Wydawca treści - Wojewódzki Urząd Pracy w Łodzi

Kierownik centrum konferencyjnego planuje, koordynuje i kontroluje działania z zakresu zarządzania centrum konferencyjnym.

Zadania zawodowe:

• planowanie, nadzorowanie i koordynowanie bieżącej działalności centrum, głównie w zakresie spraw finansowych, organizacyjnych i administracyjnych,

• opracowywanie strategii rozwoju centrum konferencyjnego,

• przygotowywanie budżetu centrum konferencyjnego, zwłaszcza w zakresie ofert cenowych dla organizatorów targów, imprez branżowych, konferencji itp.,

• określanie struktury organizacyjnej centrum konferencyjnego zakresów czynności dla kierowników bezpośrednio podległych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy,

• ustanawianie procedur zarządzania centrum konferencyjnym, przede wszystkim w obszarze współpracy z najemcami i zewnętrznymi dostawcami oraz obsługi obiektu,

• sprawowanie ogólnego nadzoru nad organizowanymi w centrum konferencjami, targami, imprezami masowymi itp.,

• nadzorowanie przygotowywania ofert handlowych i prowadzenie analizy efektywności prowadzonych działań,

• planowanie przyszłych projektów na podstawie analizy rynku i potrzeb klientów,

• nadzorowanie pracy zewnętrznych serwisów, obejmujących utrzymanie techniczne obiektu, ochronę oraz sprzątanie i wywóz odpadów,

• prowadzenie negocjacji z kontrahentami i klientami,

• zatrudnianie i zwalnianie oraz organizowanie i nadzorowanie pracy pracowników obsługi centrum konferencyjnego,

• dokonanie oceny okresowej pracowników centrum konferencyjnego,

• reprezentowanie centrum konferencyjnego w kontaktach zewnętrznych,

• przygotowywanie raportów, sprawozdań, analiz i prezentacji dotyczących działalności centrum konferencyjnego na potrzeby zarządu oraz na potrzeby zewnętrzne.

Warunki podjęcia pracy w zawodzie:

Przed kandydatami na stanowisko kierownika biura konferencyjnego nie stawia się wymagań formalnych, ich zakres zależy od preferencji pracodawcy i charakteru działalności firmy. Preferowane są osoby, które posiadają dyplom ukończenia wyższej uczelni na przykład na kierunku ekonomia, administracja, prawo czy zarządzania. Ważniejsze jednak są cechy personalne, posiadane przez potencjalnych kierowników – odpowiedzialność, terminowość, zaangażowanie w wypełnianiu powierzonych obowiązków, oraz umiejętność efektywnej pracy w zespole. Kierownik biura konferencyjnego musi odznaczać się ponadpodstawową umiejętnością obsługi urządzeń biurowych oraz konferencyjnych etc. Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku, związanym z koordynacją prac związanych z organizacją konferencji, jest dodatkowym atutem. W tej pracy doskonale odnajdą się kandydaci, którzy cenią sobie działania zespołowe. Istotną cechą są też zdolności organizacyjne. W wykonywaniu codziennych zadań niezbędna okaże się znajomość języków obcych.

Wymagania psychofizyczne:

Kluczowe umiejętności interpersonalne niezbędne do pracy na stanowisku kierownika centrum konferencyjnego obejmują efektywną komunikację, umiejętność budowania relacji, zdolność do współpracy i negocjacji oraz umiejętność zarządzania konfliktami a także asertywność. Kierownik powinien być w stanie skutecznie przekazywać informacje zarówno werbalnie, jak i pisemnie, aby zapewnić jasność i zrozumienie. Negocjacje są częstym elementem pracy w centrum konferencyjnym, więc umiejętność prowadzenia konstruktywnych rozmów i dochodzenia do porozumienia jest niezbędna. Kierownik centrum powinien radzić sobie z sytuacjami stresowymi w pracy. Ważne jest, aby utrzymywał spokój i wykazywał elastyczność w obliczu napiętych terminów.

Przeciwwskazania do wykonywania zawodu:

Przeciwwskazaniem do wykonywania zawodu kierownika centrum konferencyjnego są wady wzroku i słuchu niepodlegające korekcji oraz wady wymowy w stopniu utrudniającym komunikowanie się. Znaczne upośledzenia narządów ruchu mogą utrudnić wykonywanie podstawowych czynności w zawodzie. Osoby z epilepsją ze względu na specyfikę pracy kierownika biura nie powinny wykonywać tego zawodu, ponieważ wiąże się ona z dużym stresem i napięciem, które mogłyby prowokować napady.