Nieprawidłowości, uchybienia i najczęściej popełniane błędy stwierdzone w wyniku kontroli projektów realizowanych w ramach RPO WŁ w roku obrachunkowym 01.07.2015r. – 30.06.2016r. i kolejnych okresach sprawozdawczych - aktualizacja wg stanu na 30.06.2018r.

1. Rzeczowa realizacja projektu, w tym m.in.:

• Udzielenie osobom odbywającym staż w ramach projektu dni wolnych w liczbie przekraczającej ilość dni im przysługujących, udzielenie stażyście przez organizatora dni wolnych przed upływem 30 dni kalendarzowych odbywania stażu;
• Brak zastosowania wymaganych logotypów na dokumentach związanych z realizacją projektu lub stosowania ich niewłaściwej wersji kolorystycznej;
• Nieosiągnięcie założonych w projekcie wskaźników, nieosiągnięcie wskaźników produktu na poziomie założonym we WND, zagrożenie nieosiągnięcia wskaźników rezultatu, brak spełnienia deklarowanego we WND kryterium premiującego;
• Niedostateczny nadzór nad poprawnością prowadzenia przekazywanych przez organizatorów staży list obecności;
• Niejasna i niezgodna z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi procedura naboru wniosków o zorganizowanie stażu zawodowego dla bezrobotnych;
• Niepełne monitorowanie przez Beneficjenta sytuacji uczestników po zakończeniu udziału w projekcie, brak w umowach uczestnictwa w projekcie zobowiązania uczestników do składania informacji niezbędnych do monitorowania założonych w projekcie wskaźników, zastrzeżenia co do poprawności przyjętego sposobu obliczania wskaźników;
• Błędy w danych wykazywanych w punkcie „Postęp rzeczowy realizacji projektu" we WNP (np. błędne terminy szkoleń, błędne dane w zakresie liczby uczestników);
• Błędy, braki i nieścisłości w dokumentacji merytorycznej z realizacji poszczególnych zadań
  w projekcie (np. w listach obecności na szkoleniach, w potwierdzeniach odbioru cateringu, materiałów dydaktycznych, nieścisłości w harmonogramach realizacji form wsparcia)
• Brak należytej staranności Beneficjenta w zakresie zapewnienia nadzoru nad prowadzeniem dokumentacji merytorycznej projektu: uchybienia w dokumentacji merytorycznej związanej
   z realizacją poszczególnych form wsparcia w ramach projektu oraz udzielanie w projekcie wsparcia osobom o nieodpowiednim profilu, tj. niezgodnie ze Standardami udzielania wsparcia, nieprecyzyjne i niedokładne wypełnianie dzienników zajęć przez osoby prowadzące poszczególne zajęcia, rozbieżności pomiędzy dokumentami merytorycznymi oraz finansowymi dotyczącymi liczby zrealizowanych przez trenerów godzin zajęć, brak udokumentowania przez Beneficjenta, iż w trakcie zorganizowanego wsparcia uczestnicy skorzystali z poczęstunku, brak przedstawienia protokołu odbioru przedmiotu usługi, zastosowanie jednego podpisu praktykanta i opiekuna na liście obecności z praktyk w miejsce codziennie uzupełnianych podpisów w każdym dniu realizacji wsparcia, nieprzedłożenie zespołowi kontrolującemu: karty przeszkolenia w zakresie przepisów BHP, orzeczenia lekarskiego oraz dziennika praktyk dotyczących realizacji wsparcia;
• Błędne wskazanie na Liście uczestników projektu sporządzonej przez Beneficjenta i przekazanej kontrolującym daty rozpoczęcia udziału w projekcie, przeprowadzenia pośrednictwa pracy i/lub poradnictwa zawodowego w odniesieniu do części uczestników;
• Umieszczenie na stronie internetowej Beneficjenta niepełnej lub błędnej informacji o realizowanym projekcie, niepoprawna realizacja działań informacyjno–promocyjnych
  w zakresie treści krótkiego opisu projektu znajdującego się na zakładkach dotyczących projekt oraz w zakresie oznakowanie ankiet zgłoszeniowych i kart doradczych;
• Niewykazanie w SL2014 informacji o kontrakcie wynikającym z przeprowadzonego zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego;
• Wskazanie we WND oraz w opisie rekrutacji na stronie internetowej Beneficjenta, iż nie będą rekrutowane do projektu osoby z dysfunkcją ruchu;
• Brak formalnego dokumentu (np. umowy) regulującego współpracę Beneficjenta z instytucjami pomocy społecznej;
• Stosowanie w przypadku spotkań indywidualnych (na etapie rekrutacji) wspólnych list obecności, na których uczestnicy potwierdzali swoją obecność jednym podpisem łącznie dla spotkań w różnych terminach i miejscach organizacji spotkań;
• Zawarcie w regulaminie uczestnictwa oraz w umowach na odbywanie i organizację staży zawodowych zbyt rygorystycznych zapisów zobowiązującego uczestników do zwrotu kosztów udziału w projekcie w przypadku przerwania udziału w stażach lub nieukończeniu minimum 80% innych zajęć;
• Stosowanie w programach staży zapisów nieodpowiadających w pełnym zakresie  wymaganiom wynikającym z Polskich Ram Jakości Praktyk i Staży – brak jednoznacznego podziału na cel edukacyjny, treści edukacyjne, zakres obowiązków i efekty uczenia;
• Niezgodny z WND zapis w procedurze realizacji rekrutacji do projektu gdzie wskazano, iż Indywidualne Plany Działania opracowane zostaną nie tylko dla uczestników projektu ale również dla osób z listy rezerwowej;
• Brak (zarówno w Regulaminie uczestnictwa w projekcie, jak i w Umowie uczestnictwa w projekcie) zapisów informujących uczestników projektu o wysokości należnego im stypendium z tytułu uczestnictwa w szkoleniu zawodowym, niewypłacenie uczestnikowi projektu stypendium szkoleniowego;
• Opóźnienia w objęciu ubezpieczeniem NNW uczestników staży po faktycznym rozpoczęciu ich realizacji;
• Nieprawidłowe zapisy w umowach na organizację i odbycie stażu warunkujące wypłatę przysługującemu stażyście stypendium w zależności od posiadanych środków na rachunku wyodrębnionym na potrzeby projektu;
• Przesunięcie terminu realizacji formy wsparcia względem harmonogramu realizacji projektu;
• Zmniejszenie liczby uczestników formy wsparcia w stosunku do założeń we WND;
• Nierówne traktowanie uczestników projektu, przy dokonywaniu refundacji poniesionych przez nich kosztów w związku z uczestnictwem w projekcie;
• Zawarcie w regulaminie zwrotu kosztów opieki nad dzieckiem zapisu mówiącego o tym, że zwrot kosztów opieki nastąpi pod warunkiem dostępności środków na rachunku bankowym projektu oraz zastrzeżenie w ww. Regulaminie możliwości wstrzymania ww. wypłat z powodu nieprzekazania przez IP środków na wydzielone konto do obsługi projektu;
• Powoływanie się we wniosku o zwrot kosztów opieki nad dzieckiem oraz w oświadczeniu osoby pobierającej stypendium i w formularzach rekrutacyjnych, na niewłaściwy zapis mówiący o odpowiedzialności karnej za składanie informacji niezgodnych z prawdą;
• Zawarcie polisy ubezpieczeniowej dotyczącej uczestników wyjazdowych warsztatów weekendowych na niewłaściwy okres ubezpieczenia lub rozbieżności pomiędzy przedstawioną listą osób objętych ubezpieczeniem NNW a faktyczną liczbą osób w dokumentacji merytorycznej;
• Brak dostosowania biura projektu do potrzeb osób z niepełnosprawnością;
• Nierozpoczęcie realizacji projektu w ciągu 3 miesięcy od ustalonej we wniosku
  o dofinansowanie początkowej daty okresu realizacji projektu – przesłanka do rozwiązania umowy o dofinasowanie;
• Niepoddanie się czynnościom kontrolnym i nieprzedstawienie dokumentacji związanej z realizacją projektu – przesłanka do rozwiązania umowy o dofinasowanie,
• Zakupienie biletów miesięcznych dla uczestników projektu, którzy w okresie ważności biletu uczestniczyli  w szkoleniu tylko przez 7 dni;
• Brak dokumentów potwierdzających przekazanie uczestnikom projektu zaświadczeń
  o ukończeniu szkoleń;
• Prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych w projekcie w zakresie informacji (na plakacie oraz stronie internetowej) w sposób nie odpowiadający wymaganiom wynikającym
  z „Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji" i „Księdze identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie oraz znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020" oraz umowy
  o dofinansowanie projektu;
• Brak spełnienia kryteriów dostępu w zakresie prowadzenia biura projektu na terenie województwa łódzkiego, brak bieżącego kontaktu kadry projektu z uczestnikami;
• Realizacja szkolenia wspólnie dla uczestników dwóch różnych projektów, nieprawidłowo prowadzona dokumentacja monitoringowa ze szkolenia, niezapewnienie dostępności sali szkoleniowej dla osób z niepełnosprawnościami;
• Zgłaszane przez uczestników istotne zastrzeżenia odnośnie prawidłowości realizacji projektu, w tym informacje, iż uczestniczyli w różnych formach wsparcia realizowanych naprzemiennie w ramach dwóch projektów;
• Zgromadzenie przez Beneficjenta dokumentacji monitorującej przebieg staży (3 uczestników projektu), która nie jest w pełni zgodna ze stanem faktycznym (tj. równoległym udziałem tych 3 osób w kursie zawodowym;
• Nieprawidłowy zapis w Regulaminie zwrotu kosztów dojazdu mówiący o tym, że „podstawą do wypłaty zwrotu kosztów dojazdu będzie złożenie oświadczenia o miesięcznych dochodach na jednego członka rodziny";
• Przeprowadzenie badań lekarskich dla uczestniczek projektu po dniu rozpoczęcia przez nich stażu i wykonywania czynności na zajmowanym stanowisku.
• Istotne naruszenia postanowień umowy o dofinansowanie w zakresie zarządzania projektem;
• Niekompletność i niespójność dokumentacji merytorycznej oraz/lub dokumentacji personalnej.

2. Finansowa realizacja projektu:

• Błędy w danych wykazywanych Zestawieniu dokumentów we WNP (np. złe i niekompletne daty oraz numery dokumentów);
• Przedstawienie do rozliczenia w niezatwierdzonym WNP wynagrodzenia personelu merytorycznego w wysokości ustalonej niezgodnie z Wytycznymi;
• Przedstawienie do rozliczenia w niezatwierdzonym WNP kosztu ubezpieczenia NNW
  w zawyżonej wysokości, rozliczenie wydatku w okresie rozliczeniowym, w którym nie został
  w pełni poniesiony;
• Przedstawienie do rozliczenia w WNP odpisów amortyzacyjnych związanych z zakupem laptopów dla personelu z istotnym wyprzedzeniem do faktycznego terminu zaangażowaniem osób w realizację projektu;
• Brak wykazania we WNP korekty finansowej z tytułu zwrotu podatku VAT od jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej;
• Nieterminowe dokonywanie wypłaty świadczeń dla uczestników projektu;
• Nieterminowe opłacanie zobowiązań przez Beneficjenta;
• Braki w dokumentacji stanowiącej podstawę do dokonywania wydatków w ramach projektu odnoszące się do braku podpisów stron umowy oraz braku daty sporządzenia dokumentu;
• Błędy bądź braki w opisach dowodów księgowych, dokonanie wydatków przed sprawdzeniem dokumentów pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzeniem ich do zapłaty;
• Wydatki niekwalifikowalne związane z kosztami poniesionymi na usługę cateringową oraz zakupem materiałów szkoleniowych dla  osób fizycznych niewykazywanych w systemie SL2014 oraz niebędących uczestnikami projektu;
• Rozliczenie wydatków związanych z przeprowadzeniem egzaminów na szkoleniach
  w wysokościach niezgodnych z zawartą w tym zakresie umową;
• Niekompletność części dokumentów finansowych powodująca problemy w potwierdzeniu prawidłowości zbiorczych kwot dokonanych refundacji oraz prawidłowości wskazanych dat zrealizowanych refundacji wydatków;
• Dokonanie zapłaty za wykonanie usługi przed wystawieniem przez Wykonawcę rachunku, wypłata wynagrodzenia dla Wykonawcy przez dniem sporządzenia protokołu i odbioru usługi;
• Niekwalifikowalność wydatków związanych z wypłaceniem uczestnikowi projektu stypendium szkoleniowego w kwocie wyższej, niż należna oraz wydatków wynikających z odprowadzonych z powyższego tytułu zawyżonych składek do ZUS;
• Niewłaściwy sposób realizacji rozliczeń finansowych pomiędzy Liderem a Partnerem;
• Istotne rozbieżności pomiędzy kwotą wydatków rozliczonych we WNP a kwotą wydatków ujętych w wyodrębnionej dla projektu ewidencji księgowej;
• Nieprawidłowości w zakresie realizacji bonów na usługi dla uczestników projektu, w tym rozliczenie całości wydatków w tym zakresie przed faktyczną realizacją usługi;
• Rozliczenie we WNP składek ZUS od stypendiów stażowych i szkoleniowych dla uczestników projektu w sytuacji opłacenia części składek ZUS po okresie rozliczeniowym;
• Nienaliczenie i nieodprowadzenie do ZUS składek na ubezpieczenie wypadkowe za stypendium wypłacane uczestnikom projektu za uczestnictwo w praktykach zawodowych;
• Błędy wynikające z zastosowania niewłaściwej metodologii w naliczaniu stypendiów przedstawionych do rozliczenia w niezatwierdzonych WNP.  
• Naliczenie i odprowadzenie do Urzędu Skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w przypadku wypłaty uczestnikom projektu stypendium za uczestnictwo w praktykach zawodowych;
• Opłacenie z wyodrębnionego rachunku projektu faktury w kwocie wyższej niż kwalifikowana;
• Podwójne finansowanie wydatków ponoszonych w ramach zwrotu kosztów dojazdu dla uczestników projektu;
• Pobranie kwoty tytułem zaliczki na koszty pośrednie bez podstawy prawnej i z naruszeniem procedur wynikających z umowy o dofinansowanie;
• Niekwalifikowalność wydatków związanych z zakupem cateringu dla uczestników projektu w zawyżonej cenie w stosunku do złożonej przez Wykonawcę oferty.

3. Wybór wykonawców, w tym m.in.:

• Naruszenie przez Beneficjenta zapisów ustawy Pzp (art. 7 ust. 1) w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego skutkujące zastosowaniem korekty finansowej (Działanie 8.1);
• Błędy formalne w zakresie przeprowadzonego postępowania w oparciu o przepisy ustawy Pzp (np. brak oznaczenia daty wpływu oferty bezpośrednio na złożonej ofercie);
• Niepełne przestrzeganie przez Beneficjenta na etapie rozeznania rynku obowiązków wynikających z zapisów umowy o dofinansowanie projektu (w ramach badanych zamówień nie uzyskano minimalnej liczby ofert cenowych na etapie rozeznania rynku a w dalszym trybie postępowania kompletność zgromadzonej dokumentacji nie odpowiada w pełni wymaganiom przewidzianym dla zasady konkurencyjności);
• Brak określenia wymiaru godzinowego szkolenia w zapytaniach ofertowych na etapie szacowania wartości zamówienia;
• Wydatek niekwalifikowalny w ramach kosztów bezpośrednich dotyczący wynajmu busa na potrzeby dowozu osób niepełnosprawnych do miejsca odbywania szkoleń i z powrotem. Wydatek został poniesiony nieracjonalnie z uwagi na nie przeprowadzenie we właściwy sposób procedury wyboru Wykonawcy i tym samym jest niezgodny z przepisami Wytycznych kwalifikowalności określonymi w Rozdziale 6.2, pkt 3, lit. e i g oraz z Umową o dofinansowanie projektu;
• Określenie dyskryminujących warunków udziału w postępowaniu, w ramach postępowania prowadzonego w trybie zasady konkurencyjności, określenie kryteriów oceny ofert
  w sposób nieprawidłowy i naruszający zasadę równego traktowania wykonawców, nieprecyzyjne  ustalenie warunku udziału w postepowaniu odnoszącego się do wymaganego wykształcenia Wykonawcy usługi, ustalenie zawężających konkurencję warunków udziału w postępowaniu prowadzonym w ramach zasady konkurencyjności w związku z wyborem wykonawcy szkoleń zawodowych wraz z egzaminem certyfikującym; 
• Dokonanie wyboru oferty Wykonawcy, który nie wykazał spełnienia warunków udziału w postępowaniu, w ramach postepowania prowadzonego w trybie zasady konkurencyjności, wybór wykonawcy, który nie wykazał spełnienia jednego z warunków udziału w postępowaniu, co skutkowało zawarciem umowy z wykonawcą, którego oferta winna zostać odrzucona, wybór oferty, złożonej przez wykonawcę, który nie wykazał spełnienia warunków udziału w postępowaniu w zakresie dysponowania kadrą zdolną do realizacji przedmiotu zamówienia;
• Niezłożenie oświadczeń, o braku powiązań kapitałowych i osobowych z wykonawcami biorącymi udział w badanych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w ramach zasady konkurencyjności, przez Beneficjenta lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta i osoby wykonujące w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy;
• Brak dokumentacji potwierdzającej prawidłowe wskazanie reprezentacji Beneficjenta
  w przypadku zawarcia umowy z wykonawcą wyłonionym w trybie zasady konkurencyjności;
• Rozbieżność pomiędzy ogłoszeniem zamieszczonym w bazie konkurencyjności, a zapytaniem ofertowym będącym załącznikiem do ww. ogłoszenia w zakresie terminu na składanie ofert;
• Brak w zapytaniu ofertowym informacji na temat zakresu wykluczenia Wykonawcy w przypadku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym;
• Brak wskazania w zapytaniu ofertowym wagi punktowej oraz sposobu przyznawania punktów w kryterium oceny ofert w zakresie kwalifikacji i doświadczenia, nieprecyzyjne określenie przedmiotu zamówienia (m.in. brak określenia konkretnego zakresu tematycznego szkoleń jakie miałby przeprowadzić potencjalny Wykonawca);
• Niedochowanie minimalnego terminu na składanie ofert;
• Braki w protokole z postępowania o udzielenie zamówienia;
• Brak weryfikacji przez Zamawiającego posiadania przez oferenta warunków lokalowych zapewniających bezpieczną opiekę nad dziećmi w Warunkach udziału w postępowaniu;
• Nieuprawniony podział zamówienia oraz inne naruszenia Zasady konkurencyjności dotyczące przeprowadzonych postępowań (w tym w nieuprawnione zastosowanie rozeznania rynku)
  w odniesieniu do zlecania w projekcie usług;
• Niezamieszczenie na stronie internetowej www.bazakonkurencyjnosci.gov.pl informacji
  o wyniku postępowania przeprowadzonego w trybie zasady konkurencyjności;
• Prowadzenie procedur wyboru wykonawców usług w trybach niezgodnych z ich wartością szacunkową, zastosowanie nieuprawnionego trybu wyboru wykonawcy oraz inne naruszenia Zasady konkurencyjności skutkujące nałożeniem korekt finansowych;
• Nie uwzględnienie kryterium cenowego wśród kryteriów oceny ofert w ramach prowadzonej procedury rozeznania rynku;
• Brak szacowania wartości zamówień  w oparciu o rozpoznania cenowe  oraz,  co z tym związane, odpowiedniego usystematyzowania prowadzenia postępowań w zakresie udzielania zamówień w projekcie, brak przejrzystości oraz dochowania należytej staranności w zakresie szacowania wartości zamówienia;
• Przeprowadzenie postępowania na realizację szkoleń zawodowych w projekcie z naruszeniem procedury zasady konkurencyjności w zakresie prawidłowego sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia i warunków udziału w postępowaniu;
• Brak przeprowadzenia rozeznania rynku zgodnie z wymogami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu dla wydatków powyżej 20 000,00 zł netto;
• Niezgodność zawartej umowy z wykonawcą szkolenia z opisem przedmiotu zamówienia oraz dokumentacją z postępowania w wyniku którego został on wyłoniony, prowadzenie do zawartej umowy na świadczenie usług szkoleniowych dodatkowego warunku, który nie został określony w zapytaniu ofertowym;
• Udzielenie odpowiedzi (na zapytanie potencjalnego oferenta), która dotyczyła istotnych elementów cenotwórczych, co powinno skutkować doprecyzowaniem i zmianą treści zapytania ofertowego i przesunięciem terminu składania ofert.
• Naruszenie procedury przy udzielaniu zamówienia w projekcie w odniesieniu do przeprowadzonego postępowania na zlecenie usługi szkolenia m.in.: nie zawarcie pisemnej umowy z wykonawcą usługi;
• Nieprawidłowe stosowanie poza cenowego kryterium oceny ofert w ramach postepowań na wybór wykonawcy usługi cateringowej oraz brak wskazania w umowie zawartej z wykonawcą wartości (wielkości przedmiotu) zleconej usługi;
• Naruszenie zasady konkurencyjności w ramach przeprowadzonego postępowania na wybór wykonawcy usług szkoleniowych dla uczestników projektu. Warunki udziału w postępowaniu naruszyły zasadę uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców w następującym zakresie: brak dopuszczenia składania ofert częściowych; wprowadzenie restrykcyjnych zapisów odnośnie kar umownych; możliwość zażądania wystawienia weksla in blanco przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego, który to weksel Zamawiający będzie miał prawo uzupełnić wedle swojego uznania, posiadania na rachunku wykonawcy zablokowanej w całym okresie realizacji usługi kwoty przewyższającej wartość zamówienia, ograniczenia w sposobie wniesienia wadium; 
• Naruszenie Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków polegających na nie przeprowadzeniu procedury zasady konkurencyjności przy wyborze wykonawcy szkoleń zawodowych dla uczestników projektu oraz nieuprawnione zastosowanie rozeznań rynku w tym zakresie;
• Brak dokumentacji potwierdzającej doświadczenie zawodowe trenerów, którzy faktycznie prowadzili szkolenia;
• Odmowa przekazania umów podwykonawstwa zawartych w związku z umową na realizację szkoleń zawodowych pomimo zawarcia w tej umowie zapisu o obowiązku udostępnienia uprawnionym organom kontrolnym wszelkich dokumentów niezbędnych do oceny kwalifikowalności wydatków;
• Realizacja procedury udzielenia zamówienia na realizację szkoleń zawodowych w momencie gdy nie były znane zakresy tematyczne szkoleń i w związku z tym nieprawidłowa analiza przesłanek tożsamości przedmiotowej i podmiotowej zamówienia;
• Faktyczna realizacja szkolenia przez podmiot inny niż ten, któremu udzielono zamówienia.

4. Kwalifikowalność uczestników projektu i przetwarzanie danych osobowych:

• Błędy w zakresie danych uczestników wykazywanych w SL2014;
• Pozyskiwanie od uczestników projektu oświadczeń potwierdzających ich kwalifikowalność dopiero po uczestnictwie przez nich w realizacji bezkosztowej formy wsparcia;
• Powoływanie się w oświadczeniach uczestników projektu potwierdzających ich status  na niewłaściwy zapis dotyczący odpowiedzialności karnej za składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą;
• Niestosowanie obowiązującego oświadczenia o celu i sposobie przetwarzania danych osobowych sporządzonego wg wzoru będącego załącznikiem do umowy o dofinansowanie;
• Nieuwzględnienie w uregulowaniach wewnętrznych aplikacji SL2014 jako systemu teleinformatycznego służącego przetwarzaniu danych osobowych;
• Niepoinformowanie IP o zamiarze powierzenia przetwarzania danych osobowych części uczestników projektu i jednocześnie nieprzekazanie do IP informacji o podmiocie, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych;
• Zakwalifikowanie na listę rezerwową oraz listę uczestników projektu osób, które nie przedstawiły kompletnej wymaganej dokumentacji rekrutacyjnej;
• Opracowanie IPD dla osób z listy rezerwowej co jest sprzeczne z zapisami WND i umową
  na wykonanie usługi;
• Zbieranie od uczestników projektu i przechowywanie w ich aktach kserokopii dowodów osobistych;
• Brak przekazania informacji o miejscu archiwizacji dokumentacji projektowej oraz poinformowanie IP o miejscu przechowywania dokumentacji finansowej z opóźnieniem;
• Niezgodność ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
  z wymaganiami określonymi w tym zakresie w ustawie o ochronie danych osobowych,  brak wskazania identyfikatorów w ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w ramach projektu;
• Brak należytego nadzoru nad poprawnością sporządzania oświadczeń o celu i sposobie przetwarzania danych osobowych;
• Brak zgodności danych w dokumentacji zgłoszeniowej z przedłożonymi zaświadczeniami uczestnika projektu;
• Niekompletne wypełnianie dokumentacji zgłoszeniowej uczestników do projektu;
• Ujęcie w ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych uczestnika projektu oraz inne błędy formalne w upoważnieniach osób uprawnionych do przetwarzania danych osobowych;
• Niekwalifikowalność wydatków (koszty wynagrodzenia wykonawcy oraz wynajmu sali) związanych z udzieleniem uczestnikowi projektu wsparcia w postaci pośrednictwa pracy po podjęciu przez niego zatrudnienia;
• Skierowanie do dalszego (po rozmowie z doradcą zawodowym) etapu rekrutacji osoby niespełniającej kryterium wieku;
• Brak ujęcia osób wskazane na listach obecności ze szkolenia w formularzu monitorowania uczestników, który Beneficjent ma obowiązek przekazywać za pomocą SL2014.

5. Kwalifikowalność personelu projektu:

• Przyjęcie innej formy zaangażowania do projektu (umowa o pracę w miejsce umowy zlecenia) bez poinformowania WUP w Łodzi o powyższej zmianie;
• Brak protokołu potwierdzającego prawidłowe wykonanie zadań wraz z ewidencją godzin potwierdzającego faktyczne zaangażowanie pracownika  w kontrolowanym projekcie;
• Niespójność danych wykazanych w SL2014 z prowadzoną w dokumentacji projektu ewidencją godzin pracy personelu;
• Brak oświadczenia, osoby upoważnionej do dysponowania środkami dofinansowania projektu oraz podejmowania wiążących decyzji finansowych w imieniu beneficjenta, o niekaralności za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwa skarbowe;
• Przyznanie dwóch odrębnych dodatków do wynagrodzenia na podstawie dwóch porozumień dla tej samej osoby w ramach projektu;
• Wydatek niekwalifikowalny w ramach kosztów bezpośrednich dotyczący nieprawidłowego zaangażowania do projektu na podstawie umowy zlecenia osoby, będącej jednocześnie etatowym pracownikiem Beneficjenta;
• Brak zamieszczenia w SL2014 protokołu odbioru prac wykonanych przez wolontariusza prowadzącego szkolenie;
• Niezarejestrowanie w SL2014 danych dotyczących formy zaangażowania oraz godzin pracy pracownika;
• Brak wykazania w zestawieniu personelu projektu przygotowanym przez Lidera zaangażowania osoby prowadzącej zajęcia oraz nie przedstawienie dokumentacji dotyczącej jej zaangażowania do projektu;
• Brak gromadzenia przez Beneficjenta (w cyklach miesięcznych) oświadczeń pracownika, iż jego łączne zaangażowanie zawodowe nie przekracza 276 godzin w miesiącu;
• Błędne (niejasne) określenie formy zaangażowania pracownika i sposobu ustalenia jego wynagrodzenia w projekcie.
• Niekwalifikowalność wydatku dotyczącego zaangażowania do projektu na podstawie porozumienia w sprawie korzystania ze świadczeń wolontariusza będącego jednocześnie etatowym pracownikiem Beneficjenta;
• Zawieranie nieprecyzyjnych oraz/lub sprzecznych z innymi dokumentami umów zleceń
  z personelem projektu;
• Zawarcie w projekcie z osobą stanowiącą personel projektu umowy o dzieło przy jednoczesnym braku wskazania we WND informacji w tym zakresie;
• Nieprecyzyjne określenie szczegółowych zakresów obowiązków etatowych pracowników Beneficjenta w zakresie powierzonych im do wykonania zadań w projekcie oraz analogiczne uchybienia w tym samym zakresie w przypadku umów cywilnoprawnych z wykonawcami usług;
• Zaangażowanie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy w ramach projektu etatowego pracownika Beneficjenta (zatrudnionego w wymiarze 2/3 etatu, na podstawie umowy o pracę), co skutkuje uznaniem za niekwalifikowalne wynagrodzenia przyznanego na podstawie umowy o pracę w ramach projektu.

6. Poprawność udzielania pomocy publicznej/pomocy de minimis:

• Niedostateczny nadzór ze strony Beneficjenta nad poprawnością wypełniania formularzy informacyjnych przedstawianych przez wnioskodawców przy ubieganiu się o udzielenie pomocy de minimis;
• Stosowanie przy obliczaniu wartości udzielonej pomocy de minimis błędnego kursu euro w stosunku do złotego oraz błędnego sposobu dyskontowania pomocy de minimis;
• Niewłaściwa realizacja działań w zakresie udzielania w ramach projektu pomocy de minimis: niedochowanie obowiązku dyskontowania udzielonej pomocy de minimis, udzielenie pomocy de minimis w ramach zadania, w którym nie założono we WND tego rodzaju wsparcia,  niespójne wykazywanie kwoty udzielonej pomocy de minimis w związku z przyznaniem pomostowego wsparcia finansowego oraz pomostowego wsparcia szkoleniowo-doradczego, nieprawidłowe wydane zaświadczeń oraz niekompletna dokumentacja związana z udzielaniem pomocy de minimis: niedochowanie obowiązku wydania zaświadczeń o udzielonej pomocy, niekompletna dokumentacja związana z przyznaniem pomocy oraz nieterminowe przekazanie sprawozdania do UOKIK.

• Brak oznaczenia miejsc realizacji wsparcia dla uczestników projektu plakatem formatu A3;
• Brak należytego wykonania warunków umowy o wykonanie usługi szkoleniowej przez Wykonawcę;
• Brak należytej staranności w stosowaniu zapisów Umowy o dofinansowanie projektu, dotyczącego zamieszczenia na stronie internetowej projektu aktualnego, szczegółowego harmonogramu udzielania wsparcia w projekcie;
• Brak dostatecznej wiedzy uczestników projektu w zakresie źródeł finansowania ich udziału
  w projekcie;
• Nieprecyzyjny harmonogram wsparcia, z którego nie wynika w sposób jednoznaczny jaki rodzaj  wsparcia realizowany jest konkretnego dnia;
• Brak oznakowania odpowiednimi logotypami materiałów szkoleniowych;
• Szkolenie realizowane w innym miejscu, niż wskazano w ofercie złożonej przez Wykonawcę szkolenia;
• Prowadzenie zajęć w dniu wizyty przez osobę niewskazaną w ofercie jako trener szkolenia;
• Podpisanie dziennika zajęć ze szkolenia przez osobę, która w rzeczywistości nie prowadziła w dniu wizyty zajęć dydaktycznych;
• Brak zgodności programu zajęć w zakresie przedmiotu realizowanego w dniu wizyty monitoringowej z tematem wskazanym przez uczestników kontrolowanego szkolenia
  w anonimowych ankietach;
• Brak zgodności programu zajęć w zakresie godzinowym z harmonogramem zamieszczonym na stronie Lidera projektu;
• Brak zgodności listy uczestników szkolenia zawartej w dzienniku zajęć z prowadzoną odrębnie listą obecności;
• Brak faktycznej realizacji warsztatów w terminie i miejscu wskazanym w harmonogramie realizacji wsparcia;
• Nieprawidłowe dokumentowanie formy wsparcia w sposób uniemożliwiający potwierdzenie
  w jakim wymiarze i w jakich godzinach jest ona prowadzona; brak prowadzenia list obecności z formy wsparcia;
• Niedostateczne rozpoznanie wśród uczestników projektu w zakresie ich potrzeb dotyczących dostosowania pomieszczeń, w stwierdzonym przypadku racjonalnych usprawnień odnośnie wspomagania osób z wadami słuchu;
• Rozpoczęcie realizacji staży niezgodnie z harmonogramem i założeniami WND odnośnie kolejności realizacji form wsparcia;
• Niesystematyczne prowadzenie dziennika stażu;
• Realizacja szkolenia z uwzględnieniem 2 miesięcznej przerwy wakacyjnej, co może mieć negatywny wpływ na osiągnięcie wskaźników rezultatu założonych we WND;
• Brak spójności pomiędzy prowadzonymi dziennikami stażu, a zapisami w listach obecności,
• Przekroczenie dobowego czasu realizacji stażu (pracy) w wymiarze 8 godzin;
• Nieprzedstawienie dokumentacji potwierdzającej fakt przeszkolenia stażystki przez pracodawcę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych
  i zapoznanie z regulaminem pracy;
• Niezgodność w zakresie wykonywanych obowiązków zawodowych określonych w dzienniku stażu z zadaniami zawartymi w programie stażu i wskazanymi w przeprowadzonej ankiecie;
• Nieterminowe rozliczenie udzielonego wsparcia na uruchomienie działalności gospodarczej, brak utworzenia strony internetowej mimo zapisów biznesplanu w tym zakresie;
• Podpisana przed zakończeniem szkolenia lista potwierdzająca odbiór zaświadczeń o ukończeniu szkolenia bez wskazanej daty odbioru;
• Stwierdzone przez kontrolujących nieprawidłowości i niezgodności wpływające na negatywną ocenę poprawności realizacji kontrolowanej formy wsparcia. W szczególności kontrola wykazała, iż przebieg szkolenia nie jest prawidłowo i należycie dokumentowany, zakres tematyczny szkolenia jest niezgodny z jego programem, co świadczy o braku poprawności prowadzenia szkolenia przez trenera. Beneficjent nie sprawował właściwego nadzoru nad przebiegiem szkolenia, w tym nie wywiązał się z obowiązków wynikający z umowy
  o dofinansowanie projektu w zakresie prawidłowego oznaczania miejsca realizacji szkolenia;
• Złożenie przez uczestniczkę podpisów na liście obecności wyprzedzająco za dni, kiedy szkolenie jeszcze się nie odbyło;
• Naruszenie umowy trójstronnej o organizację stażu przez Beneficjenta (Organizatora stażu) w zakresie należytego nadzoru nad realizacją stażu, Pracodawcę w zakresie przedkładania do Organizatora stażu list obecności; 
• Niezgodność miejsca realizacji stażu zawodowego dla uczestniczki projektu z miejscem wskazanym w harmonogramie zamieszczonym na stronie internetowej Beneficjenta oraz w umowie i programie stażu;
• Nieobecność uczestniczki na stażu w dniu kontroli, brak przedstawienia przez Pracodawcę wyjaśnień w zakresie przyczyn tej nieobecności oraz nieposiadanie przez Pracodawcę podstawowych dokumentów związanych z kontrolowanym stażem (m.in. listy obecności);
• Realizacja szkolenia w terminie wykraczającym poza okres wskazany w umowie zawartej z wykonawcą usługi;
• Realizacja stażu w wymiarze znacznie mniejszym niż założono, niezgodnie z postanowieniami trójstronnej umowy stażowej i Programu stażu;
• Realizacja stażu w miejscu niedostosowanym do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.