O zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy może ubiegać się pracodawca, który przez okres, co najmniej 36 miesięcy zatrudni niepracującą osobę niepełnosprawną.
Jeżeli okres zatrudnienia osoby niepełnosprawnej będzie krótszy niż 36 miesięcy, pracodawca jest obowiązany zwrócić Wnioskodawcy środki w wysokości równej 1/36 ogólnej kwoty zwrotu za każdy miesiąc brakujący do upływu okresu 36 miesięcy, jednak w wysokości nie mniejszej niż 1/6 tej kwoty. Pracodawca dokonuje ich zwrotu w terminie 3 miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy z osobą niepełnosprawną.
Pracodawca nie zwraca środków, jeżeli zatrudni w terminie 3 miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy z osobą niepełnosprawną inną osobę niepełnosprawną, przy czym wynikająca z tego powodu przerwa nie jest wliczana do wymaganego (36- miesięcznego) okresu zatrudnienia.
Wyposażenie stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej liczone jest w odniesieniu do pełnego etatu to znaczy łączne zatrudnienie osoby/osób niepełnosprawnych na stanowisku refundowanym nie może być mniejsze niż jeden etat.
Zgodnie z zapisami ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo, w przypadku osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności czas ten nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo.