Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był ich wiązek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej:
- numer umowy o dofinansowanie projektu
- informację o współfinansowaniu projektu tj. w Państwa przypadku realizacji projektu w ramach Inicjatywy na rzecz zatrudnienia ludzi młodych
- nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony
- kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.
Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, a w przypadku gdy dokument dotyczy:
- zamówienia publicznego – również odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, lub
- nabycia towaru / usługi z zastosowaniem zasady konkurencyjności – również odniesienie do zastosowania ww. trybu.