Kontrola w projekcie

Nieprawidłowości, uchybienia i najczęściej popełniane błędy stwierdzone w wyniku kontroli projektów realizowanych w ramach PO WER w roku obrachunkowym 01.07.2015r. – 30.06.2016r. i w następnych okresach sprawozdawczych (aktualizacja wg stanu na 30.06.2021r.)

Kontrolowane obszary realizacji projektu:

Zgodność rzeczowa realizacji projektu, w tym zgodność podejmowanych działań merytorycznych z celami projektu i prawidłowość realizacji zadań związanych
z monitorowaniem projektu:

Niedostateczny nadzór Beneficjenta nad poprawnością realizacji staży zawodowych
w zakresie wypełnienia przez organizatorów ich obowiązków;
Błędy w pkt. „Postęp rzeczowy realizacji projektu" we WNP;
Niepełne monitorowanie przez Beneficjenta sytuacji uczestników po zakończeniu udziału
w projekcie;
Realizacja szkolenia w większym wymiarze godzin, niż wynika to z zatwierdzonego przez Urząd Dozoru Technicznego programu szkoleniowego;
Brak przedstawienia kontrolującym programu szkolenia oraz nieudokumentowanie spełniania kryterium premiującego w projekcie;
Brak dat na oświadczeniach uczestników odnośnie korzystania przez nich z usługi cateringowej podczas szkoleń bez jednoczesnego wskazania okresów faktycznego korzystania z wyżywienia;
Brak udokumentowania dokonywania wstępnej weryfikacji kandydatów w zakresie wyboru przez nich szkolenia zawodowego, jak również uzasadnienia prowadzenia takich działań przed utworzeniem IPD dla uczestnika. Brak dostatecznego zindywidualizowania tematyki szkoleń zawodowych dla uczestników projektu;
Brak wykazania we WND, a także bazie SL2014 osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych jako personelu projektu.
Niski poziom osiągniętych przez Beneficjenta założonych we WND wskaźników rezultatu oraz produktu co może skutkować niezrealizowaniem założeń merytorycznych projektu lub brak osiągnięcia założonego ich poziomu ;
Przekazanie materiałów piśmienniczych osobie, która nie jest uczestnikiem projektu;
Uchybienia w realizacji staży zawodowych (m. in.: opóźnienia w wypłacie stypendiów, brak opiekuna stażu, brak szkolenia z zakresu bhp i ppoż., złożenie podpisu na liście obecności stażysty w dniu ustawowo wolnym od pracy, brak wskazania w umowie oraz w programie stażu wymiaru godzin odbywania stażu, wadliwe zapisy odnośnie terminu wypłaty stypendiów stażowych w umowach z uczestnikami, nieprecyzyjne zapisy w zawartych umowach na opiekę stażową w ramach projektu w zakresie sposobu ustalenia wysokości wynagrodzenia opiekuna stażu, rozpoczęcie stażu przez uczestników projektu bez wymaganych badań lekarskich dopuszczających do stażu na zajmowanym stanowisku);
Opóźnienia w realizacji projektu w stosunku do harmonogramu we WND;
Brak dokumentów potwierdzających przekazanie certyfikatów ukończenia szkolenia oraz wadliwe zapisy odnośnie terminu wypłaty stypendiów szkoleniowych w umowach z uczestnikami oraz brak realizacji płatności świadczeń w tym zakresie;
Zawarcie w umowach uczestnictwa w projekcie oraz w umowach na realizację szkolenia zawodowego zbyt rygorystycznych zapisów zobowiązujących uczestników zwrotu środków w przypadku przekroczenia przez nich dozwolonej umową liczby nieusprawiedliwionych nieobecności na zajęciach lub przerwania uczestnictwa w projekcie;
Zawarcie w umowach na realizację szkolenia zawodowego oraz w trójstronnych umowach stażowych nieprawidłowego zapisu, zgodnie z którym termin wypłaty stypendium szkoleniowego oraz zwrotu kosztów dojazdu (w przypadku szkoleń) określony w umowie uzależniony jest od posiadania przez Beneficjenta środków na koncie projektu;
Rozbieżności przy wskazywaniu godzinowej stawki oraz ogólnej kwoty stypendium szkoleniowego (wraz ze składkami ZUS) pomiędzy umowami uczestnictwa w projekcie, umowami szkoleniowymi i listami wypłat stypendiów szkoleniowych, błędy w umowach uczestnictwa w projekcie dotyczące wymiaru godzinowego i kwoty stypendium szkoleniowego;
Rozbieżności w ilości godzin zrealizowanego szkolenia zawodowego względem opracowanych planów jakości, na podstawie których dane szkolenie jest realizowane, niezgodność faktycznej liczby godzin zajęć zrealizowanych w ciągu jednego dnia z zawartymi w tym zakresie umowami na realizację szkolenia oraz brak precyzyjnych informacji na listach obecności ze szkolenia o liczbie zrealizowanych godzin wsparcia;
Wykupienie polisy NNW na czas odbywania stażu zawodowego na okres krótszy niż faktyczna realizacja tej formy wsparcia;
Różnica pomiędzy liczbą uczestników projektu, którym certyfikowano szkolenie zawodowe a warunkami umowy w tym zakresie;
Brak dokumentów potwierdzających otrzymanie materiałów szkoleniowych oraz korzystania z przerw kawowych w ramach szkoleń/kursów;
Liczne uchybienia, braki i rozbieżności w dokumentacji merytorycznej potwierdzającej realizację form wsparcia skutkujące trudnościami w potwierdzeniu zgodności form wsparcia z założeniami WND oraz zawieranymi umowami;
Rozbieżności pomiędzy wyjaśnieniami Lidera partnerstwa odnośnie liczby wypłaconych stypendiów szkoleniowych dla uczestników projektu, a faktyczną liczbą osób biorących udział w szkoleniach;
Rozbieżności pomiędzy umowami trójstronnymi na zorganizowanie stażu, a programami staży odnośnie wskazywania opiekunów staży lub brak wskazania opiekuna i nieprecyzyjny zapis odnośnie kwoty przyznanego stypendium stażowego, wydanie opinii ze stażu z datą wcześniejszą niż zakończenie stażu wynikające z zawartych umów trójstronnych;
Brak właściwego dokumentu odzwierciedlającego faktyczny godzinowy wymiar wsparcia dla każdego uczestnika projektu korzystającego z pośrednictwa pracy;
Opóźnienia w przekazywaniu Liderowi partnerstwa przez Partnera informacji od uczestników projektu dotyczących podjęcia zatrudnienia, skutkujące korzystaniem z pośrednictwa pracy po dniu kiedy faktycznie zakończyli swój udział w projekcie;
Przeprowadzenie dla uczestniczki projektu zajęć praktycznych przed zajęciami teoretycznymi w module Prawo jazdy kategorii B;
Brak spełnienia przez Beneficjenta kryterium dostępu w zakresie prawidłowej ilości zakwalifikowanych do projektu osób długotrwale bezrobotnych oraz biernych zawodowo;
Brak dat na dokumentach związanych z potwierdzeniem przez uczestników odbioru przez nich zaświadczeń i/lub certyfikatów ukończenia szkoleń w projekcie;
Przystąpienie uczestników do stażu bez ważnych badań lekarskich dopuszczających do stażu na zajmowanym stanowisku;
Odbywanie stażu przez uczestniczkę projektu przez 6 dni w tygodniu, w tym w soboty;
Udzielenie stażystom dni wolnych od pracy niezgodnie z zapisami umów trójstronnych o organizację stażu;
Beneficjent nie poddał się kontroli, nie zostało spełnione kryterium dostępu tj. „Projektodawca w okresie realizacji projektu prowadzi biuro projektu (lub posiada siedzibę, filię, delegaturę, oddział czy inną prawnie dozwoloną formę organizacyjną działalności podmiotu) na terenie województwa łódzkiego z możliwością udostępnienia pełnej dokumentacji wdrażanego projektu oraz zapewniające uczestnikom projektu możliwość osobistego kontaktu z kadrą projektu" oraz Beneficjent nie poinformował IP o zaprzestaniu funkcjonowania biura projektu
i ewentualnej zmianie miejsca przechowywania dokumentacji projektowej – zaniechania stanowiące przesłanki do rozwiązania umowy o dofinasowanie;
Brak zachowania jakości i efektywności szkolenia nadmierny wymiar dzienny godzin zajęć;
Niedostateczna frekwencja uczestników w całym okresie realizacji szkolenia (w żadnym dniu szkolenia nie było zakładanego kompletu osób), błędne, ryczałtowe rozlicznie kosztów cateringu bez odniesienia do faktycznej liczby osób uczestniczących w szkoleniu.
Nieprawidłowe sprawozdawanie z poziomu osiągniętych wskaźników oraz brak dokumentacji potwierdzającej prawidłowość wykazywanych danych.
Wynajem sal na prowadzenie zajęć w projekcie od podmiotu, który nie posiadał tytułu prawnego do dysponowania pomieszczeniami;
Wskazanie w zawartych umowach na realizację szkoleń zawodowych błędnych okresów realizacji usługi;
Brak dokonania wypłaty stypendium szkoleniowego w przypadku uczestników, którzy już zakończyli udział w szkoleniach;
Istotne różnice pomiędzy podpisami uczestników projektu na dokumentach związanych z realizowanymi przez nich stażami zawodowymi (w tym w szczególności na listach obecności ze staży).

Prawidłowość realizacji polityk horyzontalnych w tym równości szans oraz niedyskryminacji i równości szans płci:

Brak przeszkolenia pracownika projektu z zakresu równości szans, w tym płci, niedyskryminacji i pracy z osobami z niepełnosprawnościami;
Dyskryminujące sformułowania (w zakresie wieku i płci) używane w ogłoszeniu o naborze do projektu.

Kwalifikowalność uczestników projektu oraz prawidłowość przetwarzania danych osobowych:

Błędy w zakresie danych uczestników wykazywanych w SL2014;
Niekompletna lista uczestników projektu sporządzona dla potrzeb kontroli;
Brak pełnego dostosowania dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych do obowiązujących przepisów. Stosowanie przez Beneficjenta niekompletnej treści oświadczenia uczestnika, stanowiącego Załącznik nr 6 do umowy o dofinansowanie;
Niewykazanie zbioru SL2014 w Polityce bezpieczeństwa Beneficjenta;
Zamieszczenie we wzorach dokumentów składanych przez uczestników projektu niewłaściwego zapisu o odpowiedzialności karnej za składanie oświadczeń niezgodnych
z prawdą;
Gromadzenie w teczkach uczestników kserokopii ich dowodów osobistych;
Zawarcie umowy uczestnictwa w projekcie po przeprowadzeniu indywidualnego i grupowego doradztwa zawodowego a nie przed pierwszą formą wsparcia;
Błędy w formularzach zgłoszeniowych oraz na oświadczeniach złożonych przez uczestników projektu w zakresie ich statusu na rynku pracy, brak odpowiednich zapisów w formularzach zgłoszeniowych dotyczących weryfikacji, czy kandydat spełnia kryterium wyłączenia z grupy objętej wsparciem w ramach Poddziałania 1.3.1 POWER;
Brak przejrzystości prowadzonego procesu rekrutacji w odniesieniu do przyznawania punktacji potencjalnym kandydatom i oceny spełnienia kryteriów, braki formalne i rozbieżności w dokumentach składanych przez uczestników chcących wziąć udział w projekcie oraz brak przejrzystości w kwalifikowaniu uczestników na listy rankingowe, nie przestrzeganie w pełni zapisów przyjętego Regulaminu rekrutacji do projektu oraz zapisów zawartych we WND w zakresie rekrutacji uczestników do projektu;
Kwalifikowanie do udziału w projekcie osób niespełniających kryteriów kwalifikowalności, co wiąże się z potencjalnym niespełnieniem kryteriów dostępu określonych dla projektu;
Powierzenie przetwarzania danych osobowych uczestników firmie zewnętrznej w sposób niezgodny z postanowieniami § 21 umowy o dofinansowanie;
W ewidencjach osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w ramach projektu brak wskazania identyfikatorów osób upoważnionych do ich przetwarzania;
Błędy formalne w dokumentacji rekrutacyjnej składanej przez uczestników do projektu, brak spójności w zakresie dat podpisywanych przez uczestników projektu dokumentów rekrutacyjnych;
Zawarcie w umowie powierzania przetwarzania danych osobowych nieuprawnionego zapisu dotyczącego wskazania zakresu danych osobowych powierzonych podmiotowi w sposób niejednoznaczny.
Brak prawidłowego zabezpieczenia dokumentacji związanej z realizowanym projektem przed dostępem osób trzecich;
Błędne określenie w Regulaminach rekrutacji uczestników do projektu grupy docelowej do której skierowany jest projekt;
Błędy w zakresie wprowadzenia do aplikacji SL2014 danych uczestników projektu.

Prawidłowość rozliczeń finansowych:

Sfinansowanie i rozliczenie w ramach projektu kosztów badań lekarskich osoby, która nie jest uczestnikiem projektu, skutkujące uznaniem wydatku za nieprawidłowość (w ramach Poddziałania 1.1.2 po konsultacjach z IZ w tej sprawie ustalono wyłączenie tej osoby z SL2014 i zwrot kosztów badań lekarskich na rachunek dysponenta);
Rozliczenie we WNP kosztów pośrednich w wysokości niezgodnej (niższej) z ustaloną w umowie o dofinansowanie stawką ryczałtową;
Nieprawidłowe przyporządkowanie wydatków przewidzianych na realizacje poszczególnych zadań w Zestawieniu dokumentów w zatwierdzonym WNP;
Błędy w danych w Zestawieniu dokumentów we WNP (np. złe i niekompletne daty oraz numery dokumentów);
Błędy w treści minimalnego zakresu opisu dowodu księgowego lub jego brak na dowodach księgowych rozliczonych we WNP;
Zwrot kosztów przejazdu uczestników projektu na doradztwo zawodowe bez złożenia przez nich wniosków o refundację;
Błędny sposób rozliczania w ramach projektu składek na ubezpieczenie społeczne w danych okresach rozliczeniowych;
Zatwierdzenie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym dokumentów po faktycznej ich zapłacie;
Rozliczanie faktur za wynajem sal na indywidualne doradztwo zawodowe, grupowe poradnictwo zawodowe oraz catering na grupowym poradnictwie zawodowym niezgodnie
z warunkami zawartej umowy i faktyczną realizacją usług;
Rozbieżność pomiędzy ewidencją księgową projektu a wydatkami kwalifikowalnymi wykazanymi w złożonych WNP;
Błędy w umowach w zakresie określenia charakteru usługi, braku wskazania ceny jednostkowej za przeprowadzenie danej formy wsparcia oraz błędy odnośnie sposobu rozliczania udzielonych zaliczek oraz informacji o płatnościach zaliczkowych w złożonych WNP;
Brak poinformowania uczestników projektu o pomniejszeniu wypłaty stypendium stażowego z tytułu nieprawidłowych wypłat oraz wypłata stypendium stażowego za jeden dzień mniej niż wynika z okresu odbywania stażu.
Brak odpowiedniego nadzoru nad sposobem rozliczeń w projekcie skutkujący stwierdzeniem wydatków niekwalifikowalnych wm.in. w zakresie: rozbieżności w rozliczaniu usług, wykazywanie we WNP wydatków w wysokości wyższej niż wynika z źródłowych dokumentów księgowych, zwrotu kosztów dojazdu na poszczególne formy wsparcia, rozliczenia egzaminów potwierdzających kwalifikacje i umiejętności dla większej ilości osób niż to wynika z dokumentacji merytorycznej, nieprawidłowego ustalenia wysokości stypendiów stażowych i ich wypłacenia w zawyżonej wysokości;
Nieprawidłowe ustalenie wysokości stypendiów stażowych i ich wypłacenie w zaniżonej wysokości;
Brak kompletnej dokumentacji potwierdzającej prawidłowość wypłaty zwrotu kosztu dojazdu na szkolenie;
Wydatki niekwalifikowalne w ramach kosztów bezpośrednich dotyczące nieopłaconych w terminie składek na ubezpieczenie społeczne oraz nieprawidłowego udokumentowania wydatku w zakresie wynagrodzenia opiekuna stażu;
Zlecenie usługi merytorycznej niezgodnie z założeniami WND, jak również niezgodnie z podziałem zadań wskazanym w umowie partnerskiej;
Naliczenie i odprowadzenie składek na Fundusz Pracy od stypendiów stażowych uczestników projektu, w sytuacji gdy na liście wypłat stypendiów naliczona została kwota stypendium stażowego niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę;
Brak zgodności pomiędzy kwotami łącznymi przelewów do ZUS a wysokością składek zapłaconych na podstawie List wynagrodzeń składek ZUS rozliczonych w złożonych WNP;
Sporządzenie list wypłat po faktycznej wypłacie stypendiów stażowych;
Zbyt ogólne zapisy w zawartej umowie w zakresie płatności oraz zawarcie zapisów, iż płatność nastąpi bezpośrednio po rozpoczęciu realizacji szkoleń zawodowych;
Prowadzenie wspólnej ewidencji księgowej przez Lidera partnerstwa i Partnera;
Wydatki niekwalifikowalne w ramach kosztów bezpośrednich w związku z dokonaniem zakupu materiałów szkoleniowych oraz podręczników w ilości większej, niż liczba uczestników, która potwierdziła odbiór wskazanych materiałów;
Naliczenie stypendium stażowego za pełny przepracowany miesiąc, podczas gdy staż odbywał się w niepełnym miesiącu;
Nierozliczenie wkładu własnego (finansowanego w ramach kosztów pośrednich) na poziomie określonym w umowie o dofinansowanie;
Niezgodność kwoty dokonanego zwrotu dofinansowania w końcowym rozliczeniu projektu
z rozliczonymi i przedstawionymi do rozliczenia we WNP wydatkami;
Ujęcie w wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków, które nie zostały rozliczone
i przedstawione do rozliczenia we WNP przy końcowym rozliczeniu projektu;
Niekwalifikowalność wydatków związanych z wypłaceniem uczestnikom projektu zwrotu kosztów dojazdu w kwocie wyższej, niż wynikająca z faktycznego ich uczestnictwa w stażu;
Niekwalifikowalność wydatków w związku naliczeniem składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych od wypłaconych stypendiów szkoleniowych i stażowych.
Niekwalifikowalność stypendium stażowego uczestnika z tytułu nienależnie pobranego świadczenia oraz wszystkich kosztów związanych z udziałem w stażu zawodowym (uczestnik świadczył pracę na rzecz innego podmiotu w trakcie trwania stażu);.
Brak przejrzystości działań związanych z dokonywania refundacji wydatków z wyodrębnionego rachunku projektu;.
Nieuwzględnienie w rozliczeniach wydatków poniesionych z tytułu realizacji szkoleń zawodowych wartości nałożonej korekty finansowej ustalonej w wyniku kontroli;
Opóźnienia w przekazywaniu składek do ZUS naliczonych od wypłaconych stypendiów stażowych;
Nieprzedstawienie kontrolującym wydruków z wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu oraz dokumentacji związanej z prowadzeniem wyodrębnionego rachunku bankowego projektu Partnera, w tym historii dokonywanych przez niego operacji finansowych związanych z projektem;
Niekwalifikowalność wydatków wniesionych w ramach wkładu własnego (brak potwierdzenia jego sfinansowania, mimo rozliczenia we WNP);
Nieprzedstawienie dokumentacji potwierdzającej kwalifikowalność podatku VAT w projekcie.

Poprawność udzielania zamówień publicznych:

Błędy formalne w zakresie przeprowadzonego postępowania w oparciu o przepisy ustawy Pzp w zakresie prawidłowego wypełnienia protokołu z przeprowadzonego zamówienia publicznego oraz organizacji pracy komisji przetargowej;
Brak pełnego udokumentowania sposobu przeprowadzenia szacowania zamówienia oraz rozbieżności pomiędzy dokumentami dotyczącymi tej czynności.

Poprawność stosowania zasady konkurencyjności i rozeznań rynku:

Niedochowanie wymaganego 7 dniowego terminu na składanie ofert, w ramach postępowań prowadzonych w trybie zasady konkurencyjności;
Niedochowanie obowiązku upublicznienia wyników postępowań, prowadzonych w trybie zasady konkurencyjności;
Brak oświadczeń o braku powiązań kapitałowych i osobowych z wykonawcami biorącymi udział w badanych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w ramach zasady konkurencyjności;
Brak upublicznienia na stronie internetowej Beneficjenta zapytania ofertowego lub brak potwierdzeń dokumentujących fakt upublicznienia zapytań ofertowych na stronie internetowej Beneficjenta, przekazywanie oferentom zapytania ofertowego w niewłaściwym terminie;
Liczne błędy o charakterze omyłek pisarskich w zapytaniach ofertowych i protokołach, dokumentujących przebieg badanych postępowań;
Nieprawidłowości w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu odnośnie wyboru indywidualnych doradców zawodowych oraz wykonawcy grupowego poradnictwa zawodowego, skutkujące nałożeniem korekt finansowych;
Braki w ofercie w odniesieniu do potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu;
Naruszenie procedury udzielenia zamówienia na realizację szkoleń w zakresie określenia przedmiotu zamówienia, skutkujące nałożeniem korekty finansowej;
Sporządzenie protokołu wyboru oferty w ramach zasady konkurencyjności w ostatnim dniu upływu terminu na składanie ofert;
Uchybienia w zakresie skonstruowania prawidłowego zapytania ofertowego w odniesieniu do nieprecyzyjnego opisu przedmiotu zamówienia i określeniu niezgodnych w Wytycznymi warunków zmiany umowy;
Naruszenie Zasady konkurencyjności przy udzieleniu zamówienia na realizację szkolenia,
a następnie zastosowanie nieuprawnionego rozeznania rynku przy wyborze wykonawcy na ww. szkolenie;
Realizacja indywidualnego poradnictwa zawodowego dla uczestników projektu w wymiarze
i na warunkach niezgodnych z zawartą umową w tym zakresie z Wykonawcą usługi, a także w sposób naruszający warunki udzielonego zamówienia w trybie określonym dla Zasady konkurencyjności;
Wybór wykonawców na przeprowadzenie szkoleń, którzy nie spełnili warunków postawionych w zapytaniu ofertowym a następnie podzlecili wykonanie usług;
Niedopełnienie obowiązku dotyczącego konieczności dokonania rozeznania rynku
w przypadku wynajmu sal na pośrednictwo pracy i doradztwo zawodowe oraz realizacji zamówienia na wykonanie usługi cateringowej dla uczestników szkoleń;
Uchybienia formalne w przeprowadzonej procedurze wyboru wykonawcy usługi szkoleniowej w zakresie: braku informacji potwierdzających wpływ złożonych przez potencjalnych wykonawców ofert, niekompletności protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty oraz braku upublicznienia wyniku postępowania;
Zawarcie umowy na realizację szkolenia z podmiotem powiązanym bez uzyskania uprzedniej zgody IP;
Stosowanie w opisie przedmiotu zamówienia zbyt rygorystycznych zapisów odnośnie przewidywanych kar umownych;
Nieprawidłowości w procedurze zasady konkurencyjności w zakresie niejednoznacznego opisu przedmiotu zamówienia oraz ograniczenia kręgu potencjalnych wykonawców skutkujące nałożeniem korekt finansowych;
Faktyczna realizacja szkoleń przez podmiot, który nie został wybrany w ramach procedury zasady konkurencyjności.
Brak pozyskania odpowiedniej ilości ważnych ofert w ramach prowadzonego rozeznania rynku prowadzonego bez zamieszczenia zapytania ofertowego na stronie internetowej Beneficjenta,
Nieprecyzyjny opis sposobu przyznawania punktów w kryterium „doświadczenie trenera",,
Niezgodność Kodów CPV wskazanych w zapytaniach ofertowych, stanowiących załączniki do ogłoszeń oraz w Bazie konkurencyjności;
Zastosowanie zawężających konkurencję warunków udziału w postępowaniach oraz nieprawidłowych, naruszających zasadę równego traktowania wykonawców kryteriów oceny ofert w badanych postępowaniach na realizację szkoleń zawodowych prowadzonych w trybie Zasady konkurencyjności (w tym w szczególności nieprawidłowego sposobu obliczania punktacji w ramach przyjętych kryteriów);
Naruszenie Wytycznych kwalifikowalności wydatków dot. zapisów odnoszących się do zasady konkurencyjności w zakresie niedozwolonego podziału zamówienia na części skutkującego zastosowaniem nieuprawnionego trybu rozeznania rynku i braku zastosowania zasady konkurencyjności;
Zawarcie umowy z wykonawcą na kwotę znacznie przekraczającą szacunkową wartość zamówienia;
Niedozwolony podział zamówienia i zastosowanie wyboru wykonawców usług realizowanych w projekcie w nieuprawnionej procedurze rozeznania rynku, w miejsce zasady konkurencyjności;
Dokonanie w trybie Zasady konkurencyjności wyboru wykonawcy, który złożył uzupełnione dokumenty po wyznaczonym terminie.

Kwalifikowalność personelu projektu:

Brak dostatecznego udokumentowania, doświadczenia zawodowego personelu projektu, niezgodność wykształcenia personelu projektu z wymogami zawartymi we WND oraz dokumentacji konkursowej;
Brak aktualizacji oświadczenia o nie przekroczeniu 276 godzin zaangażowania zawodowego po zatrudnieniu pracownika do kolejnych projektów;
Brak w protokołach odbioru wykonania umów zlecenia liczby oraz ewidencji godzin pracy w danym miesiącu;
Błędy, braki i rozbieżności w prowadzeniu dokumentacji związanej z angażowaniem osób stanowiących personel projektu, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej (dane wprowadzane do SL2014);
Niezarejestrowanie danych dotyczących formy zaangażowania oraz godzin pracy pracowników w SL2014;
Złożenie przez pracownika dwóch wykluczających się wzajemnie ewidencji czasu pracy;
Brak oświadczeń personelu merytorycznego projektu o nie przekraczaniu 276 godzin miesięcznie złożonych przed lub w dniu zaangażowania do projektu;
Brak precyzyjnego wskazania w umowie zawartej ze Zleceniobiorcą zakresu obowiązków oraz ich wymiaru wykonywanych w ramach Zadania w projekcie, a także wysokości wynagrodzenia finansowanego z tego tytułu w ramach kosztów bezpośrednich;
Brak wykazania w Bazie personelu w SL2014 osoby, wchodzącej w skład personelu merytorycznego projektu.

Poprawność udzielania pomocy publicznej/pomocy de minimis:

Różnica pomiędzy faktycznie udzielanym zakresem pomocy de minimis w stosunku do założeń WND.

Prawidłowość realizacji działań informacyjno – promocyjnych:

Brak zastosowania wymaganych logotypów na dokumentach związanych z realizacją projektu lub stosowania ich niewłaściwej wersji kolorystycznej;
Brak oznaczenia miejsc realizacji wsparcia dla uczestników projektu plakatem formatu A3;
Nieaktualne informacje na stronie internetowej Beneficjenta dotyczące planowanych efektów kontrolowanego projektu;
Brak naniesienia na plakacie informacyjno - promocyjnym informacji o wysokości wkładu finansowego Unii Europejskiej w realizacji projektu;
Brak naniesienia na plakacie informacyjno- promocyjnym hasła „Projekt realizowany w ramach Inicjatywy na rzecz zatrudnienia ludzi młodych";
Niewywiązanie się w pełni z zapisów § 19 umowy o dofinansowanie w którym zobowiązano Beneficjenta do zamieszczania na stronie internetowej projektu harmonogramu zawierającego co najmniej informację o rodzaju wsparcia, dokładną datę, godzinę oraz adres realizacji wsparcia;
Nieumieszczenie na stronach internetowych/portalach ogłoszeniowych, na których prowadzono promocje projektu znaków graficznych, odnoszących się do symboli funduszy europejskich lub programu z którego finansowany jest projekt;
Brak uaktualnienia strony internetowej Lidera partnerstwa w zakresie informacji o zakończeniu realizacji projektu.

Archiwizacja dokumentacji i zapewnienie ścieżki audytu:

Brak dostatecznego udokumentowania spełnienia określonego w Regulaminie konkursu kryterium dostępu;
Przedstawienie niepełnej dokumentacji z realizacji projektu oraz stwierdzone błędy i uchybienia w treści dokumentów merytorycznych uniemożliwiające przeprowadzenie właściwej ścieżki audytu w zakresie prawidłowości realizacji projektu w badanym okresie;
Brak przedstawienia kontrolującym dokumentacji w zakresie wykonania badań lekarskich oraz dokumentu poświadczającego objęcie uczestników szkolenia ubezpieczeniem NNW;
Braki w dokumentacji odnośnie skierowania na staże i zawarcia w tym zakresie umów z pracodawcami;
Nieprawidłowe zarządzanie projektem (m.in. liczne braki w dokumentacji projektu) skutkujące stwierdzeniem niekwalifikowaności kosztów pośrednich rozliczonych i przedstawionych do rozliczenia we WNP;
Brak potwierdzeń w zakresie: skorzystania przez uczestników projektu z indywidualnych konsultacji z doradcą zawodowym; przekazania środków ochrony osobistej; przekazania uczestnikom projektu materiałów dydaktycznych;
Brak dokumentacji poświadczającej prowadzenie działań informacyjno – promocyjnych
w ramach prowadzonej rekrutacji;
Brak pełnej dokumentacji z realizacji zadania staże zawodowe;
Brak dokumentacji dotyczącej zawarcia i rozwiązania umów zawartych na organizację staży;
Brak zgodności wyjaśnień Beneficjenta dotyczących wypłaty stypendiów stażowych i realizacji pośrednictwa pracy z dokumentacją oraz faktyczną realizacją zadania;
Braki i błędy formalne - w składanych przez organizatorów staży wnioskach o zorganizowanie staży zawodowych, umowach dotyczących zasad uczestnictwa w projekcie, formularzach zgłoszeniowych do projektu, umowach stażowych, ankietach monitorujących, umowach zlecenia w projekcie;
Niewłaściwe dane przedstawione przez Lidera Partnerstwa w zestawieniu tabelarycznym dotyczącym realizacji osiągnięcia zakładanych we WND wskaźników.
Brak właściwego udokumentowania przekazania na rachunki bankowe uczestników projektu przelewów świadczeń;
Nieprawidłowe wskazania we WNP miejsc przechowywania dokumentacji projektu.
Błędy w protokołach odbioru usług sporządzanych w celu potwierdzenia poprawnego wykonania przedmiotu umowy;
Aneksowanie umowy na świadczenie usług w projekcie po 2-ch dniach od daty jej zawarcia;

Prawidłowość realizacji projektów partnerskich:

Przekazanie przez Lidera partnerstwa środków na finansowanie kosztów realizacji zadań przez Partnera w wysokości wyższej niż wynikało to z zawartej Umowy partnerskiej;
Brak zawarcia aneksu do umowy partnerskiej w zakresie wskazania aktualnej siedziby Lidera partnerstwa, nieokazanie aneksu do umowy partnerskiej, w którym doprecyzowano nowy podział obowiązków pomiędzy partnerami.

Kontrola w miejscu realizacji projektu (wizyta monitoringowa):

Niezgodność dziennika zajęć z indywidualną listą obecności i programem szkolenia;
Niekompletność wypełnienia: dziennika zajęć, karty zajęć praktycznych, wykazu przedmiotów objętych kursem;
Brak prawidłowego oznakowania dokumentacji ze szkolenia;
Brak objęcia stażystów ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków;
Stosowanie w programach staży zapisów nieodpowiadających w pełnym zakresie wymaganiom wynikającym z Polskich Ram Jakości Praktyk i Staży m.in. brak jednoznacznego podziału na cel edukacyjny i treści edukacyjne;
Niepoprawne, niepełne lub z opóźnieniem wypełnienie listy obecności, karty szkolenia wstępnego oraz błędy w miesięcznych kartach staży co świadczy o braku nadzoru ze strony Organizatora stażu nad przebiegiem stażu;
Zawarcie w umowach stażowych zbyt rygorystycznych zapisów zobowiązujących stażystów do zwrotu kosztów udziału w projekcie w przypadku rozwiązania umowy z winy uczestnika;
Brak należytej staranności w stosowaniu zapisów §19 ust. 4 Umowy o dofinansowanie projektu, dotyczącego zamieszczenia na stronie internetowej Projektu aktualnego szczegółowego harmonogramu udzielania wsparcia w projekcie, brak harmonogramu realizacji staży zawodowych na stronie internetowej projektu, błędne wskazanie przez Beneficjenta miejsca odbywania stażu;
Brak wystarczającej wiedzy wśród uczestników projektu w zakresie źródeł finansowania ich udziału we wsparciu oraz form wsparcia w jakich uczestniczą;
Niezgodny z założeniami WND zapis w umowie na organizację stażu dotyczący partycypowania Pracodawcy w płatności stypendium stażysty.
Nieprawidłowy zapis w umowie na organizację stażu warunkujący wypłatę przysługującemu stażyście stypendium w zależności od posiadanych środków na rachunku wyodrębnionym na potrzebny projektu.
Niezgodność terminu rozpoczęcia stażu określonego w umowie z danymi zawartymi w liście obecności oraz błędny wymiar zrealizowanych godzin stażu wskazany w dzienniku stażu
Przeprowadzenie badań lekarskich dla uczestniczki projektu po dniu rozpoczęcia przez nią stażu i wykonywania czynności na zajmowanym stanowisku
Brak realizacji wypłat zwrotu kosztów dojazdu na szkolenie oraz stypendium stażowego,
Niejasne i wzajemnie się wykluczające zapisy w umowie trójstronnej o zorganizowanie stażu w zakresie terminów wypłaty stypendium stażowego,
Wykupienie polisy NNW dla większej liczy osób niż wynika to z załączonej do polisy listy osób ubezpieczonych oraz po rozpoczęciu przez niektórych z nich odbywania stażu,
Brak faktycznej realizacji szkolenia w terminie wskazanym w harmonogramie, brak doprecyzowania miejsca realizacji poszczególnych szkoleń zawodowych wykazanych
w harmonogramie zamieszczonym na stronie internetowej;
Brak kompletnej dokumentacji merytorycznej z przebiegu szkolenia/stażu w miejscu i czasie jego realizacji;
Brak materiałów szkoleniowych, dydaktycznych przekazanych uczestnikom w miejscu i czasie realizacji szkolenia;
Objęcie uczestników szkolenia usługą cateringu w formie niezgodnej z założeniami WND i Wymaganiami dotyczącymi standardu oraz cen rynkowych będącymi załącznikiem do dokumentacji konkursowej;
Niezgodność liczby uczestników projektu biorących udział w szkoleniu z liczbą osób skierowanych na przedmiotowe szkolenie;
Niezgodne z założeniami WND: program szkolenia, rodzaj materiałów dydaktycznych przekazanych uczestnikom oraz ich zakres tematyczny;
Brak zapewnienia uczestnikom projektu możliwość osobistego kontaktu z kadrą projektu;
Brak oznakowania miejsca realizacji kontrolowanej formy wsparcia;
Rozbieżność między faktycznymi godzinami realizacji stażu, a wymiarem czasu pracy wskazanym w harmonogramie przekazanym przez Beneficjenta;
Niezgodność realizacji staży zawodowych dla uczestniczek projektu z zawartymi w tym zakresie umowami oraz harmonogramem lub zmiana harmonogramu godzin odbywania stażu przez uczestników projektu wprowadzona przez Pracodawcę bez poinformowania o powyższym Beneficjenta;
Brak godzin realizacji stażu przez uczestnika projektu na listach obecności, brak w dokumentacji stażysty wniosku o udzielenie dni wolnych;
Wykonywanie obowiązków przez stażystkę bez nadzoru opiekuna stażu;
Zbyt długi (nieuzasadniony) okres oczekiwania uczestników projektu na udział w stażach po zakończonych szkoleniach;
Brak potwierdzenia przez stażystę obecności w miejscu odbywania stażu oraz realizacja stażu w wymiarze godzinowym, niezgodnym z zapisami umowy stażowej;
Brak przeszkolenia uczestniczki projektu w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych przed dopuszczeniem do wykonywanie zadań w ramach stażu;
Podpisanie przez stażystę z wyprzedzeniem list obecności;
Brak możliwości pełnego powiązania wyposażenia / zakupów ujętych w treści przedstawionych faktur z okazanym sprzętem w miejscach utworzonych stanowisk pracy. W przypadku wybranych faktur dotyczących zakupionego wyposażenia wskazano wyłącznie ogólną nazwę zakupionego sprzętu, co uniemożliwia jednoznaczną identyfikację dokonanych zakupów ze sprzętem znajdującym się w miejscu wyposażonych stanowisk;
Brak objęcia uczestników stażu ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków co jest wymagane w Polskich Ramach Jakości Staży i Praktyk;
Niezgodność miejsca faktycznej realizacji stażu zawodowego z zawartą umową na organizację stażu;
Rażąco niska frekwencja uczestników na szkoleniu w dniu prowadzenia wizyty monitoringowej;
Brak wskazania waloru edukacyjnego stażu w programie stażu opracowanym dla uczestnika projektu;
Brak uzasadnienia dla realizacji staży na stanowisku sprzedawcy w placówce szkolnej;
Brak odpowiedniego dokumentowania prowadzenia staży w systemie hybrydowym. Brak bieżącego wskazywania w podpisywanych przez stażystów listach obecności charakteru pracy, tj. odbywania jej w formie zdalnej.

Поиск Бар

Вложенные приложения

Публикатор

stopka