Jeżeli okres zatrudnienia osoby niepełnosprawnej będzie krótszy niż 36 miesięcy, pracodawca jest obowiązany zwrócić Wnioskodawcy środki w wysokości równej 1/36 ogólnej kwoty zwrotu za każdy miesiąc brakujący do upływu okresu 36 miesięcy, jednak w wysokości nie mniejszej niż 1/6 tej kwoty. Pracodawca dokonuje ich zwrotu w terminie 3 miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy z osobą niepełnosprawną.
Pracodawca nie zwraca środków, jeżeli zatrudni w terminie 3 miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy z osobą niepełnosprawną inną osobę niepełnosprawną, przy czym wynikająca z tego powodu przerwa nie jest wliczana do wymaganego (36- miesięcznego) okresu zatrudnienia.
Wyposażenie stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej liczone jest w odniesieniu do pełnego etatu to znaczy łączne zatrudnienie osoby/osób niepełnosprawnych na stanowisku refundowanym nie może być mniejsze niż jeden etat.
Zgodnie z zapisami ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo, w przypadku osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności czas ten nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo.