Rozporządzenia, dokumenty i wytyczne programowe zawierają regulacje dotyczące okresu przechowywania dokumentacji jedynie w stosunku do beneficjenta projektu w przypadku udzielania pomocy publicznej czy pomocy de minimis. Zatem, nie odnoszą się do kwestii przechowywania przez instytucję szkoleniową dokumentów dotyczących zorganizowanego szkolenia, gdyż nie występuje tu pomoc publiczna. W takich przypadkach, to powiatowe urzędy pracy – jako strony umowy, decydują o ewentualnym wprowadzeniu takiego terminu.