Przedstawiamy wyjaśnienia Instytucji Zarządzającej PO WER dotyczące uznawania za kwalifikowalne zaliczek rozliczanych przez beneficjentów w przedkładanych przez nich wnioskach o płatność.
 
Podrozdział 6.4 pkt 4 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 - 2020 (zwane dalej: „Wytyczne") wskazuje, że: ,.za kwalifikowalne mogą być uznane zaliczki (na określony cel) wypłacone na rzecz wykonawcy, jeżeli zostały wypłacone zgodnie z postanowieniami umowy zawartej pomiędzy beneficjentem a wykonawcą, przy czym, jeżeli umowa została zawarta na podstawie ustawy pzp, zastosowanie ma art. 151a tej ustawy¹" .
 
Zaliczka z definicji stanowi cześć należności wpłacanej lub wypłacanej z góry na poczet tej należności. Jak wskazuje się piśmiennictwie ,,instytucja zaliczki nie została szczegółowo uregulowana w Kodeksie cywilnym. Zasady jej funkcjonowania należy wyprowadzić bezpośrednio z przepisów kodeksu cywilnego dotyczących wykonywania umów wzajemnych. Umowa wzajemna to umowa, w której obie strony zobowiązują się w taki sposób, że świadczenie jednej z nich ma być odpowiednikiem świadczenia drugiej. Zaliczka jest kwotą która zostaje zaliczona na poczet przeszłych świadczeń wynikających z umowy zawartej między stronami. Nie stanowi ona w przeciwieństwie do zadatku formy zabezpieczenia umowy. Stanowi jedynie część jej ceny. Wpłaconą kwotę uznajemy za zaliczkę tylko w sytuacji, gdy wynika to jednoznacznie z zawieranej umowy. W przypadku braku odpowiedniego określenia w umowie, każda inna przedpłata będzie stanowić zadatek (zob.http://serwisy.gazetaprawna.pl/poradnik-konsumenta/artykuly/728157,czym­ rozni-sie-zadatek-od-zaliczki-i-co-jest-lepsze-przy-zawieraniu-umowy.html)". 
 
Mając na uwadze powyższe, co do zasady zaliczki powinny być stosowane przez beneficjentów w celu umożliwienia realizacji wsparcia, czyli tam gdzie jest to niezbędne oraz na racjonalnych warunkach. W przeciwnym razie, wykazane zaliczki mogą być uznane za wydatki niekwalifikowalne.
 
Należy jednak pamiętać, ze zgodnie z podrozdziałem 6.2 pkt 3 lit. f, g, j Wytycznych, wydatkiem kwalifikowalnym jest wydatek, który: „jest niezbędny do realizacji celów projektu i został poniesiony w związku z realizacją projektu", „został dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów", „dotyczy towarów dostarczonych tub usług wykonanych lub robót zrealizowanych, w tym zaliczek dla wykonawców" .
 
W związku z tym, ze choć wyplata zaliczki będzie wydatkiem kwalifikowalnym należy zweryfikować spełnienie ww. podstawowych warunków kwalifikowalności. Wydatki w ramach projektów POWER mogą również podlegać analizie pogłębionej na etapie weryfikacji wniosku o płatność. Wówczas dana instytucja weryfikująca wniosek o płatność musiałaby zweryfikować dokumenty źródłowe dotyczące właśnie takiego wydatku i zweryfikować, czy dane zamówienie zostało de facto wykonane.
Mając na uwadze powyższe, zwracam się prośbą o poinformowanie beneficjentów o zasadach stosowania zaliczek w projektach realizowanych w ramach PO WER.
 
 --------------------------------
 
¹Jeśli element (robota, usługa, dostawa)objęty zaliczką nie jest w ramach tego projektu kwalifikowalny lub nie zostanie faktycznie wykonany w okresi e kwalifikowalności projektu, zaliczka przestaje być wydatkiem kwalifikowalnym.