Co do zasady, koszty projektu są przedstawiane we wniosku o dofinansowanie w formie budżetu zadaniowego. Budżet zadaniowy oznacza przedstawienie kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich projektu w podziale na zadania merytoryczne.
W opisanej sytuacji koszty wynajęcia sali szkoleniowej należy przypisać odpowiednio do poszczególnych zadań, podczas realizacji których sala jest wykorzystywana. W ramach każdego zadania koszt wynajęcia sali powinien stanowić odrębną pozycję budżetową, zaś wysokość wydatku powinna wynikać ze szczegółowej kalkulacji uwzględniającej wykorzystanie sali w trakcie realizacji zadania w wymiarze godzinowym.
Odrębne zagadnienie stanowi możliwość potraktowania tego kosztu jako wnoszonego przez Beneficjenta wkładu własnego:- Środki trwałe, będące w posiadaniu Beneficjenta, wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania projektu (w omawianym przypadku udostępnienie sal szkoleniowych) mogą być wnoszone do projektu jako wkład własny w postaci:
- odpisów amortyzacyjnych dokonanych w okresie realizacji projektu, proporcjonalnie do wykorzystania nieruchomości w celu realizacji projektu;
- jako wkład niepieniężny - do wysokości kosztu wynajmu wynikającego ze stawek rynkowych, w szczególności zgodnego ze stawkami obowiązującymi u Beneficjenta, proporcjonalnie do wykorzystania nieruchomości w celu realizacji projektu.
- W przypadku środków trwałych nie będących w posiadaniu Beneficjenta przed rozpoczęciem realizacji projektu (np. gdy Beneficjent wynajmuje sale szkoleniowe wyłącznie na potrzeby realizacji projektu) - kwalifikowany może być wkład własny pieniężny, w wysokości kosztów poniesionych na pozyskanie tego środka trwałego - np. koszt wynajmu.
