Przedstawiamy wyjaśnienia Instytucji Zarządzającej PO WER w zakresie monitorowania postępu rzeczowego EFS, w tym odnoszące się do: interpretacji uzyskiwania kwalifikacji, sposobu dokumentowania sytuacji uczestnika do 4 tygodni od zakończenia udziału w projekcie, efektywności zatrudnieniowej oraz interpretacji zakończenia udziału w projekcie.

1. Zgodnie z opracowaniem Podstawowe informacje dotyczące uzyskiwania kwalifikacji w ramach projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego z 13 sierpnia 2015 r., poprzez właściwy organ uprawniony do formalnego potwierdzenia uzyskania kwalifikacji należy rozumieć instytucje zapewniające odpowiedni proces walidacji oraz certyfikowania uzyskiwania kwalifikacji. Przykładami instytucji certyfikujących są: uczelnie, okręgowe komisje egzaminacyjne, instytucje szkoleniowe, stowarzyszenia zawodowe, organy administracji publicznej lub instytucje przeprowadzające egzaminy (np. językowe, finansowe, komputerowe) w oparciu o międzynarodowe standardy egzaminacyjne. Certyfikaty i inne dokumenty potwierdzające uzyskanie kwalifikacji powinny być rozpoznawalne i uznawane w danym środowisku, sektorze lub branży.
Projektodawca posiadający uprawnienia do egzaminowania w zakresie zgodnym z realizowanymi szkoleniami może zostać uznany za właściwy organ do potwierdzania kwalifikacji, o ile spełnia warunki określone w ww. opracowaniu.

2. We wskaźniku liczba osób, które uzyskały kwalifikacje po opuszczeniu programu należy uwzględnić:

• osoby, które ukończyły szkolenie A w projekcie X i w okresie do 4 tygodni po zakończeniu udziału w projekcie przystąpiły do egzaminu (powiązanego ze szkoleniem A), który został sfinansowany ze środków innych niż pochodzące z tego projektu (np. środków własnych uczestnika projektu),
• osoby, które ukończyły szkolenie B w projekcie Y, które zakończyło się egzaminem (uzyskaniem kwalifikacji) w trakcie projektu.

3. W przypadku weryfikacji spełnienia kryterium dostępu pn. szkolenia w ramach projektu kończą się egzaminem i uzyskaniem certyfikatu potwierdzającego uzyskane kwalifikacje obowiązują takie same zasady dotyczące formalnego potwierdzania kwalifikacji jak w przypadku monitorowania wskaźnika liczba osób, które uzyskały kwalifikacje po opuszczeniu programu, tj. m.in. wskazanie na właściwy organ potwierdzający nabycie kwalifikacji według interpretacji opisanej w punkcie nr 1.

4. W przypadku monitorowania wskaźników rezultatu bezpośredniego, do których realizacji beneficjent zobowiązał się we wniosku o dofinansowanie projektu, konieczne jest zapewnienie możliwości weryfikacji uzyskanych od uczestnika informacji w oparciu o podpisane przez niego oświadczenie (w uzasadnionych przypadkach oświadczenie może zostać podpisane przez opiekunów prawnych uczestnika) lub inny dokument potwierdzający osiągnięty rezultat (np. certyfikat potwierdzający nabycie kwalifikacji). W przypadku wskaźników rezultatu, dla których nie określono wartości docelowych we wniosku o dofinansowanie, a które podlegają monitorowaniu w SL 2014 jako dane uczestników (sytuacja po zakończeniu udziału w projekcie), beneficjent może uzyskać informację nt. uczestnika projektu stosując rozwiązania umożliwiające powiązanie odpowiednich informacji z danym uczestnikiem, np. poprzez formularz on-line, oświadczenie uczestnika lub na podstawie rozmowy telefonicznej przeprowadzonej z byłym uczestnikiem.
Nie ma jednego powszechnie obowiązującego wzoru oświadczenia dokumentującego sytuację uczestnika projektu do 4 tygodni od zakończenia w nim udziału - oświadczenie powinno zawierać informacje niezbędne do wliczenia osoby do określonych wskaźników rezultatu bezpośredniego w zależności od typu i specyfiki projektu. IZ PO WER pracuje aktualnie nad przykładowym kwestionariuszem, który będzie mógł zostać wykorzystany do uzyskiwania informacji od uczestników po zakończeniu ich uczestnictwa w projekcie.

5. W sytuacji, kiedy po zakończonym projekcie jego uczestnik rozpocznie działalność gospodarczą w okresie badania efektywności zatrudnieniowej beneficjent może dokonać rozliczenia efektywności w terminie uwzględniającym wymóg prowadzenia działalności gospodarczej przez 3 miesiące. Zgodnie ze wzorem minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO WER 2014-2020 stosowny termin przekazania ostatecznych danych na temat stopnia spełnienia kryterium efektywności zatrudnieniowej po zakończeniu projektu można wskazać w umowie o dofinansowanie projektu.

6. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze rynku pracy na lata 2014-2020 beneficjenci zobowiązani są w umowie o dofinansowanie projektu do przedstawienia informacji niezbędnych do weryfikacji kryterium efektywności zatrudnieniowej. W związku z powyższym na beneficjentach spoczywa obowiązek uzyskania najpełniejszych informacji od uczestników projektów oraz zmotywowania ich do dostarczenia stosownych dokumentów potwierdzających podjęcie pracy.

7. W przypadku wskaźnika liczba osób z innych grup w niekorzystnej sytuacji społecznej, objętych wsparciem w programie samo pochodzenie z obszarów wiejskich (bez cech dotyczących bezdomności wykluczenia z dostępu do mieszkań) uprawnia do wykazania uczestnika projektu w niniejszym wskaźniku. Definicję wskaźnika w ww. punktach należy zatem czytać rozłącznie.

8. Monitorowanie udziału w projekcie odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020. Zgodnie z wytycznymi, „zakończenie udziału w projekcie należy rozumieć jako zakończenie udziału zgodnie z założeniami projektu iub przedwczesne opuszczenie projektu (tj. przerwanie udziału w projekcie przed zakończeniem zaplanowanych dta niego form wsparcia)". W przypadku projektów, których głównym celem jest podjęcie zatrudnienia przez uczestnika - zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze rynku pracy na lata 2014-2020 - do celów weryfikacji spełnienia kryterium efektywności zatrudnieniowej powinny zostać wliczone osoby, które zakończyły uczestnictwo w formie lub formach wsparcia przewidzianych dla danego uczestnika w ramach projektu iub podjęły pracę (nawet przed zakończeniem wszystkich form wsparcia).
Jednocześnie należy dodać, że zakończenie przez uczestnika udziału w projekcie zgodnie z zaplanowana dla niego ścieżka wsparcia (jedna z informacji monitorowanych w SL 2014 w zakresie danych uczestników) jest inaczej interpretowane niż w perspektywie finansowej 2007-2013. W związku z tym zakończenie udziału zgodnie z zaplanowaną ścieżką wsparcia może zostać wykazane w SL 2014 tylko w przypadku zakończenia uczestnictwa we wszystkich formach wsparcia przewidzianych dla uczestnika w projekcie, natomiast nie w przypadku przerwania przez niego udziału w projekcie w następstwie podjęcia pracy.

9. Śmierć uczestnika projektu w trakcie jego trwania należy uznać za zakończenie udziału w projekcie w rozumieniu Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020. Jeśli śmierć uczestnika nastąpiła przed zakończeniem wszystkich planowanych etapów projektu, nie należy wykazywać w SL 2014, że uczestnik „zakończył udział zgodnie z zaplanowaną ścieżką".

10. Należy pamiętać, że projekty w ramach Osi I Osoby młode na rynku pracy mają na celu wsparcie indywidualnej i kompleksowej aktywizacji zawodowo-edukacyjnej osób młodych i obowiązkowo mają zawierać identyfikację potrzeb, co w konsekwencji ma oznaczać, że będą dopasowane do potrzeb danego uczestnika. Z tego względu realizacja projektów, w których poza elementami obligatoryjnymi planowana jest realizacja głównie jednego typu wsparcia np. wyłącznie dotacji na założenie własnej firmy, nie spełnia w opinii IZ PO WER tego warunku.
Zgodnie z Umową Partnerstwa projekty w zakresie aktywizacji zawodowej mają obowiązkowo uwzględniać efektywność zatrudnieniową. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze rynku pracy na lata 2014-2020, efektywność zatrudnieniowa jest mierzona wśród uczestników projektu, którzy w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie byli osobami bezrobotnymi lub osobami biernymi zawodowo, z wyłączeniem osób, które w ramach projektu lub po zakończeniu jego realizacji podjęły naukę w formach szkolnych lub otrzymały środki na podjęcie działalności gospodarczej. W takiej sytuacji projekt zakładający wyłącznie wsparcie w postaci udzielenia dotacji nie będzie realizował założenia dotyczącego efektywności zatrudnieniowej i nie będzie mógł zostać wybrany do realizacji.

Zgodnie z zaleceniami IZ PO WER na rok 2016 dla Osi I PO WER, projekty mają uwzględniać:

• minimalny poziom kryterium efektywności zatrudnieniowej dla osób z niepełnosprawnościami -17%
• minimalny poziom kryterium efektywności zatrudnieniowej dla osób długotrwale bezrobotnych - 35%
• minimalny poziom kryterium efektywności zatrudnieniowej dla osób o niskich kwalifikacjach (z wykształceniem gimnazjalnym lub niższym) - 36%
• minimalny poziom kryterium efektywności zatrudnieniowej dla osób niekwalifikujących się do żadnej z powyżej wymienionych grup docelowych - 43%.

Zatem beneficjent składając wniosek o dofinansowanie powinien zaplanować takie formy wsparcia, aby zrealizować ten wymóg i spełnić kryterium efektywności zatrudnieniowej mierzone zgodnie z jednolitą metodologią zawartą w Wytycznych. Projekty, które nie zapewniają spełnienia kryterium efektywności zatrudnieniowej na odpowiednim poziomie, tj. jednego z kryteriów dostępu, nie powinny otrzymać pozytywnej oceny podczas oceny wniosków o dofinansowanie.