Wydawca treści - Wojewódzki Urząd Pracy w Łodzi

Specjalista zarządzania dokumentacją zajmuje się planowaniem, organizowaniem i kontrolowaniem procesu gromadzenia, przechowywania, archiwizowania oraz udostępniania w organizacjach różnych typów (urzędy administracji publicznej, instytucje i organizacje społeczne, firmy produkcyjne itp.) dokumentacji urzędowej, w tym o wartości historycznej (przedarchiwalnej i archiwalnej), w postaci papierowej i elektronicznej, zgodnie z wymogami prawa archiwalnego. Odpowiada również za planowanie i organizowanie prac na wszystkich stanowiskach urzędniczych, w tym czynności kancelaryjnych.

Zadania zawodowe:

• planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolowanie obiegu dokumentów w organizacji;

• projektowanie efektywnych sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych w organizacji;

• organizowanie i koordynowanie pracy biura/ kancelarii/ archiwum oraz kontrolowanie czynności kancelaryjnych;

• tworzenie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych, wykazów akt, zakresów czynności pracowników biura/ kancelarii/ archiwum itp.;

• przetwarzanie dokumentacji organizacji, pochodzącej z różnych źródeł (wykonawcy, zespoły projektowe, administracja itp.) oraz ich archiwizacja w dedykowanych temu celowi systemach elektronicznych;

• uczestniczenie w projektowaniu i wdrożeniu rozwiązań informatycznych (m.in. platformy wymiany dokumentacji między interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi) oraz nadzorowanie prawidłowości funkcjonowania w organizacji systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD);

• tworzenie standardów postępowania z dokumentacją archiwalną oraz tworzenie wzorów dokumentów (np. w zakresie porządkowania, przechowywania, udostępniania dokumentacji archiwalnej itp.);

• tworzenie i stosowanie systemów ewidencji dokumentów w kancelarii i archiwum bieżącym;

• administrowanie odpowiednią cyrkulacją dokumentów w organizacji;

• wprowadzanie danych do systemu informatycznego organizacji;

• zarządzanie dokumentacja bieżącą (przedarchiwalną), o krótkim okresie przechowywania;

• zarządzanie dokumentacją o wartości historycznej (materiały archiwalne);

• udzielanie konsultacji oraz opracowywanie ekspertyz w zakresie postępowania z dokumentacją przedarchiwalną i archiwalną;

• przestrzeganie przepisów o zabezpieczeniu tajemnicy państwowej i służbowej, przepisów o ochronie danych osobowych, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środowiska.

Warunki podjęcia pracy w zawodzie:

Do podjęcia pracy w zawodzie specjalisty zarządzania dokumentacją preferowane jest wykształcenie wyższe na kierunkach związanych z archiwistyką i nowoczesnym zarządzaniem zapisami informacyjnymi, historią lub bibliotekoznawstwem (np. o specjalności archiwistyka, zarządzanie dokumentacją i informacją).

Ponadto wykształcenie niezbędne do podjęcia pracy w zawodzie można uzyskać poprzez ukończenie kursu kancelaryjno-archiwalnego (organizowanego m.in. przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich) oraz na studiach podyplomowych z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją.

Wymagania psychofizyczne:

• zdolność koncentracji uwagi,

• dobra pamięć,

• łatwość wypowiadania się w mowie i/lub w piśmie,

• łatwość przechodzenia z jednej czynności do drugiej,

• zdolność do przestrzegania reguł, przepisów i standardów,

• współdziałanie i współpraca w zespole (grupie).

Przeciwwskazania do wykonywania zawodu:

Praca specjalisty zarządzania dokumentacją jest zaliczana do prac lekkich pod względem obciążenia fizycznego. Zatrudnienie w tym zawodzie z reguły nie jest warunkowane koniecznością spełnienia specyficznych wymagań zdrowotnych, jednak charakter pracy wymaga pełnej sprawności funkcji poznawczych, stąd zaburzenia psychiczne oraz obniżenie sprawności intelektualnej stanowią przeciwwskazania do wykonywania pracy w tym zawodzie.

Możliwości i szanse zatrudnienia:

Specjalista zarządzania dokumentacją może być zatrudniony w urzędzie, instytucji czy przedsiębiorstwie, które posiada archiwa zakładowe lub składnice akt, a także w biurach lub kancelariach.