Według Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 do personelu projektu zaangażowanego w ramach kosztów pośrednich nie ma zastosowania podrozdział 6.16 (Koszty związane z angażowaniem personelu), za wyjątkiem pkt 7. W związku z tym nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy.
Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem są traktowane, jako wydatki poniesione. Wnioskodawca nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych odnoszących się do tych wydatków. Nie będą również sprawdzane dokumenty odnoszące się do przeprowadzanych zapytań ofertowych. Jednostki sektora finansów publicznych muszą jednak pamiętać o ponoszeniu wydatków również w ramach kosztów pośrednich z uwzględnieniem zapisów ustawy Pzp.