Beneficjenci i wnioskodawcy mają obowiązek korzystać z Bazy jeśli obowiązuje ich tzw. zasada konkurencyjności, o której mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Taki obowiązek dotyczy zamówień, których szacunkowa wartość przekracza 50 tys. zł netto, a dokładnie:
- zamówień przekraczających 50 tys. zł netto planowanych przez podmioty, które nie są zobowiązane do stosowania przepisów Prawa Zamówień Publicznych,
- zamówień o wartości od 50 tys. zł netto do 30 tys. euro (czyli progu powyżej którego obowiązują przepisy PZP) w przypadku podmiotów zobowiązanych do stosowania przepisów Prawa Zamówień Publicznych.