Kontrolowane obszary realizacji projektu:
- Zgodność rzeczowa realizacji projektu, w tym zgodność podejmowanych działań merytorycznych z celami projektu i prawidłowość realizacji zadań związanych
z monitorowaniem projektu:
- Niedostateczny nadzór Beneficjenta nad poprawnością realizacji staży zawodowych
w zakresie wypełnienia przez organizatorów ich obowiązków; - Błędy w pkt. „Postęp rzeczowy realizacji projektu" we WNP;
- Niepełne monitorowanie przez Beneficjenta sytuacji uczestników po zakończeniu udziału
w projekcie; - Realizacja szkolenia w większym wymiarze godzin, niż wynika to z zatwierdzonego przez Urząd Dozoru Technicznego programu szkoleniowego;
- Brak przedstawienia kontrolującym programu szkolenia oraz nieudokumentowanie spełniania kryterium premiującego w projekcie;
- Brak dat na oświadczeniach uczestników odnośnie korzystania przez nich z usługi cateringowej podczas szkoleń bez jednoczesnego wskazania okresów faktycznego korzystania z wyżywienia;
- Brak udokumentowania dokonywania wstępnej weryfikacji kandydatów w zakresie wyboru przez nich szkolenia zawodowego, jak również uzasadnienia prowadzenia takich działań przed utworzeniem IPD dla uczestnika. Brak dostatecznego zindywidualizowania tematyki szkoleń zawodowych dla uczestników projektu;
- Brak wykazania we WND, a także bazie SL2014 osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych jako personelu projektu.
- Niski poziom osiągniętych przez Beneficjenta założonych we WND wskaźników rezultatu oraz produktu co może skutkować niezrealizowaniem założeń merytorycznych projektu lub brak osiągnięcia założonego ich poziomu ;
- Przekazanie materiałów piśmienniczych osobie, która nie jest uczestnikiem projektu;
- Uchybienia w realizacji staży zawodowych (m. in.: opóźnienia w wypłacie stypendiów, brak opiekuna stażu, brak szkolenia z zakresu bhp i ppoż., złożenie podpisu na liście obecności stażysty w dniu ustawowo wolnym od pracy, brak wskazania w umowie oraz w programie stażu wymiaru godzin odbywania stażu, wadliwe zapisy odnośnie terminu wypłaty stypendiów stażowych w umowach z uczestnikami, nieprecyzyjne zapisy w zawartych umowach na opiekę stażową w ramach projektu w zakresie sposobu ustalenia wysokości wynagrodzenia opiekuna stażu, rozpoczęcie stażu przez uczestników projektu bez wymaganych badań lekarskich dopuszczających do stażu na zajmowanym stanowisku);
- Opóźnienia w realizacji projektu w stosunku do harmonogramu we WND;
- Brak dokumentów potwierdzających przekazanie certyfikatów ukończenia szkolenia oraz wadliwe zapisy odnośnie terminu wypłaty stypendiów szkoleniowych w umowach z uczestnikami oraz brak realizacji płatności świadczeń w tym zakresie;
- Zawarcie w umowach uczestnictwa w projekcie oraz w umowach na realizację szkolenia zawodowego zbyt rygorystycznych zapisów zobowiązujących uczestników zwrotu środków w przypadku przekroczenia przez nich dozwolonej umową liczby nieusprawiedliwionych nieobecności na zajęciach lub przerwania uczestnictwa w projekcie;
- Zawarcie w umowach na realizację szkolenia zawodowego oraz w trójstronnych umowach stażowych nieprawidłowego zapisu, zgodnie z którym termin wypłaty stypendium szkoleniowego oraz zwrotu kosztów dojazdu (w przypadku szkoleń) określony w umowie uzależniony jest od posiadania przez Beneficjenta środków na koncie projektu;
- Rozbieżności przy wskazywaniu godzinowej stawki oraz ogólnej kwoty stypendium szkoleniowego (wraz ze składkami ZUS) pomiędzy umowami uczestnictwa w projekcie, umowami szkoleniowymi i listami wypłat stypendiów szkoleniowych, błędy w umowach uczestnictwa w projekcie dotyczące wymiaru godzinowego i kwoty stypendium szkoleniowego;
- Rozbieżności w ilości godzin zrealizowanego szkolenia zawodowego względem opracowanych planów jakości, na podstawie których dane szkolenie jest realizowane, niezgodność faktycznej liczby godzin zajęć zrealizowanych w ciągu jednego dnia z zawartymi w tym zakresie umowami na realizację szkolenia oraz brak precyzyjnych informacji na listach obecności ze szkolenia o liczbie zrealizowanych godzin wsparcia;
- Wykupienie polisy NNW na czas odbywania stażu zawodowego na okres krótszy niż faktyczna realizacja tej formy wsparcia;
- Różnica pomiędzy liczbą uczestników projektu, którym certyfikowano szkolenie zawodowe a warunkami umowy w tym zakresie;
- Brak dokumentów potwierdzających otrzymanie materiałów szkoleniowych oraz korzystania z przerw kawowych w ramach szkoleń/kursów;
- Liczne uchybienia, braki i rozbieżności w dokumentacji merytorycznej potwierdzającej realizację form wsparcia skutkujące trudnościami w potwierdzeniu zgodności form wsparcia z założeniami WND oraz zawieranymi umowami;
- Rozbieżności pomiędzy wyjaśnieniami Lidera partnerstwa odnośnie liczby wypłaconych stypendiów szkoleniowych dla uczestników projektu, a faktyczną liczbą osób biorących udział w szkoleniach;
- Rozbieżności pomiędzy umowami trójstronnymi na zorganizowanie stażu, a programami staży odnośnie wskazywania opiekunów staży lub brak wskazania opiekuna i nieprecyzyjny zapis odnośnie kwoty przyznanego stypendium stażowego, wydanie opinii ze stażu z datą wcześniejszą niż zakończenie stażu wynikające z zawartych umów trójstronnych;
- Brak właściwego dokumentu odzwierciedlającego faktyczny godzinowy wymiar wsparcia dla każdego uczestnika projektu korzystającego z pośrednictwa pracy;
- Opóźnienia w przekazywaniu Liderowi partnerstwa przez Partnera informacji od uczestników projektu dotyczących podjęcia zatrudnienia, skutkujące korzystaniem z pośrednictwa pracy po dniu kiedy faktycznie zakończyli swój udział w projekcie;
- Przeprowadzenie dla uczestniczki projektu zajęć praktycznych przed zajęciami teoretycznymi w module Prawo jazdy kategorii B;
- Brak spełnienia przez Beneficjenta kryterium dostępu w zakresie prawidłowej ilości zakwalifikowanych do projektu osób długotrwale bezrobotnych oraz biernych zawodowo;
- Brak dat na dokumentach związanych z potwierdzeniem przez uczestników odbioru przez nich zaświadczeń i/lub certyfikatów ukończenia szkoleń w projekcie;
- Przystąpienie uczestników do stażu bez ważnych badań lekarskich dopuszczających do stażu na zajmowanym stanowisku;
- Odbywanie stażu przez uczestniczkę projektu przez 6 dni w tygodniu, w tym w soboty;
- Udzielenie stażystom dni wolnych od pracy niezgodnie z zapisami umów trójstronnych o organizację stażu;
- Beneficjent nie poddał się kontroli, nie zostało spełnione kryterium dostępu tj. „Projektodawca w okresie realizacji projektu prowadzi biuro projektu (lub posiada siedzibę, filię, delegaturę, oddział czy inną prawnie dozwoloną formę organizacyjną działalności podmiotu) na terenie województwa łódzkiego z możliwością udostępnienia pełnej dokumentacji wdrażanego projektu oraz zapewniające uczestnikom projektu możliwość osobistego kontaktu z kadrą projektu" oraz Beneficjent nie poinformował IP o zaprzestaniu funkcjonowania biura projektu
i ewentualnej zmianie miejsca przechowywania dokumentacji projektowej – zaniechania stanowiące przesłanki do rozwiązania umowy o dofinasowanie; - Brak zachowania jakości i efektywności szkolenia nadmierny wymiar dzienny godzin zajęć;
- Niedostateczna frekwencja uczestników w całym okresie realizacji szkolenia (w żadnym dniu szkolenia nie było zakładanego kompletu osób), błędne, ryczałtowe rozlicznie kosztów cateringu bez odniesienia do faktycznej liczby osób uczestniczących w szkoleniu.
- Nieprawidłowe sprawozdawanie z poziomu osiągniętych wskaźników oraz brak dokumentacji potwierdzającej prawidłowość wykazywanych danych.
- Wynajem sal na prowadzenie zajęć w projekcie od podmiotu, który nie posiadał tytułu prawnego do dysponowania pomieszczeniami;
- Wskazanie w zawartych umowach na realizację szkoleń zawodowych błędnych okresów realizacji usługi;
- Prawidłowość realizacji polityk horyzontalnych w tym równości szans oraz niedyskryminacji i równości szans płci:
- Brak przeszkolenia pracownika projektu z zakresu równości szans, w tym płci, niedyskryminacji i pracy z osobami z niepełnosprawnościami;
- Dyskryminujące sformułowania (w zakresie wieku i płci) używane w ogłoszeniu o naborze do projektu.
- Kwalifikowalność uczestników projektu oraz prawidłowość przetwarzania danych osobowych:
- Błędy w zakresie danych uczestników wykazywanych w SL2014;
- Niekompletna lista uczestników projektu sporządzona dla potrzeb kontroli;
- Brak pełnego dostosowania dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych do obowiązujących przepisów. Stosowanie przez Beneficjenta niekompletnej treści oświadczenia uczestnika, stanowiącego Załącznik nr 6 do umowy o dofinansowanie;
- Niewykazanie zbioru SL2014 w Polityce bezpieczeństwa Beneficjenta;
- Zamieszczenie we wzorach dokumentów składanych przez uczestników projektu niewłaściwego zapisu o odpowiedzialności karnej za składanie oświadczeń niezgodnych
z prawdą; - Gromadzenie w teczkach uczestników kserokopii ich dowodów osobistych;
- Zawarcie umowy uczestnictwa w projekcie po przeprowadzeniu indywidualnego i grupowego doradztwa zawodowego a nie przed pierwszą formą wsparcia;
- Błędy w formularzach zgłoszeniowych oraz na oświadczeniach złożonych przez uczestników projektu w zakresie ich statusu na rynku pracy, brak odpowiednich zapisów w formularzach zgłoszeniowych dotyczących weryfikacji, czy kandydat spełnia kryterium wyłączenia z grupy objętej wsparciem w ramach Poddziałania 1.3.1 POWER;
- Brak przejrzystości prowadzonego procesu rekrutacji w odniesieniu do przyznawania punktacji potencjalnym kandydatom i oceny spełnienia kryteriów, braki formalne i rozbieżności w dokumentach składanych przez uczestników chcących wziąć udział w projekcie oraz brak przejrzystości w kwalifikowaniu uczestników na listy rankingowe, nie przestrzeganie w pełni zapisów przyjętego Regulaminu rekrutacji do projektu oraz zapisów zawartych we WND w zakresie rekrutacji uczestników do projektu;
- Kwalifikowanie do udziału w projekcie osób niespełniających kryteriów kwalifikowalności, co wiąże się z potencjalnym niespełnieniem kryteriów dostępu określonych dla projektu;
- Powierzenie przetwarzania danych osobowych uczestników firmie zewnętrznej w sposób niezgodny z postanowieniami § 21 umowy o dofinansowanie;
- W ewidencjach osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w ramach projektu brak wskazania identyfikatorów osób upoważnionych do ich przetwarzania;
- Błędy formalne w dokumentacji rekrutacyjnej składanej przez uczestników do projektu, brak spójności w zakresie dat podpisywanych przez uczestników projektu dokumentów rekrutacyjnych;
- Zawarcie w umowie powierzania przetwarzania danych osobowych nieuprawnionego zapisu dotyczącego wskazania zakresu danych osobowych powierzonych podmiotowi w sposób niejednoznaczny.
- Brak prawidłowego zabezpieczenia dokumentacji związanej z realizowanym projektem przed dostępem osób trzecich.
- Prawidłowość rozliczeń finansowych:
- Sfinansowanie i rozliczenie w ramach projektu kosztów badań lekarskich osoby, która nie jest uczestnikiem projektu, skutkujące uznaniem wydatku za nieprawidłowość (w ramach Poddziałania 1.1.2 po konsultacjach z IZ w tej sprawie ustalono wyłączenie tej osoby z SL2014 i zwrot kosztów badań lekarskich na rachunek dysponenta);
- Rozliczenie we WNP kosztów pośrednich w wysokości niezgodnej (niższej) z ustaloną w umowie o dofinansowanie stawką ryczałtową;
- Nieprawidłowe przyporządkowanie wydatków przewidzianych na realizacje poszczególnych zadań w Zestawieniu dokumentów w zatwierdzonym WNP;
- Błędy w danych w Zestawieniu dokumentów we WNP (np. złe i niekompletne daty oraz numery dokumentów);
- Błędy w treści minimalnego zakresu opisu dowodu księgowego lub jego brak na dowodach księgowych rozliczonych we WNP;
- Zwrot kosztów przejazdu uczestników projektu na doradztwo zawodowe bez złożenia przez nich wniosków o refundację;
- Błędny sposób rozliczania w ramach projektu składek na ubezpieczenie społeczne w danych okresach rozliczeniowych;
- Zatwierdzenie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym dokumentów po faktycznej ich zapłacie;
- Rozliczanie faktur za wynajem sal na indywidualne doradztwo zawodowe, grupowe poradnictwo zawodowe oraz catering na grupowym poradnictwie zawodowym niezgodnie
z warunkami zawartej umowy i faktyczną realizacją usług; - Rozbieżność pomiędzy ewidencją księgową projektu a wydatkami kwalifikowalnymi wykazanymi w złożonych WNP;
- Błędy w umowach w zakresie określenia charakteru usługi, braku wskazania ceny jednostkowej za przeprowadzenie danej formy wsparcia oraz błędy odnośnie sposobu rozliczania udzielonych zaliczek oraz informacji o płatnościach zaliczkowych w złożonych WNP;
- Brak poinformowania uczestników projektu o pomniejszeniu wypłaty stypendium stażowego z tytułu nieprawidłowych wypłat oraz wypłata stypendium stażowego za jeden dzień mniej niż wynika z okresu odbywania stażu.
- Brak odpowiedniego nadzoru nad sposobem rozliczeń w projekcie skutkujący stwierdzeniem wydatków niekwalifikowalnych wm.in. w zakresie: rozbieżności w rozliczaniu usług, wykazywanie we WNP wydatków w wysokości wyższej niż wynika z źródłowych dokumentów księgowych, zwrotu kosztów dojazdu na poszczególne formy wsparcia, rozliczenia egzaminów potwierdzających kwalifikacje i umiejętności dla większej ilości osób niż to wynika z dokumentacji merytorycznej, nieprawidłowego ustalenia wysokości stypendiów stażowych i ich wypłacenia w zawyżonej wysokości;
- Nieprawidłowe ustalenie wysokości stypendiów stażowych i ich wypłacenie w zaniżonej wysokości;
- Brak kompletnej dokumentacji potwierdzającej prawidłowość wypłaty zwrotu kosztu dojazdu na szkolenie;
- Wydatki niekwalifikowalne w ramach kosztów bezpośrednich dotyczące nieopłaconych w terminie składek na ubezpieczenie społeczne oraz nieprawidłowego udokumentowania wydatku w zakresie wynagrodzenia opiekuna stażu;
- Zlecenie usługi merytorycznej niezgodnie z założeniami WND, jak również niezgodnie z podziałem zadań wskazanym w umowie partnerskiej;
- Naliczenie i odprowadzenie składek na Fundusz Pracy od stypendiów stażowych uczestników projektu, w sytuacji gdy na liście wypłat stypendiów naliczona została kwota stypendium stażowego niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę;
- Brak zgodności pomiędzy kwotami łącznymi przelewów do ZUS a wysokością składek zapłaconych na podstawie List wynagrodzeń składek ZUS rozliczonych w złożonych WNP;
- Sporządzenie list wypłat po faktycznej wypłacie stypendiów stażowych;
- Zbyt ogólne zapisy w zawartej umowie w zakresie płatności oraz zawarcie zapisów, iż płatność nastąpi bezpośrednio po rozpoczęciu realizacji szkoleń zawodowych;
- Prowadzenie wspólnej ewidencji księgowej przez Lidera partnerstwa i Partnera;
- Wydatki niekwalifikowalne w ramach kosztów bezpośrednich w związku z dokonaniem zakupu materiałów szkoleniowych oraz podręczników w ilości większej, niż liczba uczestników, która potwierdziła odbiór wskazanych materiałów;
- Naliczenie stypendium stażowego za pełny przepracowany miesiąc, podczas gdy staż odbywał się w niepełnym miesiącu;
- Nierozliczenie wkładu własnego (finansowanego w ramach kosztów pośrednich) na poziomie określonym w umowie o dofinansowanie;
- Niezgodność kwoty dokonanego zwrotu dofinansowania w końcowym rozliczeniu projektu
z rozliczonymi i przedstawionymi do rozliczenia we WNP wydatkami; - Ujęcie w wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków, które nie zostały rozliczone
i przedstawione do rozliczenia we WNP przy końcowym rozliczeniu projektu; - Niekwalifikowalność wydatków związanych z wypłaceniem uczestnikom projektu zwrotu kosztów dojazdu w kwocie wyższej, niż wynikająca z faktycznego ich uczestnictwa w stażu;
- Niekwalifikowalność wydatków w związku naliczeniem składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych od wypłaconych stypendiów szkoleniowych i stażowych.
- Niekwalifikowalność stypendium stażowego uczestnika z tytułu nienależnie pobranego świadczenia oraz wszystkich kosztów związanych z udziałem w stażu zawodowym (uczestnik świadczył pracę na rzecz innego podmiotu w trakcie trwania stażu);.
- Brak przejrzystości działań związanych z dokonywania refundacji wydatków z wyodrębnionego rachunku projektu;.
- Nieuwzględnienie w rozliczeniach wydatków poniesionych z tytułu realizacji szkoleń zawodowych wartości nałożonej korekty finansowej ustalonej w wyniku kontroli;
- Opóźnienia w przekazywaniu składek do ZUS naliczonych od wypłaconych stypendiów stażowych.
- Poprawność udzielania zamówień publicznych:
- Błędy formalne w zakresie przeprowadzonego postępowania w oparciu o przepisy ustawy Pzp w zakresie prawidłowego wypełnienia protokołu z przeprowadzonego zamówienia publicznego oraz organizacji pracy komisji przetargowej;
- Brak pełnego udokumentowania sposobu przeprowadzenia szacowania zamówienia oraz rozbieżności pomiędzy dokumentami dotyczącymi tej czynności.
- Poprawność stosowania zasady konkurencyjności i rozeznań rynku:
- Niedochowanie wymaganego 7 dniowego terminu na składanie ofert, w ramach postępowań prowadzonych w trybie zasady konkurencyjności;
- Niedochowanie obowiązku upublicznienia wyników postępowań, prowadzonych w trybie zasady konkurencyjności;
- Brak oświadczeń o braku powiązań kapitałowych i osobowych z wykonawcami biorącymi udział w badanych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w ramach zasady konkurencyjności;
- Brak upublicznienia na stronie internetowej Beneficjenta zapytania ofertowego lub brak potwierdzeń dokumentujących fakt upublicznienia zapytań ofertowych na stronie internetowej Beneficjenta, przekazywanie oferentom zapytania ofertowego w niewłaściwym terminie;
- Liczne błędy o charakterze omyłek pisarskich w zapytaniach ofertowych i protokołach, dokumentujących przebieg badanych postępowań;
- Nieprawidłowości w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu odnośnie wyboru indywidualnych doradców zawodowych oraz wykonawcy grupowego poradnictwa zawodowego, skutkujące nałożeniem korekt finansowych;
- Braki w ofercie w odniesieniu do potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu;
- Naruszenie procedury udzielenia zamówienia na realizację szkoleń w zakresie określenia przedmiotu zamówienia, skutkujące nałożeniem korekty finansowej;
- Sporządzenie protokołu wyboru oferty w ramach zasady konkurencyjności w ostatnim dniu upływu terminu na składanie ofert;
- Uchybienia w zakresie skonstruowania prawidłowego zapytania ofertowego w odniesieniu do nieprecyzyjnego opisu przedmiotu zamówienia i określeniu niezgodnych w Wytycznymi warunków zmiany umowy;
- Naruszenie Zasady konkurencyjności przy udzieleniu zamówienia na realizację szkolenia,
a następnie zastosowanie nieuprawnionego rozeznania rynku przy wyborze wykonawcy na ww. szkolenie; - Realizacja indywidualnego poradnictwa zawodowego dla uczestników projektu w wymiarze
i na warunkach niezgodnych z zawartą umową w tym zakresie z Wykonawcą usługi, a także w sposób naruszający warunki udzielonego zamówienia w trybie określonym dla Zasady konkurencyjności; - Wybór wykonawców na przeprowadzenie szkoleń, którzy nie spełnili warunków postawionych w zapytaniu ofertowym a następnie podzlecili wykonanie usług;
- Niedopełnienie obowiązku dotyczącego konieczności dokonania rozeznania rynku
w przypadku wynajmu sal na pośrednictwo pracy i doradztwo zawodowe oraz realizacji zamówienia na wykonanie usługi cateringowej dla uczestników szkoleń; - Uchybienia formalne w przeprowadzonej procedurze wyboru wykonawcy usługi szkoleniowej w zakresie: braku informacji potwierdzających wpływ złożonych przez potencjalnych wykonawców ofert, niekompletności protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty oraz braku upublicznienia wyniku postępowania;
- Zawarcie umowy na realizację szkolenia z podmiotem powiązanym bez uzyskania uprzedniej zgody IP;
- Stosowanie w opisie przedmiotu zamówienia zbyt rygorystycznych zapisów odnośnie przewidywanych kar umownych;
- Nieprawidłowości w procedurze zasady konkurencyjności w zakresie niejednoznacznego opisu przedmiotu zamówienia oraz ograniczenia kręgu potencjalnych wykonawców skutkujące nałożeniem korekt finansowych;
- Faktyczna realizacja szkoleń przez podmiot, który nie został wybrany w ramach procedury zasady konkurencyjności.
- Brak pozyskania odpowiedniej ilości ważnych ofert w ramach prowadzonego rozeznania rynku prowadzonego bez zamieszczenia zapytania ofertowego na stronie internetowej Beneficjenta,
- Nieprecyzyjny opis sposobu przyznawania punktów w kryterium „doświadczenie trenera",,
- Niezgodność Kodów CPV wskazanych w zapytaniach ofertowych, stanowiących załączniki do ogłoszeń oraz w Bazie konkurencyjności;
- Zastosowanie zawężających konkurencję warunków udziału w postępowaniach oraz nieprawidłowych, naruszających zasadę równego traktowania wykonawców kryteriów oceny ofert w badanych postępowaniach na realizację szkoleń zawodowych prowadzonych w trybie Zasady konkurencyjności (w tym w szczególności nieprawidłowego sposobu obliczania punktacji w ramach przyjętych kryteriów);
- Naruszenie Wytycznych kwalifikowalności wydatków dot. zapisów odnoszących się do zasady konkurencyjności w zakresie niedozwolonego podziału zamówienia na części skutkującego zastosowaniem nieuprawnionego trybu rozeznania rynku i braku zastosowania zasady konkurencyjności;
- Kwalifikowalność personelu projektu:
- Brak dostatecznego udokumentowania, doświadczenia zawodowego personelu projektu, niezgodność wykształcenia personelu projektu z wymogami zawartymi we WND oraz dokumentacji konkursowej;
- Brak aktualizacji oświadczenia o nie przekroczeniu 276 godzin zaangażowania zawodowego po zatrudnieniu pracownika do kolejnych projektów;
- Brak w protokołach odbioru wykonania umów zlecenia liczby oraz ewidencji godzin pracy
w danym miesiącu; - Błędy, braki i rozbieżności w prowadzeniu dokumentacji związanej z angażowaniem osób stanowiących personel projektu, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej (dane wprowadzane do SL2014);
- Niezarejestrowanie danych dotyczących formy zaangażowania oraz godzin pracy pracowników w SL2014;
- Złożenie przez pracownika dwóch wykluczających się wzajemnie ewidencji czasu pracy;
- Brak oświadczeń personelu merytorycznego projektu o nie przekraczaniu 276 godzin miesięcznie złożonych przed lub w dniu zaangażowania do projektu;
- Brak precyzyjnego wskazania w umowie zawartej ze Zleceniobiorcą zakresu obowiązków oraz ich wymiaru wykonywanych w ramach Zadania w projekcie, a także wysokości wynagrodzenia finansowanego z tego tytułu w ramach kosztów bezpośrednich;
- Brak wykazania w Bazie personelu w SL2014 osoby, wchodzącej w skład personelu merytorycznego projektu.
- Poprawność udzielania pomocy publicznej/pomocy de minimis:
- Różnica pomiędzy faktycznie udzielanym zakresem pomocy de minimis w stosunku do założeń WND.
- Prawidłowość realizacji działań informacyjno – promocyjnych:
- Brak zastosowania wymaganych logotypów na dokumentach związanych z realizacją projektu lub stosowania ich niewłaściwej wersji kolorystycznej;
- Brak oznaczenia miejsc realizacji wsparcia dla uczestników projektu plakatem formatu A3;
- Nieaktualne informacje na stronie internetowej Beneficjenta dotyczące planowanych efektów kontrolowanego projektu;
- Brak naniesienia na plakacie informacyjno - promocyjnym informacji o wysokości wkładu finansowego Unii Europejskiej w realizacji projektu;
- Brak naniesienia na plakacie informacyjno- promocyjnym hasła „Projekt realizowany w ramach Inicjatywy na rzecz zatrudnienia ludzi młodych";
- Niewywiązanie się w pełni z zapisów § 19 umowy o dofinansowanie w którym zobowiązano Beneficjenta do zamieszczania na stronie internetowej projektu harmonogramu zawierającego co najmniej informację o rodzaju wsparcia, dokładną datę, godzinę oraz adres realizacji wsparcia;
- Nieumieszczenie na stronach internetowych/portalach ogłoszeniowych, na których prowadzono promocje projektu znaków graficznych, odnoszących się do symboli funduszy europejskich lub programu z którego finansowany jest projekt;
- Brak uaktualnienia strony internetowej Lidera partnerstwa w zakresie informacji o zakończeniu realizacji projektu.
- Archiwizacja dokumentacji i zapewnienie ścieżki audytu:
- Brak dostatecznego udokumentowania spełnienia określonego w Regulaminie konkursu kryterium dostępu;
- Przedstawienie niepełnej dokumentacji z realizacji projektu oraz stwierdzone błędy i uchybienia w treści dokumentów merytorycznych uniemożliwiające przeprowadzenie właściwej ścieżki audytu w zakresie prawidłowości realizacji projektu w badanym okresie;
- Brak przedstawienia kontrolującym dokumentacji w zakresie wykonania badań lekarskich oraz dokumentu poświadczającego objęcie uczestników szkolenia ubezpieczeniem NNW;
- Braki w dokumentacji odnośnie skierowania na staże i zawarcia w tym zakresie umów z pracodawcami;
- Nieprawidłowe zarządzanie projektem (m.in. liczne braki w dokumentacji projektu) skutkujące stwierdzeniem niekwalifikowaności kosztów pośrednich rozliczonych i przedstawionych do rozliczenia we WNP;
- Brak potwierdzeń w zakresie: skorzystania przez uczestników projektu z indywidualnych konsultacji z doradcą zawodowym; przekazania środków ochrony osobistej; przekazania uczestnikom projektu materiałów dydaktycznych;
- Brak dokumentacji poświadczającej prowadzenie działań informacyjno – promocyjnych
w ramach prowadzonej rekrutacji; - Brak pełnej dokumentacji z realizacji zadania staże zawodowe;
- Brak dokumentacji dotyczącej zawarcia i rozwiązania umów zawartych na organizację staży;
- Brak zgodności wyjaśnień Beneficjenta dotyczących wypłaty stypendiów stażowych i realizacji pośrednictwa pracy z dokumentacją oraz faktyczną realizacją zadania;
- Braki i błędy formalne - w składanych przez organizatorów staży wnioskach o zorganizowanie staży zawodowych, umowach dotyczących zasad uczestnictwa w projekcie, formularzach zgłoszeniowych do projektu, umowach stażowych, ankietach monitorujących, umowach zlecenia w projekcie;
- Niewłaściwe dane przedstawione przez Lidera Partnerstwa w zestawieniu tabelarycznym dotyczącym realizacji osiągnięcia zakładanych we WND wskaźników.
- Brak właściwego udokumentowania przekazania na rachunki bankowe uczestników projektu przelewów świadczeń;
- Nieprawidłowe wskazania we WNP miejsc przechowywania dokumentacji projektu.
- Błędy w protokołach odbioru usług sporządzanych w celu potwierdzenia poprawnego wykonania przedmiotu umowy;
- Aneksowanie umowy na świadczenie usług w projekcie po 2-ch dniach od daty jej zawarcia;
- Prawidłowość realizacji projektów partnerskich:
- Przekazanie przez Lidera partnerstwa środków na finansowanie kosztów realizacji zadań przez Partnera w wysokości wyższej niż wynikało to z zawartej Umowy partnerskiej;
- Brak zawarcia aneksu do umowy partnerskiej w zakresie wskazania aktualnej siedziby Lidera partnerstwa, nieokazanie aneksu do umowy partnerskiej, w którym doprecyzowano nowy podział obowiązków pomiędzy partnerami.
Kontrola w miejscu realizacji projektu (wizyta monitoringowa):
- Niezgodność dziennika zajęć z indywidualną listą obecności i programem szkolenia;
- Niekompletność wypełnienia: dziennika zajęć, karty zajęć praktycznych, wykazu przedmiotów objętych kursem;
- Brak prawidłowego oznakowania dokumentacji ze szkolenia;
- Brak objęcia stażystów ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków;
- Stosowanie w programach staży zapisów nieodpowiadających w pełnym zakresie wymaganiom wynikającym z Polskich Ram Jakości Praktyk i Staży m.in. brak jednoznacznego podziału na cel edukacyjny i treści edukacyjne;
- Niepoprawne, niepełne lub z opóźnieniem wypełnienie listy obecności, karty szkolenia wstępnego oraz błędy w miesięcznych kartach staży co świadczy o braku nadzoru ze strony Organizatora stażu nad przebiegiem stażu;
- Zawarcie w umowach stażowych zbyt rygorystycznych zapisów zobowiązujących stażystów do zwrotu kosztów udziału w projekcie w przypadku rozwiązania umowy z winy uczestnika;
- Brak należytej staranności w stosowaniu zapisów §19 ust. 4 Umowy o dofinansowanie projektu, dotyczącego zamieszczenia na stronie internetowej Projektu aktualnego szczegółowego harmonogramu udzielania wsparcia w projekcie, brak harmonogramu realizacji staży zawodowych na stronie internetowej projektu, błędne wskazanie przez Beneficjenta miejsca odbywania stażu;
- Brak wystarczającej wiedzy wśród uczestników projektu w zakresie źródeł finansowania ich udziału we wsparciu oraz form wsparcia w jakich uczestniczą;
- Niezgodny z założeniami WND zapis w umowie na organizację stażu dotyczący partycypowania Pracodawcy w płatności stypendium stażysty.
- Nieprawidłowy zapis w umowie na organizację stażu warunkujący wypłatę przysługującemu stażyście stypendium w zależności od posiadanych środków na rachunku wyodrębnionym na potrzebny projektu.
- Niezgodność terminu rozpoczęcia stażu określonego w umowie z danymi zawartymi w liście obecności oraz błędny wymiar zrealizowanych godzin stażu wskazany w dzienniku stażu
- Przeprowadzenie badań lekarskich dla uczestniczki projektu po dniu rozpoczęcia przez nią stażu i wykonywania czynności na zajmowanym stanowisku
- Brak realizacji wypłat zwrotu kosztów dojazdu na szkolenie oraz stypendium stażowego,
- Niejasne i wzajemnie się wykluczające zapisy w umowie trójstronnej o zorganizowanie stażu w zakresie terminów wypłaty stypendium stażowego,
- Wykupienie polisy NNW dla większej liczy osób niż wynika to z załączonej do polisy listy osób ubezpieczonych oraz po rozpoczęciu przez niektórych z nich odbywania stażu,
- Brak faktycznej realizacji szkolenia w terminie wskazanym w harmonogramie, brak doprecyzowania miejsca realizacji poszczególnych szkoleń zawodowych wykazanych
w harmonogramie zamieszczonym na stronie internetowej; - Brak kompletnej dokumentacji merytorycznej z przebiegu szkolenia/stażu w miejscu i czasie jego realizacji;
- Brak materiałów szkoleniowych, dydaktycznych przekazanych uczestnikom w miejscu i czasie realizacji szkolenia;
- Objęcie uczestników szkolenia usługą cateringu w formie niezgodnej z założeniami WND i Wymaganiami dotyczącymi standardu oraz cen rynkowych będącymi załącznikiem do dokumentacji konkursowej;
- Niezgodność liczby uczestników projektu biorących udział w szkoleniu z liczbą osób skierowanych na przedmiotowe szkolenie;
- Niezgodne z założeniami WND: program szkolenia, rodzaj materiałów dydaktycznych przekazanych uczestnikom oraz ich zakres tematyczny;
- Brak zapewnienia uczestnikom projektu możliwość osobistego kontaktu z kadrą projektu;
- Brak oznakowania miejsca realizacji kontrolowanej formy wsparcia;
- Rozbieżność między faktycznymi godzinami realizacji stażu, a wymiarem czasu pracy wskazanym w harmonogramie przekazanym przez Beneficjenta;
- Niezgodność realizacji staży zawodowych dla uczestniczek projektu z zawartymi w tym zakresie umowami oraz harmonogramem lub zmiana harmonogramu godzin odbywania stażu przez uczestników projektu wprowadzona przez Pracodawcę bez poinformowania o powyższym Beneficjenta;
- Brak godzin realizacji stażu przez uczestnika projektu na listach obecności, brak w dokumentacji stażysty wniosku o udzielenie dni wolnych;
- Wykonywanie obowiązków przez stażystkę bez nadzoru opiekuna stażu;
- Zbyt długi (nieuzasadniony) okres oczekiwania uczestników projektu na udział w stażach po zakończonych szkoleniach;
- Brak potwierdzenia przez stażystę obecności w miejscu odbywania stażu oraz realizacja stażu w wymiarze godzinowym, niezgodnym z zapisami umowy stażowej;
- Brak przeszkolenia uczestniczki projektu w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych przed dopuszczeniem do wykonywanie zadań w ramach stażu;
- Podpisanie przez stażystę z wyprzedzeniem list obecności;
- Brak możliwości pełnego powiązania wyposażenia / zakupów ujętych w treści przedstawionych faktur z okazanym sprzętem w miejscach utworzonych stanowisk pracy. W przypadku wybranych faktur dotyczących zakupionego wyposażenia wskazano wyłącznie ogólną nazwę zakupionego sprzętu, co uniemożliwia jednoznaczną identyfikację dokonanych zakupów ze sprzętem znajdującym się w miejscu wyposażonych stanowisk;
- Brak objęcia uczestników stażu ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków co jest wymagane w Polskich Ramach Jakości Staży i Praktyk;
- Niezgodność miejsca faktycznej realizacji stażu zawodowego z zawartą umową na organizację stażu.
