Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020, w przypadku zatrudnienia personelu należy przede wszystkim stosować zapisy Podrozdziału 6.16 "Koszty związane z angażowaniem personelu".

Niekwalifikowane są wydatki poniesione na wynagrodzenie osoby zaangażowanej do projektu na podstawie umowy cywilno-prawnej, która jest jednocześnie pracownikiem Beneficjenta, przy czym nie dotyczy to umów o dzieło zgodnie z zapisami podrozdziału 6.16.2 pkt 2 ww. Wytycznych.  W przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych danej osoby, wydatkami kwalifikowalnymi związanymi z wynagrodzeniem personelu mogą być również dodatki do wynagrodzeń, o ile zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, z zastrzeżeniem podrozdziału 6.16.1 pkt 7 i 8 ww. Wytycznych, przy czym dodatek może być przyznany zarówno jako wyłączne wynagrodzenie za pracę w projekcie albo jako uzupełnienie wynagrodzenia personelu projektu rozliczanego w ramach projektu. Dodatek może być kwalifikowalny, o ile spełnione zostaną następujące warunki:

• możliwość przyznania dodatku wynika bezpośrednio z prawa pracy,
• dodatek został przewidziany w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy,
• dodatek został wprowadzony w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie,
• dodatek potencjalnie obejmuje wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady jego przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta,
• dodatek jest kwalifikowalny w ramach PO wyłącznie w okresie kwalifikowalności, tj. w okresie nie dłuższym niż okres realizacji projektu, do którego dana osoba jest zaangażowana,
• wysokość dodatku uzależniona jest od zakresu dodatkowych obowiązków, przy czym w przypadku wykonywania zadań w kilku projektach u tego samego beneficjenta personelowi projektu przyznawany jest wyłącznie jeden dodatek rozliczany proporcjonalnie do zaangażowania pracownika w dany projekt.

Dodatki, o których mowa powyżej, są kwalifikowalne do wysokości 40% wynagrodzenia podstawowego wraz ze składnikami, o których mowa w podrozdziale 6.16 pkt 3 ww. Wytycznych, z zastrzeżeniem, że przekroczenie tego limitu może wynikać wyłącznie z aktów prawa powszechnie obowiązującego.
Możliwe jest zatrudnienie w ramach projektu jednej osoby, która będzie pełniła dwie funkcje - koordynatora projektu oraz pedagoga. Zatrudnienie personelu merytorycznego należy wykazać w ramach kosztów bezpośrednich, natomiast koordynatora projektu należy uwzględnić w ramach kosztów pośrednich. Właściwe przyporządkowanie personelu zatrudnionego w ramach projektu do kosztów pośrednich bądź kosztów bezpośrednich musi być zgodne z ww. Wytycznych.