłanie zapytań do potencjalnych wykonawców. Ważne jest, aby została zachowana przejrzystość procesu wyboru. Natomiast w przypadku pojedynczych wydatków o wartości poniżej 20 tys. PLN netto, beneficjent dokonuje zakupów na podstawie faktycznie poniesionych wydatków, bez konieczności upublicznienia informacji o danym zakupie.