Często zadawane pytania - Obowiązki informacyjno-promocyjne w projekcie

Zgodnie z najnowszą wersją Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji (24 marca 2025 r.):

Tablicę informacyjną umieść w miejscu realizacji projektu, np. tam, gdzie prowadzone są prace budowlane lub infrastrukturalne lub instalujesz sprzęt (miejsce dobrze widoczne i ogólnie dostępne). Jeśli prace prowadzone są w kilku lokalizacjach, należy ustawić kilka tablic w kluczowych dla projektu miejscach (np. jeśli prace budowlane lub infrastrukturalne prowadzone są również u któregoś z partnerów projektu, to tam też powinna się znaleźć tablica).

Jeżeli realizujesz projekt, ale nie przewidujesz w nim prac budowlanych lub infrastrukturalnych, a planujesz zakup sprzętu, to tablicę umieść np. na budynku siedziby lub przed budynkiem, gdzie zostanie zainstalowany sprzęt, czyli w miejscu realizacji projektu.

Jeśli prowadzisz prace (lub instalujesz sprzęt) w kilku lokalizacjach, ustaw kilka tablic w kluczowych dla projektu miejscach.

Tak, należy umieścić tablicę informacyjną.

W przypadku, gdy w ramach projektu kupowany jest sprzęt / wyposażenie / urządzenia, a koszt całkowity projektu w przypadku dofinansowania z EFS+ przekroczył 100 000 euro, konieczne jest umieszczenie tablicy. Zgodnie ze stanowiskiem KE należy umieścić tablicę nawet jeśli zakup sprzętu nie był głównym celem projektu lub wartość zakupu stanowiła niewielką część całego dofinansowania projektu.

Niestety na poziomie rozporządzenia nie została ustalona definicja „sprzętu" i nie ma katalogu określającego wszystkie takie przedmioty / urządzenia / wyposażenie itp.
W takim przypadku tablicę informacyjną (obowiązkową) można umieścić na budynku MOPS, PCPR czy GOPS - jest to bardziej logiczne i ma większe walory informacyjne dla np. potencjalnych uczestników; zwłaszcza że MOPS, PCPR czy GOPS to jednostki organizacyne beneficjenta.
Publikacja opisu projektu na profilu w mediach społecznościowych jest obowiązkowa, nawet jeśli beneficjent posiada oficjalną stronę internetową i na niej także publikuje opis projektu. W przypadku braku profilu w mediach społecznościowych, należy go założyć (założenie profilu nie wiąże się z kosztami).
Nie trzeba stosować motywu przewodniego marki FE na papierze firmowym dotyczącym projektu. Obowiązkowe jest natomiast umieszczenie ciągu znaków - w nagłówku lub w stopce pisma.
Nie należy zamieszczać informacji słownej o współfinansowaniu pod zestawieniem znaków. Uznaje się, że opis przy poszczególnych znakach jest wystarczający i stanowi pełną informację.
Zgodnie z zapisami rozporządzenia ogólnego oraz „Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji", obowiązki w zakresie działań informacyjno-promocyjnych ciążą na beneficjencie prowadzącym projekt dofinansowany z Funduszy Europejskich.
To beneficjent jest zobowiązany do umieszczenia plakatu/plakatów w miejscu/miejscach realizacji projektu. Również w przypadku naklejek, to beneficjent jest zobowiązany do umieszczenia ich na wyposażeniu, sprzęcie i środkach transportu powstałych lub zakupionych w projekcie.

Ostateczni odbiorcy wsparcia (uczestnicy projektu) nie mają obowiązków w zakresie informacji i promocji projektów. Beneficjent może ich zobowiązać do stosowania np. plakatów, na podstawie umowy, którą z nimi podpisuje, ale nie jest to wymagane.
Obowiązek poinformowania opinii publicznej oraz uczestników projektu o uzyskanym dofinansowaniu, w tym umieszczenia opisu projektu w mediach społecznościowych jest w gestii beneficjenta. Nie ma jednak przeszkód, aby ta sama informacja pojawiła się również na profilu realizatora.
Taka forma nie jest dopuszczalna. Konieczne jest zamieszczenie pełnego opisu projektu w mediach społecznościowych.
Beneficjent jest zobowiązany do umieszczenia naklejek na wyposażeniu, sprzęcie i środkach transportu powstałych lub zakupionych w projekcie dofinansowanym z Funduszy Europejskich.

Naklejki należy umieścić na:
  • sprzętach, maszynach, urządzeniach (np. maszyny i urządzenia produkcyjne, laboratoryjne, komputery, laptopy, tablety, drukarki)
  • środkach transportu (np. samochodach, radiowozach, tramwajach, autobusach, wagonach kolejowych)
  • aparaturze (np. laboratoryjnej, medycznej) itp.
Nie należy umieszczać naklejek na przedmiotach użytku codziennego, których znaczenie ma charakter pomocniczy / dodatkowy w projekcie (np. meble, akcesoria biurowe, np. lampki biurkowe, drobne elementy wyposażenia pomieszczeń, np. wieszaki itp.). Naklejki muszą znajdować się w dobrze widocznym miejscu.
Jeśli w tym samym miejscu realizujesz kilka projektów, które musisz oznaczyć tablicami lub jeśli w późniejszym terminie otrzymasz dalsze finansowanie, możesz umieścić jedną, wspólną tablicę informacyjną. Wygląd wspólnej tablicy musi być zgodny z zasadami określonymi w Księdze Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021-2027.
Plakat musi być w układzie poziomym
Obowiązki związane z oznaczaniem miejsca realizacji projektu zależą od rodzaju projektu oraz całkowitego kosztu projektu.

Tablicę informacyjną umieszczasz, gdy projekt obejmuje prace budowlane, działania w zakresie infrastruktury, inwestycje rzeczowe lub zakup sprzętu oraz jest wspierany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Funduszu Spójności i jego całkowity koszt przekracza 500 tys. euro.

Obowiązek dotyczy Ciebie także, gdy projekt obejmuje prace budowlane, działania w zakresie infrastruktury, inwestycje rzeczowe lub zakup sprzętu oraz jest wspierany z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji, Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej i jego całkowity koszt przekracza 100 tys. euro.

Plakat umieszczasz, gdy nie masz obowiązku umieszczenia tablicy. Musisz wówczas umieścić co najmniej jeden plakat informujący o projekcie, o wymiarze min. A3 (orientacja pozioma) lub podobnej wielkości elektroniczny wyświetlacz.
Nie. Beneficjent nie może zmniejszyć rozmiaru czcionki / zmienić układu treści na tablicy. W przypadku gdy tytuł realizowanego projektu przekracza 150 znaków, dopuszcza się możliwość modyfikacji / skrócenia ww. tytułu do 150 znaków tak, by był zrozumiały dla odbiorców oraz by trafnie oddawał sens przedsięwzięcia i mieścił się na tablicy w określonym limicie znaków.
Założenie nowej strony internetowej nie jest obowiązkowe. Od momentu podpisania umowy o dofinansowanie, obowiązkowe jest posiadanie i prowadzenie profilu w mediach społecznościowych (przynajmniej jeden profil).
 
Jeżeli beneficjent posiada już stronę internetową, należy również na niej zamieścić minimalny zakres informacji, obowiązkowy dla każdego projektu:
  • tytuł projektu lub jego skróconą nazwę (maksymalnie 150 znaków)
  • podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej czyli: znak Funduszy Europejskich, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej i znak Unii Europejskiej
  • zadania / działania, które będą realizowane w projekcie (opis, co zostanie zrobione, zakupione etc.)
  • grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta)
  • cel lub cele projektu
  • efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów)
  • wartość projektu (całkowity koszt projektu)
  • wysokość wkładu Funduszy Europejskich
  • hasztagi: #FunduszeUE lub #FunduszeEuropejskie.
Dodatkowo zaleca się zamieszczanie zdjęć, grafik, materiałów audiowizualnych oraz harmonogramu projektu, prezentującego jego główne etapy i postęp prac.
Obowiązki informacyjne należy wypełniać od momentu uzyskania dofinansowania, tj. podpisania umowy o dofinansowanie, do końca realizacji projektu lub do końca okresu trwałości projektu, który został określony w umowie. W tym okresie należy wypełniać obowiązki, jakie są zapisane w umowie o dofinansowanie i stosować zasady opisane w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta.
 
Może się zdarzyć, że zanim umowa o dofinansowanie zostanie podpisana, zechcesz np. podczas prowadzenia kampanii promującej przedsięwzięcie, posłużyć się znakiem Funduszy Europejskich, znakiem barw RP oraz znakiem UE. Nie można jednak tego zrobić. Z używaniem tych oznaczeń należy poczekać na uzyskanie dofinansowania.