W trakcie kontroli sprawdzany jest faktyczny stan realizacji projektu pod względem finansowym i rzeczowym oraz zgodność jego realizacji z umową o dofinansowanie projektu. Sprawdzana jest przede wszystkim dokumentacja, w tym

1. Dokumenty finansowe:

• oryginały dowodów księgowych, (tj. faktury, rachunki, noty księgowe, listy płac) oraz zawierane umowy,
• dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia, czyli wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, dowody KP i KW,
• obowiązująca w firmie polityka rachunkowości,
• wyodrębniona ewidencja księgowa wraz z zestawianiem obrotów i sald.

Ponadto ocenie podlegają dokumenty potwierdzające przyjęcie zakupionych produktów do ewidencji księgowej tj. dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe.

2. Dokumenty potwierdzające zgodność działań projektowych z politykami wspólnotowymi, w tym przede wszystkim:

• ogłoszenia o naborze na wolne stanowiska pracy,
• umowy o pracę,
• certyfikaty środowiskowe.

3. Dokumenty potwierdzające zgodność zrealizowanych działań z Ustawą Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności. Najczęściej weryfikacji podlega:

• sposób szacowania wartości zamówienia,
• upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu,
• potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do potencjalnych dostawców,
• uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty,
• raport z udzielonego zamówienia,
• treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą lub dostawcą.

4. Dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów/rezultatów. Mogą to być na przykład:

• umowa i faktura zakupu środków trwałych przewidzianych w projekcie;
• umowy i bieżące dokumenty potwierdzające deklarowane zwiększenie zatrudnienia;
• umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z innymi podmiotami, wskazanymi we wniosku o dofinansowanie;
• uzyskane certyfikaty.

5. Procedury archiwizacji dokumentacji projektowej:

Korzystając ze środków z Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Beneficjent ma obowiązek archiwizacji pełnej dokumentacji projektowej w siedzibie swojej firmy bądź biurze projektu, przez okres wskazany w umowie dotacji.

6. Działania informacyjno-promocyjne, między innymi:

• oznakowanie dokumentacji i korespondencji prowadzonej w związku z realizacją projektu;
• oznakowanie dofinansowanych środków trwałych;
• oznakowanie miejsca realizacji projektu.

7. Oprócz dokumentów kontrolerzy mogą też naocznie sprawdzić, czy zakupione sprzęty, maszyny i urządzenia są zgodne z opisem przedstawionym we wniosku o dofinansowanie.