Przedstawiamy stanowisko Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa dotyczące stosowania w projektach mechanizmu racjonalnych usprawnień opisanego w Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020.
Na wstępie należy zaznaczyć, iż Wytyczne równościowe mają za zadanie stworzenie zdolności administracyjnych umożliwiających wdrożenie polityki równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami w odniesieniu do instytucji zaangażowanych w realizację programów współfinansowanych w ramach EFSI. Wskazują one na konieczność eliminowania dyskryminacji ze względu na niepełnosprawność, zapewniania osobom z niepełnosprawnościami dostępności, zwłaszcza przy zastosowaniu uniwersalnego projektowania przestrzeni oraz stosowania racjonalnych usprawnień dla osób z niepenosprawnościami. W celu wdrożenia ww. mechanizmów w ramach projektów realizowanych w perspektywie 2014-2020 niezbędne jest, aby IZ PO oraz IP aktywnie zaangażowały się w promowanie wśród beneficjentów działań mających na celu włączenie osób z niepełnosprawnościami do uczestnictwa w projektach, a także informowanie beneficjentów o praktycznych aspektach realizacji zasady równości szans.
Wnioskodawca w projektach ogólnodostępnych nie powinien zabezpieczać w ramach budżetu projektu środków na ewentualną konieczność sfinansowania racjonalnych usprawnień, ponieważ nie ma pewności, że w projekcie wystąpi udział osób z niepełnosprawnością (w tym z określonym rodzajem). W przypadku projektów ogólnodostępnych mechanizm ten jest uruchamiany w momencie pojawienia się w projekcie osoby z niepełnosprawnością, a limit przewidziany na sfinansowanie ww mechanizmu wynosi 12 tys. PLN/osobę. Należy więc na etapie oceny wniosku o dofinansowanie nie zatwierdzać budżetu, w którym beneficjent przewiduje środki na racjonalne usprawnienia mimo, iż projekt nie jest w całości dedykowany osobom z niepełnosprawnościami. Natomiast w projektach dedykowanych wydatki bezpośrednio dotyczące osób z niepełnosprawnościami przewidziane są we wniosku o dofinansowanie i nie obowiązuje w tym zakresie limit 12 tys. PLN.
W przypadku projektów, które w swych założeniach nie były w całości dedykowane osobom niepełnosprawnym, ale w trakcie ich realizacji wystąpi konieczność uruchomienia mechanizmu racjonalnych usprawnień w związku z pojawieniem się w projekcie osoby z niepełnosprawnością o specjalnych potrzebach funkcjonalnych, dopuszcza się dwie możliwości wprowadzenie ww. mechanizmu, tj.:
1. IZ PO zapewnia możliwość finansowania i kwalifikowania wydatków związanych z mechanizmem racjonalnych usprawnień np. w przypadku projektów EFS poprzez elastyczność budżetu projektu, o której mowa w Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne kwalifikowalności). Umożliwi to beneficjentom dokonywanie przesunięć środków w ramach budżetu na ten cel, w momencie pojawienia się w projekcie specjalnych potrzeb osoby lub osób z niepełnosprawnościami. Niemniej, trzeba w tym przypadku zwrócić uwagę na różne limity, np. cross-financingu i środków trwałych, które ograniczają elastyczność budżetu.
Nie jest jednak zasadne wskazywanie wydatku związanego z usprawnieniem, jako odrębnego zadania. Jest to bowiem instrument, który jest związany bezpośrednio z uczestnictwem konkretnej osoby w danej formie wsparcia, a więc powinien być traktowany jako część wydatków związanych z jednym z zadań merytorycznych, w których bierze udział uczestnik projektu. Na etapie rozliczania projektu koszty związane z mechanizmem racjonalnych usprawnień powinny być wykazywane we wnioskach o płatność w ramach zadań, w których zostały poniesione.
2. W przypadku braku możliwości pokrycia wydatków związanych z mechanizmem racjonalnych usprawnień poprzez elastyczność budżetu, IZ PO umożliwia wnioskowanie o zwiększenie wartości dofinansowania projektu w sposób pozwalający na szybkie podjęcie decyzji (brak środków) lub zmianę wniosku o dofinansowanie (np. w związku z podwyższeniem limitu na zakup środków trwałych i cross-financingu w ramach PO i pokryciem go z powstałych lub planowanych oszczędności).
Przy uruchamianiu mechanizmu racjonalnych usprawnień wkład własny wnoszony jest na zasadach standardowych, zgodnie z kryteriami określonymi przez IZ. Jeśli wymagany wkład własny jest określony jako % wartości projektu i był do projektu wnoszony na minimalnym zakładanym poziomie, do projektu należy wnieść dodatkowy wkład własny (jego forma wniesienia nie jest określona), chyba że przy formułowaniu kryteriów IZ odstąpi od konieczności wnoszenia dodatkowego wkładu w związku z racjonalnymi usprawnieniami.
Odpowiadając na pytania w zakresie dokonywania przesunięć w budżecie projektu, aneksowania umowy o dofinansowanie, zmianę wniosku o dofinansowanie czy zwiększanie różnych limitów w projekcie (np. cross-financing, środki trwałe) IK UP zauważa, iż sposób dokonywania przedmiotowych zmian zależy od właściwej IZ PO. Każda IZ PO określa bowiem własne wzory umów i wniosków o dofinansowanie, w tym także sposoby dokonywania zmian w projektach, np. w zakresie limitów. W związku z tym, jeśli ww. pytania dotyczą konkursu ogłoszonego w ramach RPO WZ 2014-2020, decyzja w przedmiotowym zakresie należy do właściwej IZ.
W przypadku projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) kwoty przekazane beneficjentom w ramach mechanizmu racjonalnych usprawnień mogą prowadzić do zwiększenia wartości projektu. Jeśli wartość projektu w trakcie realizacji wzrasta, wymaga to aneksu do umowy lub zmiany wniosku o dofinansowanie, które wprowadzane są następnie do systemu informatycznego SL2014. Jeśli jednak racjonalne usprawnienia mogą być pokryte z powstałych lub planowanych oszczędności i nie ma konieczności zwiększania wartości dofinansowania projektu, nie jest konieczne aneksowanie umowy. Dodatkowo, jeśli zmiana dokonywana jest w ramach 10% elastyczności budżetu nie ma nawet konieczności informowania o niej IP. W przypadku jednak, gdy ma to wpływ na wysokość jakiegoś limitu (np. limit cross-financingu i środków trwałych), powoduje to konieczność zmiany wniosku o dofinansowanie (bez konieczności aneksowania umowy). IZ podkreśla, że w zakresie aneksowania umowy o dofinansowanie i zmiany wniosku o dofinansowanie w związku z racjonalnymi usprawnieniami obowiązuje szybka ścieżka ich weryfikacji przez IP, stąd prośba o dołożenie starań, aby ww. zmiany przebiegały sprawnie i szybko. Właściwa IP finansuje dodatkowe zobowiązania wynikające z aneksu zwiększającego wartość projektu w ramach dostępnej alokacji wyliczonej zgodnie z algorytmem, o którym mowa w porozumieniu w sprawie realizacji PO WER.
W celu zapewnienia środków na pokrycie ww. zobowiązań, IP ma możliwość utworzenia rezerwy w ramach dostępnej alokacji. Wysokość tej rezerwy powinna zostać ustalona każdorazowo przez IP i odzwierciedlać stopień w jakim warunki konkursu determinują możliwość pozyskania osób niepełnosprawnych jako uczestników projektu wymagających zastosowania racjonalnego usprawnienia.
Ponadto, pismem z dnia 1 kwietnia br. Instytucja Koordynująca Umowę Partnerstwa przekazała do IZ RPO oraz IP PO WER zestawienie FAQ, a w nim stanowisko dotyczące także RPO. Jednak szczegółowe rozwiązania w ramach RPO zależą od decyzji IZ.
