Każdy z powiatowych urzędów pracy ubiegając się o dofinansowanie powinien dysponować stosownym pełnomocnictwem uprawniającym dyrektora powiatowego urzędu pracy do reprezentowania go w ubieganiu się o dofinansowanie (w przypadku gdy wniosek jest podpisywany przez osobę/y nie posiadające statutowych uprawnień do reprezentowania wnioskodawcy). Niniejsze pełnomocnictwo powinno być ważne na dzień złożenia wniosku. Pełnomocnictwo w formie uchwały może być pełnomocnictwem ogólnym udzielonym do wszelkich czynności w zakresie Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014 - 2020 (PO WER), w szczególności do składania wniosków, realizacji projektów i podpisywania umów - uchwała ogólna udzielona na cały okres programowania i obowiązująca do zakończenia realizacji PO WER. Wystarczające jest wskazanie w treści uchwały Działania i Programu w ramach którego udzielone zostało pełnomocnictwo, nie może być to jednak dokument zbyt ogólny (np. odnoszący się jedynie do EFS).
Na etapie podpisywania umowy konieczne będzie również dostarczenie uchwały zatwierdzającej projekt - uchwała jednorazowa dotycząca zatwierdzenia konkretnego projektu, która musi być podejmowana co roku w odniesieniu do każdego nowego projektu.
Decyzja o udzieleniu pełnomocnictwa oraz zatwierdzeniu projektu może być zawarta w jednej uchwale, jednakże ze względów praktycznych zaleca się podjęcie dwóch odrębnych uchwał wówczas aktualizacji będzie wymagała jedynie corocznie uchwała zatwierdzająca projekt, gdyż uchwała udzielająca pełnomocnictwa będzie mogła funkcjonować na cały okres programowania PO WER.
Uchwała zatwierdzająca projekt oraz nadająca pełnomocnictwo będą weryfikowane dopiero na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie między WUP
a PUP, jednakże uchwała udzielająca pełnomocnictwa musi być ważna już na dzień składania wniosku.